Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и материалами

Конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. При выходе документа за пределы рабочего помещения службы его уязвимость резко возрастает за счет санкционированного ознакомления с ним определенного числа сотрудников организации. Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений (направлений деятельности) организации.

Сотрудники организации, в том числе руководители любого уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны:

• — знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностных обязанностей;
• — немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях, электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их наличия и комплектности;
• — вести совместно с работником службы учет находящихся у них конфиденциальных документов;
• — ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД;
• — немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружения; лишних или неучтенных документов, отдельных листов;
• — сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск [12, c. 101].

Работа с конфиденциальными документами разрешается coтрудникам организации на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники организации работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД.

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов внутри здания организации, номерной личной металлической печатью. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери [12, c. 104].

На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть заперты в сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, дискеты в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Дела, закрепленные за конкретным исполнителем, могут иметь индивидуальные цветовые отличия, позволяющие выявлять факты несанкционированного обращения к этим делам другого сотрудника.

Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Очередность исполнения и другие технологические элементы организуются раскладкой документов по рабочим папкам: «Ознакомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то число» и т. п. Папки должны иметь описи находящихся в них документов.

Всем сотрудникам организации, работающим с конфиденциальными документами, делами, информацией, запрещается:

• — использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документам, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения;
• — сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или родственникам) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связано со служебной деятельностью;
• — вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
• — обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта);
• — знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать с их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;
• — переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;
• — вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и др.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;
• — выносить из здания фирмы любые документы без письменного разрешения первого руководителя;
• — оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при любом по длительности выходе из помещения;
• — хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;
• — разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях;
• — разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала [12, c. 109].

По окончании рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на гибкие носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности и сдать в службу КД. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

Любое санкционированное или несанкционированное обращение к электронной конфиденциальной информации должно регистрироваться (протоколироваться). Применение персоналом собственных защитных мер при работе с компьютером не допускается. Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация.

Цель проверки — обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые копии всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД с письменной санкции руководителя подразделения (направления деятельности) организации и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.