Исследование действующей практики учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Документальное оформление расчетных операций

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производится на основании заключённых между покупателями (заказчиками) и подрядчиками (поставщиками) хозяйственных договоров. В нашем случае это договор поставок заключенный между ООО «Мотор» и ООО «Лидер» (Приложение 1, лист 1, 2). В данном договоре оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчётов.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчётных документов и за необоснованный отказ.

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура — форма № 868 (Приложение 2). Согласно п. 1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС. Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности, не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 2. Статья 168 п. 3.

В документе заполняются следующие реквизиты:

• 1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
• 2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
• 3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
• 4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• 5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения ;
• 6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения ;
• 7) цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
• 8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
• 9) сумма акциза по подакцизным товарам;
• 10) налоговая ставка;
• 11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
• 12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
• 13) исключен. — Федеральный закон от 29.12.2000 N 166-ФЗ;
• 13) страна происхождения товара;
• 14) номер таможенной декларации.

Сведения, предусмотренные подпунктами 13 и 14 настоящего пункта, указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

В счете-фактуре, выставляемом при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, должны быть указаны:

• 1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
• 2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
• 3) номер платежно-расчетного документа;
• 4) наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;
• 5) сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• 6) налоговая ставка;
• 7) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Счета-фактуры поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнений всех реквизитов, применяемых цен, таксировки, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете-фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете. В случае несоответствия полученных ценностей с данными счета-фактуры составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику. Постановление от 2.12. 2000 г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» п. 8.

Счета-фактуры составляются в двух экземплярах при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг): первый экземпляр передается покупателю, второй остается у продавца.

Счета-фактуры составляются в одном экземпляре в следующих случаях:

• · получателем финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• · имущественных прав;
• · получателем процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования Банка России;
• · получателем страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств.

Исходя из того, что в случае исчисления НДС по остальным объектам налогообложения (передача товаров, выполнение работ, оказание услуг для собственных нужд и выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления) отсутствует покупатель, которому нужен был бы счет-фактура для принятия НДС к вычету, счет-фактура в этих случаях выписывается в одном экземпляре.

Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения). покупателю налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом Нумерация счетов-фактур осуществляется в течение года в хронологическом порядке.

Несмотря на то, что все расчеты на территории России производятся только в рублях (для расчетов в иностранной валюте на территории России требуется разрешение Центрального банка РФ), Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счетах-фактурах в иностранной валюте, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте. Налоговый Кодекс Российской Федерации. Часть 2. Статья 169 п. 7 При этом в договоре указывается по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если указаний на курс в договоре нет, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора.

Допускается заполнение счета-фактуры комбинированным способом (с помощью компьютера и от руки). Письмо МНС РФ от 26.02. 2004 г. № 03−1-08/525/18, п. 14 Главное — не нарушать последовательности расположения реквизитов, содержание и число показателей счета-фактуры, утвержденных п. 2 ст.169 НК РФ.

При принятии материалов, переданных поставщиком организации, заполняют товарную накладную (Приложение 4). Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В качестве бланка товарной накладной организация ООО «Мотор» использует унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132. Накладная составляется уполномоченным лицом организации в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), которые в дальнейшем, продавец и покупатель смогут использовать для списания и оприходования товара.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС. Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. Также условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами. В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

При заполнении товарной накладной следует помнить, что все первичные документы в бухгалтерском учете должны составляться в момент совершения операции или сразу после неё. Поэтому дата составления накладной должна совпадать с датой отгрузки товара. Товарная накладная должна быть заверена печатью и подписана работниками разрешившим отпуск груза, осуществившим отпуск груза, а также главным бухгалтером.

Если организацией производилась доставка груза, то на основании этого составляется товарно-транспортная накладная. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

• · первый остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ, второй, третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
• · второй сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза, третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации-владельцу автотранспорта;
• · третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику;
• · четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

После того, как ТМЦ поступили поставщику, он в свою очередь должен рассчитаться с помощью платежного поручения. (Приложение 5, 6). Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. «Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации» 3 октября 2002 г. № 2-П Платежное поручение предъявляется в банк в таком количестве экземпляров, которое необходимо для всех участников расчетов. Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр предназначен плательщику, 2-й — банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя. Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на нём.

Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счёта либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Гражданский Кодекс РФ. Часть вторая. Статья 863.

В соответствии со статьей 864 ГК РФ содержание платежного поручения и представленных вместе с ним расчетных документов и их форма должны соответствовать требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ними банковскими правилами. Не соответствующие требованиям платежные поручения к исполнению банками не принимаются.

Платёжными поручениями может производиться перечисление денежных средств:

• * за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для предварительной оплаты товаров, работ, услуг, или для осуществления периодических платежей;
• * в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• * в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
• * в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Общий срок осуществления безналичных расчётов не должен превышать:

• * два операционных дня в пределах территории субъекта РФ;
• * пять операционных дней в пределах территории РФ.

Оформленное в установленном порядке платежное поручение действительно к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня его выписки.

Допускается частичная оплата платёжных поручений. При частичной оплате платёжного поручения банком используется платёжный ордер. На лицевой стороне частично оплачиваемого платежного поручения в верхнем правом углу делается отметка «Частичная оплата». Запись о частичном платеже (порядковый номер, номер и дата платёжного ордера, сумма частичного платежа, сумма остатка, подпись) выполняется ответственным исполнителем банка на оборотной стороне платёжного поручения.

При частичной оплате по платёжному поручению первый экземпляр платёжного ордера, которым произведена оплата, помещается в документы дня банка, последний экземпляр платёжного ордера служит приложением к выписке из лицевого счёта плательщика. При осуществлении последней частичной оплаты по платёжному поручению первый экземпляр платёжного ордера, которым был произведен этот платёж, вместе с первым экземпляром оплачиваемого платёжного поручения помещается в документы дня. Оставшиеся экземпляры платёжного поручения выдаются клиенту одновременно с последним экземпляром платёжного ордера, прилагаемым к выписке с лицевого счёта.

При оплате платёжного поручения на всех экземплярах расчётного документа в поле «Списано со счёта плательщика» проставляется дата списания денежных средств со счёта плательщика (при частичной оплате — дата последнего платежа), а в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.

При заполнении платежного поручения не допускаются исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости.

Кроме покупки материальных ценностей, ООО «Мотор» пользуется консультационными услугами. Данные услуги оказываются на основе договора по оказанию консультационных услуг.

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Гражданский Кодекс РФ. Часть вторая. Статья 863.

В данном договоре должен быть предусмотрен предмет договора, права и обязанности исполнителя и заказчика, порядок и сроки оплаты услуг. После окончания оказанных услуг поставщик обязан подписать акт об оказанных услугах (Приложение 7). Данный акт является документальным оформлением факта оказания, в нашем случае консультационных, услуг.

Унифицированная форма акта приемки оказанных услуг Федеральной службой государственной статистики не разработана. Так как акт выполненных работ (оказанных услуг) в полной мере относятся к первичным учетным документам, то он должен быть оформлен с соблюдением требований. А именно, если используемая организацией форма акта не включена в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, то она должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц.

Работая с поставщиками и подрядчиками, организация ООО «Мотор» выступает покупателем, поэтому она обязана вести книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур (Приложение 8). В книге покупок регистрируются выписанные и (или) выставленные счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость. Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

В книге покупок не регистрируются счета — фактуры, полученные:

• — при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;
• — участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли — продажи иностранной валюты, ценных бумаг;
• — комиссионером (поверенным) от комитента (доверителя) по переданным для реализации товарам. Также в книге покупок не регистрируется счет-фактура с денежными средствами, перечисляющие продавцу в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)

Допускается ведение книги покупок в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Не подлежат регистрации в книге покупок счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи. Постановление от 2.12. 2000 г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

В конце месяца бухгалтер собирают всю информацию по расчетом с поставщиками и подрядчиками и заносит ее в оборотную ведомость (Приложение 9, лист 1,2). Она содержит информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике. В оборотную ведомость записываются все используемые в организации счета в порядке отражения их в плане счетов. На каждый счет используется одна строка в ведомости. Оборотная ведомость имеет три пары колонок:

первая пара — сальдо начальное по дебету и сальдо начальное по кредиту;

вторая пара — обороты за период по дебету и по кредиту;

третья пара — сальдо конечное по дебету и по кредиту.

Обязательно должно соблюдаться попарное равенство этих колонок.