Лекция 10. Системы бухгалтерского учета и компьютерные справочные правовые системы

Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета

Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:

правильно производить арифметические расчеты;

обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую БД по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии БД могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы.

При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя.

Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и результаты одновременно заносились во все необходимые документы и таблицы.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов.

Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей.

Важна возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах — матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Ведущие российские фирмы-разработчики оперативно выявляют основные неудовлетворенные потребности бухгалтеров и быстро приводят свои системы в соответствие с новыми требованиями и запросами.

Во многих компаниях есть собственные службы внедрения и сопровождения, которые при необходимости могут оказать помощь непосредственно на местах.

Классификация бухгалтерского программного обеспечения

Для классификации современного программного обеспечения по бухгалтерскому учету специалисты выделяют следующие классы программ:

• 1. Мини-бухгалтерия. Отличительными чертами систем класса мини-бухгалтерия являются отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, товарно-материальных ценностей и т. д.), а также небольшой объем учетных операций. Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен. Мини-бухгалтерии позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности и предназначены для бухгалтерий численностью в 1…3 человека.
• 2. Интегрированные бухгалтерские системы. Предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы позволяют организовать работу и в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.
• 3. Бухгалтерский конструктор. Программы класса бухгалтерский конструктор отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в современных условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов. Эти программы предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей.
• 4. Бухгалтерский комплекс. Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (например, «Финансы», «Заработная плата», «Склад», «Торговый зал» и др.), каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухгалтерского учета. Работа отдельных АРМ может быть организована как на одном компьютере, так и на разных машинах, объединенных в локальной вычислительной сети, Совместная работа различных АРМ обеспечивается чаще всего через АРМ главного бухгалтера. Такая организация работы системы позволяет сосредоточиться на отдельных участках учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.
• 5. Бухгалтерия-офис. Программы класса бухгалтерия-офис помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэму бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. Больше внимания уделяется взаимосвязи составных частей системы и возможности эффективного управления предприятием.
• 6. Системы учета международного уровня. Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с некоторыми международными стандартами учета (GAAP, IAS). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, Break Event Point). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
• 7. Международные системы. Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10 … 15 языков), другая особенность — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату.

Международные системы, как и программы бухгалтерия-офис, не только предоставляют пользователю широкие возможности в области организации традиционного бухгалтерского учета, но и позволяют обеспечить управление проектами, системой закупок и продаж. Кроме таких возможностей, как генерация отчетов, настройка меню пользователя, указанные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Например, работа программы по таймеру позволяет выполнить длительную обработку данных, резервное копирование и формирование объемных ежедневных отчетов в ночное и нерабочее время.

СПС. Первоначально справочные правовые системы создавались в основном в виде электронных картотек, своего рода грандиозных электронных каталогов". Они давали возможность найти все сведения о реквизитах документов, интересовавших пользователя, — звании, номере, дате издания, принявшем органе и т. д. С помощью полученных библиографических реквизитов уже в то время можно было быстро отыскать печатное издание, в котором был опубликован необходимый материал.

Компьютерная СПС — это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т. д.

В настоящее время на рынке СПС работают много компаний-создателей СПС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых систем. Наиболее известны в России следующие системы и разработавшие их компании:

«Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс»);

«Гарант» (Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис»);

«Кодекс» («Центр компьютерных разработок»);

«Референт» (фирма «Референт-Сервис»).

В числе систем, созданных государственными предприятиями обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует прежде всего назвать: «Эталон» (при Министерстве юстиции РФ), «Система» (при ФАПСИ) Кроме того, на российском рынке представлены такие системы как:

«ЮСИС» (фирма «Интралекс»);

«Юридический Мир» (издательство «Дело и право»);

«Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»);

• *системы «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (фирма «1С»);
• *система «Законодательство России» (Ассоциация развития банковских технологий) и другие.

Степень распространенности программных продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее, среди частных компьютерных фирм, создающих и распространяющих правовые системы можно выделить несколько наиболее распространенных и популярных компаний: АО «Консультант Плюс» (Москва), Научно-производственное предприятие «Гарант-Сервис» (Москва), Центр компьютерных разработок" (Санкт-Петербург), ЗАО «Референт-Сервис» (Москва).

Интегрирование бухгалтерских программ и правовых баз

Новое направление в развитии правовой информатики — интегрирование правовых баз и специализированных бухгалтерских программ. Оно позволяет использовать учетную систему и правовую базу как две, дополняющие друг друга программы. Это решение позволяет бухгалтеру, не прерывая расчетов, уточнить информацию по интересующей теме, скажем, при изменениях в бланках отчетности можно одновременно ознакомиться с инструкцией по заполнению этих бланков. Наибольшую активность в разработке этого направления проявляет фирма «Гарант». На сегодняшний день она производит три совместных программных продукта:

«Турбо-Бухгалтер с правовой поддержкой Гарант», созданной в сотрудничестве с «Долгопрудненским Исследовательским Центром» (ДИЦ);

«Инфо-Бухгалтер с правовой поддержкой Гарант», где «Гарант» интегрирован в бухгалтерскую систему, производимую фирмой «Информатик»;

«1С: Гарант Правовая поддержка» — система правовой и экономической информации, производимая совместно с фирмой «1С».

Специализированные отраслевые справочные системы

Нельзя не отметить набирающую силу новую тенденцию перехода пользователей от универсальных СПС к узкоспециализированным отраслевым справочным системам, позволяющим специалистам конкретных областей решать свои конкретные отраслевые проблемы. Также существуют универсальные СПС, содержащие ведомственные документы различной специализации, такие как «Консультант Плюс: Эксперт», однако высокая стоимость, обусловленная наличием документов различных ведомств, едва ли позволит, например, небольшой строительной фирме, пользоваться этой системой. Уже создан целый ряд специализированных СПС, пользующихся большим спросом у пользователей. Фирмы «Кодекс» и «Гарант-Сервис» предлагают пользователям большой выбор специализированных отраслевых справочных систем.