Система управленческого контроля и анализа деятельности подразделений на основе сметно-бюджетного метода планирования

«Понятие контроля можно интерпретировать как в узком смысле — как один из этапов процесса управления (или как одна из его функций такой подход, как говорилось выше, распространен на начальных стадиях развития науки об управлении), так и в более широком смысле как систему (входящую в систему управления организацией), состоящую из ряда элементов. Рассмотрим это подробнее.

Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

• — определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
• — сравнение фактических данных с требуемыми, т. е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;
• — оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;
• — выявление причин данных отклонений.

В соответствии с подходом в узком смысле цель контроля — информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом в понятии информационной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т. е. о том, в какой степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Вполне очевидно, что без предельной информационной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить желаемый результат и управленческая связь с объектом теряется, что и обуславливает особую важность контроля в процессе управления. К функциям контроля можно отнести оперативную, упорядочивающую, превентивную, коммуникативную, информативную и защитную.

Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т. п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является: 1) неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления; 2) «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

Чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета". [15,101].

Формально установленные и реально осуществляемые процедуры контроля.

В целях обеспечения эффективности процедур необходимо следующее:

• — на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;
• — определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;
• — определение «точек контроля» для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление «критических» точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;
• — выбор типов и методов проведения контроля.

«Смета — это форма планового расчета, которая определяет подробную программу действий предприятия на предстоящий период.

Основные цели составления смет:

• — увязка текущих и перспективных планов;
• — координация действий различных подразделений предприятия;
• — детализация общих целей производства и доведение их до руководителей различных уровней ответственности;
• — управление и контроль производства;
• — стимулирование эффективной работы руководителей и персонала предприятия;
• — определение будущих параметров хозяйственной деятельности;
• — периодическое сравнение текущих результатов деятельности с планом, выявление отклонений и причин неудовлетворительной работы.

Сметное планирование включает два этапа. Планирование — определение будущих целей, т. е. разработка бизнес-плана.

Мониторинг-сопровождение — анализ текущей финансово-хозяйственной деятельности. При помощи мониторинга определяется, как в течение планового периода производится выполнение запланированных решений.

Методы, используемые при составлении смет:

1. Сметы составляются на год в целом с поквартальной разбивкой.

Существуют два подхода к расчетам смет. Метод «нулевого баланса». Бюджеты должны составляться не на основе затрат за прошедший период, а на базе запланированных мероприятий. Метод используется, когда проектируется новое предприятие, или когда предприятие меняет профиль деятельности. Метод планирования от достигнутого.

При составлении смет используются различные методы:

• — нормативный;
• — расчетно-аналитический;
• — балансовый;
• — метод оптимизации;
• — метод моделирования.

Нормативный метод — расчет объемов затрат и потребности в ресурсах осуществляется путем умножения норм расхода ресурсов на планируемый объем экономического показателя (реализация, выпуск продукции, объем услуг и т. п.). Расчетно-аналитический метод — расчет объемов затрат и потребностей в ресурсах проводится путем умножения средних затрат на индекс их изменения в плановом периоде. Балансовый метод предполагает увязку объемов затрат и источников расширения ресурсов (доходов).

Метод оптимизации заключается в многовариантности. Из нескольких смет выбирается наилучшая с точки зрения минимума затрат или максимума получаемого эффекта (результата).

Метод моделирования смет заключается в факторном анализе функциональных связей между различными элементами процесса производства. Например, моделируется зависимость прибыли от уровня затрат и объемов реализации продукции (выручки).

При разработке бизнес-плана составляются следующие сметы:

• — смета продаж (реализации продукции);
• — смета расходов на оплату труда производственного персонала;
• — смета накладных общепроизводственных расходов;
• — смета себестоимости реализованной продукции;
• — смета текущих периодических общехозяйственных расходов;
• — смета прибылей и убытков;
• — смета капитальных затрат;
• — смета движения денежных средств и др". 17,56]