Содержание. 
Системный подход в управлении

Структура и свойства системного подхода

Простота человеческих мышлений при рассмотрении сложных проявлений объективной реальности достигается за счет определенной дисциплины мышления, которая отражается в правилах обращения с компонентами системы, которые используются при построении системы. Их можно рассматривать в качестве аксиом, которые не вытекают ни из каких специальных рассуждений, а отражают опыт человеческой практики, обобщенный наукой. Эти утверждения, или постулаты, есть по существу краткие сформулированные свойства систем:

• 1. Целостность. Комплекс объектов, рассматриваемых в качестве системы, какова бы ни была их природа, представляет собой некоторое единство, целостность, обладающую общими свойствами и поведением.
• 2. Делимость. Целостный объект всегда рассматривается в качестве состоящего из определенных элементов.
• 3. Изолированность. Комплекс объектов, образующих систему, и связи между ними можно отграничить от их окружения и рассматривать изолированно.
• 4. Относительность изолированности. Изолированность системы является относительной, поскольку учитывается воздействие наблюдателя и среды на объект, и его обратное воздействие через элементы, являющиеся входами и выходами.
• 5. Идентифицируемость. Каждая составная часть системы (элемент) может быть идентифицирована. (Идентификация — от лат. «отождествление», т. е. установление одинаковости, совпадения чего-либо).
• 6. Разнообразие (множественность). Каждый элемент обладает собственным поведением и состоянием, отличным от поведения и состояния других элементов и систем в целом.
• 7. Наблюдаемость. Все без исключения входы и выходы системы либо контролируемы наблюдателем, либо, по крайней мере наблюдаемы.
• 8. Неопределенность. Наблюдатель не моет одновременно фиксировать все свойства и отношения элементов системы и именно с целью их выявления осуществляется исследование.
• 9. Отображаемость. Язык наблюдателя имеет достаточно много общих элементов с естественным языком исследуемого объекта, чтобы отобразить все свойства и отношения, которые нужны для решения задачи.
• 10. Не тождественность отображения. Знаковая система наблюдателя отлична от знаковой системы проявления свойств объектов и их отношений. Система строится с помощью перекодирования в новую знаковую систему, неизбежная при этом потеря информации определяет не тождественность системы исследуемому объекту.

В разносторонности и кажущейся противоречивости этих утверждений отражается их диалектическое единство, свойство человеческого мышления.

Эти постулаты общей теории систем, или общие правила научного мышления, проинтерпретированные для определения типов и ситуаций их исследования, и составляют основу, на которой формируются правила системного анализа. Общие свойства систем любой природы — выделение из них некоторых стандартных компонентов и типов взаимодействия между ними, т. е. абстрагирование систем. Эти типы компонентов поддаются формализации в различных языках и доступны различным способам математической и логической обработки.

Система есть некоторая целостность, отграниченная от «внешнего мира», некоторое единство объектов. Но эту целостность принято рассматривать как состоящую из частей, называемых элементами. Предел деления определяется постановкой задачи, решаемой наблюдателем над объектом, масштаб измерения определяется инструментальными возможностями, т. е. языком наблюдателя. Важно подчеркнуть, что элемент в системе есть не только вещь, понятие или свойство вещи, но и элементарное отношение. Элемент обозначается некоторым высказыванием, знаком, символов, называемым переменной, которая характеризует элемент или комплекс элементов (объекты и их отношение друг к другу; отношения, связанные одним объектом; или же отношения отношений). При изучении системы переменные принимают некоторые значения на определенном множестве значений в выбранном языке (качественные, порядковые или количественные характеристики). Параметрами системы называют те переменные, значения которых принимаются неизменными при решении данной задачи.

Изучить систему — значит определить элементы системы, выразить их переменные, найти значения переменных, выделить параметры.

Элементы не полностью идентифицируемые, т. е. для которых не удается установить все заданные критериями идентификации отношения с другими элементами, очевидно, имеют эти отношения с окружением системы, с наблюдателем или со средой. Такие элементы называют входами системы (если через их посредство наблюдатель или среда оказывают воздействие на объект) и выходами системы (если через их посредство объект оказывает воздействие на наблюдателя или среду).

Из этого небольшого числа элементарных, логически взаимосвязанных компонентов системы: Элемент, переменная, параметр, вход и выход, отношения элементов — конструируются любые другие более сложные компоненты.

Определить систему можно, последовательно перебирая один элемент за другим и все их возможные пары для установления отношений между ними. Почти всегда это оказывается невозможным, если число элементов в системе достаточно велико. Чтобы представить систему в целом, вводится понятие «структура» — частичное упорядочение элементов и отношений между ними по какому-либо признаку.

Структура системы есть уже не отношение элементов, а отношение их отношений, которые обычно образуют иерархическую конструкцию. Структура системы представляет собой дальнейшую абстракцию, выделение в чистом виде системного отношения, когда элементы и конкретные отношения между ними остаются временно неопределенными.

Понятие структуры играет чрезвычайно важную роль в системном анализе. В зависимости от знания структуры классифицируют проблемы.

Если система структуры известна, то задача исследования сводится к определению значений переменных, отображающих элементы и их отношения; идентификация имеет характер определения количественных отношений в системе. Если структура известна лишь частично (если известны лишь некоторые структуры системы, недостаточные для идентификации), то проблема приобретает качественный характер и называется слабо структурированной.

Вообще говоря, качество и количество в системе неотделимы, но в зависимости от того, что является известным, проблемы разделяются на качественные и количественные. Проблема поиска нового качества — это задача выявления логической структуры, скрывающей это качество. В этом случае неизвестным является структура. Именно установление (определение или вскрытие) структур и является предметом системного анализа. Знание структуры системы — это знание закона, по которому порождаются элементы системы и отношения между ними. Наблюдатель, определяя структуру системы, как бы пытается восстановить чертежи конструкции изучаемого им конкретного объекта, согласно которым он создан людьми или природой. Один реальный объект может иметь множество разных структур. В системном исследовании наблюдатель фиксирует те структуры, которые видимы, наблюдаемы, и путем преобразования системы. Выявляет скрытые, ненаблюдаемые структуры, за которыми скрывается то новое качество, которое нужно выявить для решения проблемы (задачи).

Если принять во внимание такое очевидное обстоятельство, что любая система не только существует, но и совершает какие-либо действия, то окажется, что анализ даже простых объектов требует использовать понятие сложной системы, ибо при этом пользуются двумя комплексами понятий, двумя языками.

С одной стороны, исследуются функции системы — все, что система делает, может делать, должна делать. А с другой стороны — схема, т. е. совокупность элементов, участвующих в реализации функций системы, и методы, с помощью которых система осуществляет свои действия.

В такой двухаспектной системе (самой простой из сложных систем) существует два типа задач:

• а) анализ — по заданной схеме найти реализуемую ею функцию;
• б) синтез — по заданной функции найти реализующую ее схему.

Задачи, как исследования, так и проектирования первоначально формируются в самом общем виде, с большой степенью неопределенности, что связано с отсутствием информации, как о том, что изучаемый объект делает так и думает о том, каким образом это осуществляется.

Главное различие между рациональными и обоснованными решениями на суждении заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса. Решение проблем, как и управление — процесс, ибо речь идет о нескончаемой последовательности взаимосвязанных шагов. Для решения проблемы требуется не единичное решение, а совокупность выборов.

1. Диагностика проблемы. Первая фаза осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Для выявления причин возникновения проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию. Причем, увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения. Как отмечает Акофф, менеджеры страдают от избытка не относящейся к делу информации. Поэтому важно видеть различия между релевантной (relevant — относящейся к делу) и ненужной информацией.

Релевантная информация — это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени.

• 2. Формулировка критериев и ограничений принятия решений. Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей. Некоторые общие ограничения — это неадекватность средств; недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт; неспособность закупить ресурсы по приемлемым ценам; исключительно острая конкуренция; законы и этические соображения. В дополнении к идентификации (определению) ограничений, менеджеру необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора. Эти стандарты принято называть критериями принятия решений.
• 3. Определение альтернатив. На этом этапе происходит формулирование набора альтернативных решений проблемы. В идеале желательно выявить все возможные действия, которые могли бы устранить причины проблемы и тем самым, дать возможность организации достичь своей целей. На практике менеджер редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу. Менеджер ограничивает число варианта выборов для серьезного рассмотрения всего несколькими вариантами, которые представляются наиболее желательными.

Вместо поиска «наилучшего» возможного решения проблемы, люди продолжают выбирать альтернативы только до тех пор, пока не выявится такая, которая удовлетворит определенному приемлемому стандарту. Вместо оптимального решения менеджеры зачастую выбирают решение, которое позволит снять проблему.

• 4. Оценка альтернатив. При оценке возможных решений менеджер пытается спрогнозировать то, что произойдет в будущем. Будущее всегда неопределенно. Множество факторов, включая изменение внешнего окружения и невозможность реализации решения, может помешать воплощению намеченного. Важным моментом в оценке является определение вероятности осуществления каждого возможного решения в соответствии с намерениями. Если последствия решения благоприятны, но шанс его реализации невелик, оно может оказаться менее желательным вариантом выбора. Менеджер включает вероятность в оценку, принимая во внимание степень неопределенности или риска.
• 5. Выбор альтернативы. Если проблема была определена правильно, а альтернативные решения тщательно взвешены и оценены, сделать выбор,

т. е. принять решение сравнительно просто. Менеджер просто выбирает альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями. Однако, если проблема сложена и приходится принимать во внимание множество компромиссов, или если информация и анализ субъективны, может случиться, что ни одна альтернатива не будет наилучшим выбором. В силу указанных ограничений менеджер, как правило, выбирает направление действий, которое является приемлемым, но не обязательно наилучшими из возможных. В этом случае главная роль принадлежит хорошему суждению и опыту.

• 6. Реализация. Реальная ценность решений становится очевидной только после его осуществления. Процесс решений проблемы не заканчивается выбором альтернативы. Простой выбор направления действий имеет малую ценность для организации. Для разрешения проблемы решение должно быть реализованным.
• 7. Обратная связь. Еще одной фазой, входящей в процесс принятия решения и начинающаяся после того, как решение начинает действовать, является установление обратной связи. Коммуникации — это обмен информацией, на основе которой менеджер получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений, и то, как они в действительности будут реализованы. Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других методов продвижения товара на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного имиджа организации на местном, национальном или международном уровне.

Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах организация сообщает информацию по финансам. Используя лоббистов и делая взносы в пользу различных политических групп, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Подчеркнем, что все обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешним окружением.