Номенклатура дел. 
Структура и функции организационно-справочной документации

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием срока их хранения. Составляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура).

Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на предприятии, должны быть систематизированы. Они группируются по сходству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки), например, «Приказы по личному составу», «Договоры поставки» и т. д.

Оформляется на бланках, А 4 и утверждается руководителем.

Разделы номенклатуры дел:

• 1. Индекс дела.
• 2. Заголовок дела.
• 3. Количество дел (томов).
• 4. Срок хранения и статьи перечню.
• 5. Примечание.

Индекс дела может быть индексом структурного подразделения (если номенклатура дел строится по структурному принципу). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 01−12, где 01-это обозначение структурного подразделения, а 12-это порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией). Если структурное подразделение имеет в своем составе еще структурное подразделение, то индекс состоит из трех групп цифр — 01−05−12. Индексом дела может быть название функции, выполнение деятельности, выполняемой нашей организацией. Например, 05−10, где 05-это название деятельности, а 10-заголовок дела.

Заголовок дела состоит из следующих элементов:

• 1. Наименование вида дела (переписка);
• 2. Название организации или структурного подразделения;
• 3. Название организации, адресата или корреспондента документа;
• 4. Краткое содержание документов дела;
• 5. Название территории, с которой связано содержание документов дела;
• 6. Даты, к которым относятся документы дела;
• 7. Указание на копийность.

Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых используются наименования структурных подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу присваивается индекс (1, 2, 3 и т. д.) по степени значимости подразделения.

Заголовки дел внутри раздела должны быть расположены в зависимости от важности дел с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени важности такова:

• 1) дела, содержащие документы директивного характера (приказы, постановления министерств);
• 2) дела, содержащие организационно-распорядительные документы (положение о предприятии, правила, инструкции и т. д.);
• 3) дела, относящиеся к решению вопросов основной деятельности предприятия;
• 4) дела, содержащие планы, отчеты, переписку.

Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности и с различными сроками их хранения.

В одно дело помещают не более 250 листов документа, толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров. Если число листов больше, то дело делят на тома. Количество томов может стать известно только в конце года, поэтому эта графа заполняется по окончанию этого года.

Сроки хранения зависят от научной и практической ценности документов, которая устанавливается экспертной комиссией организации. Документы могут храниться:

• 1) постоянно;
• 2) свыше 10 лет (75,15, 10);
• 3) до 10 лет (5, 3, 1 год).

Никогда в одно дело не помещают документы разного срока хранения. Сроки хранения устанавливают на основании перечней: типовых и ведомственных.

Номенклатуры дел подразделяются:

1) на типовые.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативны документом;

2) примерные.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех структурах, где состав документов подразделений сильно различается;

3) индивидуальные.

Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной организации, учреждения, предприятия.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой и примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.