Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв

Особенности оформления реквизитов документов в XIX веке

В начале XIX века на смену коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Такие существенные изменения были связаны с внедрением бланков в процесс документирования. Так, согласно «Общему учреждению министерств» (1811 г.) официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения автора, структурных подразделений, дату подписания документов, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту.

В связи с появлением бланков в XIX веке оформляется формуляр документа. В свою очередь, бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, но вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В формуляре документа XIX века ясно прослеживается стремление формализации определенно чётких правил расположения и написания реквизитов. Изменилось оформление автора документа. Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, дату отправления документа, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления.

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ исходит. Указы, журналы, протоколы, записки писались на чистых листах бумаги, без бланка. Так, в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения.

Одним из обязательных реквизитов формуляра документа является указание вида. К XIX в. наблюдается значительное увеличение видов документов. В связи с этим, по характеру доставления и исполнения выделились 4 группы:

• 1) внутренние документы (докладные записки, оправки, журналы заседаний, отчёты, должностные инструкции, регистрационные журналы, описи);
• 2) Переписка (предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты);
• 3) «просительские» документы (прошения, жалобы, отзывы),
• 4) акты (акты, увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты, нотариальные акты).

Во всех документах XIX века реквизит «адресат» указывался в правом углу листа.

Причём, правила его написания определялись соподчинённостях учреждений. В сношениях разных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат»; если обращались вышестоящие к нижестоящим, то и адресат писался в дательном падеже: «Уездному суду», «Губернскому правлению»; Если документ адресовался конкретному лицу или нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему указывался титул последнего: «его превосходительству»; в сношениях разных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась причина издания документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов документов, формировались устойчивые словосочетания.

Дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе); даты резолюций, дата направления на исполнение («С. Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования.

Правила подписания документа определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: «На подлинном собственною е.и.в. рукою подписано: «Николай». Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали…» или «На подлинном надписано». Заверяли копии должностные лица: «Верно: вице-директор…». Право подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и всеми членами; все прочие — председателем и одним из членов присутствия. Каждый вид документа имел свою специфику подписи.

В подписи официальных писем не указывались чин и служебное положение, но письмо кончалось обычной формулой: «Примите, милостивый государь, уверение в совершенном почтении и преданности» и далее — имя и фамилия.

Более детально определялся порядок скрепления документов. Скрепа — подпись секретаря, удостоверяющая правильность составления и оформления документа. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения — соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, скрепу ставил секретарь.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по какимлибо причинам.

Для удостоверения документов употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

В оформлении документов большое место отводилось «особым пометкам», которые подчеркивали степень важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секретное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой стороне первой страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрация. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен.

Также, одним из обязательных реквизитов является резолюция, которая писалась на лицевой стороне документа. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «отклонить…», «утвердить» (в должности) или сообщалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

Подробно рассмотрим порядок оформления журнала и протокола на практике.

Первый документ, который относится к XVIII — началу XIX является протокол — внутренний документ, в котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством коллегиального осуждения и голосования. В зависимости от подробности фиксации той или иной информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Что касается функционального закрепления на практике протокола и журнала, то они были идентичны (одинаковы). В журналах XIX века отражались вопросы в обобщённом виде: несколько выступлений одного лица могли быть сведены воедино. Журналы составляли после заседания на основании кратких записей секретаря.

Реквизит «наименование вида документа» появился лишь в XIX веке и в протоколе указывался после верхнего поля или по центру, либо от левого поля, если заголовок к тексту не указывался на отдельной строке.

Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:

• 1. Если заголовок к тексту указывался после наименования вида документа, то дата оформлялась ниже заголовка с предлогом «от». Например: Протокол Совещательного присутствия строительства и врачебного отделения от 31 марта 1892 года.
• 2. Когда «дата документа» указывалась в одну строку с заголовком к тексту.

Протоколы оформлялись от руки. Журналы переплетались в книги.

В журналах и протоколах XIX века в связи с появлением реквизита «вид документа» который указывался первым, затем шёл «заголовок» и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания. Если указывался «номер документа» (не всегда проставлялся), то его проставляли на зоне левого поля. Несомненно, в этих видах документах обозначалась информация о присутствующих, но сначала секретарём обозначалась вводная фраза (формула): «в Тверское губернское дворянское собрание депутатов прибыли:…».

После части протокола о присутствующих на заседании писался текст. Если вопросов на заседании рассматривалось несколько, напротив каждого на левом поле проставлялись порядковые номера.

Рассмотрение вопроса оформлялось следующим образом: сначала указывалось слово «Слушали/Слушано», после которого раскрывалась его суть и ход обсуждения.

По каждому вопросу принималось решение, которое в протоколе указывалось после изложения информации о ходе обсуждения. Решение начиналось словом «Приказали» а далее излагалось принятое на заседании решение.

В XIX веке подпись стала проставляться не после каждого принятого решения, как это было в XVIII веке, а после текста и секретарь проставлял свою подпись.

В итоге, значение протокола в деятельности учреждения, а также традиции его оформления на протяжении нескольких столетий если и изменялись, то незначительно.