Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета

документация бухгалтерский учет В течение определенного времени, как правило, 1—3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у работников бухгалтерии.

Обработанные документы до сдачи месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в регистрах бухгалтерского учета. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется отдельная комната, оборудованная полками, шкафами, закрываемая на ключ. Ключ хранится у лица, на которого возлагаются обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.

Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах. Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров, ведомостей и т. п.). Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. В том случае, если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30—40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. В конце дела помещается заверительный лист с записью: «В дело подшито … листов. _________ ________________.

Должность Подпись Ф. И. О. ответственного лица Дата_________.

Выдача первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии и предприятия разрешается только по распоряжению главного бухгалтера.

Выемка из дел первичных документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя предприятия в отдельных случаях выемка документов может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых документов и хранится до возвращения последних.

Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом.

При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин гибели или пропажи. В необходимых случаях в комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта направляется вышестоящей организации.

По истечении года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о заводском архиве.

При сдаче документов в архив предприятия их подразделяют на:

документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3—5лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения:

документы, подлежащие хранению длительный срок.

Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Уничтожение документов оформляется актом, который составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия. Документы, срок хранения которых превышает пять лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных органов.

При ликвидации или банкротстве государственных предприятий их документы переходят к правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии правопреемника документы сдаются в государственный архив. В этом случае составляется акт о приеме-передаче документов в государственный архив.

При ликвидации предприятия негосударственной формы собственности, не имеющей правопреемника, органы, зарегистрировавшие устав данного предприятия, должны принять меры по сохранности его документов. Эти вопросы находятся в компетенции ликвидационной комиссии.

Передача всех документов от одного юридического лица другому оформляются актом.