Российский рынок. 
Основные виды базового программного обеспечения для создания системы электронного документооборота

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. По данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса 2.0, по числу внедрений среди опрошенных компаний на российском рынке СЭД лидируют следующие системы: IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft Sharepoint (около 17%), 1С: Документооборот (порядка 14%), Directum (12%). Все остальные продукты не преодолели 10% порог, что показано на Рисунке 1.

Рисунок 1. Российский рынок СЭД.

Российские системы электронного документооборота

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться. Наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N. System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других. Ниже кратко рассмотрены некоторые из этих систем.

БОСС-Референт. Система управления документооборотом БОСС-Референт разработана компанией АйТи на базе ПО Lotus Notes (являющимся сейчас распространенным стандартом для систем поддержки групповой работы) и является составной частью ПО БОСС, в которое входят системы БОСС-Референт, БОСС-Кадровик, БОСС-Бухгалтер. C помощью БОСС-Референта осуществляются:

централизованное хранение документов;

поиск документов;

пересылка сложных документов любых форматов;

разграничение доступа к документам.

Пользователь может получать всю информацию о клиентах и партнерах, планировать мероприятия и контакты, производить обмен информацией с территориально-рассредоточенными объектами. Пользуясь образцами бланков и документов, система позволяет составить любые договоры и проконтролировать их исполнение. Кроме того, система помогает выбрать партнеров для работы из общего списка клиентов, вести и контролировать все контакты с ними, давать распоряжения своим подчиненным по работе. Встроенная система электронной почты обеспечивает обмен сообщениями как с сотрудниками внутри организации, так и с внешними корреспондентами. Сообщения, помимо собственно текста, могут содержать графическое изображение, табличные данные, звуковую и видеоинформацию и другое; причем документы не обязаны иметь жесткой предопределенной структуры СЭД N. System разработана петербургской компанией Центр Компьютерных Технологий на базе ПО Lotus Notes/Domino в клиент-серверной архитектуре и предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий. Она построена по модульному принципу, что позволяет последовательно внедрять любое количество необходимых модулей. В ее состав входят следующие основные функциональные модули: Делопроизводство, Внешние контакты, Управление проектами, Управление офисом, Управление персоналом, Справочно-информационный модуль СЭД Дело. Разработка компании ЭОС. Основу продукта составляют: система понятий предметной области, взятая из нормативных документов по делопроизводству и документообороту; информационная и функциональные модели делопроизводства, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASEтехнологий;

К основным функциям системы относятся:

регистрация документа;

редактирование регистрационной карточки;

ввод исполненных резолюций;

поиск документа;

получение отчетов и пр.

Для формирования форм и отчетов система интегрирована с ПО MS Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC). Разработан и Web-ориентированный вариант системы для распределенной работы с документами через Интернет.

LanDocs. Разработана компанией «Ланит» и представляет собой 2-уровневый комплекс программных средств для ролевых рабочих мест и ПО сетевых корпоративных услуг. В системе реализованы следующие основные функции:

регистрация/заполнение учетных карточек документов;

рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

контроль состояния документов («на визировании», «на согласовании» и т. д.);

поиск документов;

вызов приложений MS Windows для обработки электронных документов;

контроль версий, создание отчетов;

списание в архив;

возможность сканирования многостраничных бумажных документов.

Комплекс поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать. Административные функции: настройка на организационную иерархию предприятия, настройка на структуру должностей и функции исполнителей, определение прав доступа пользователей.

Пакет Office Media. Разработчиккомпания InterTrust. Данный пакет предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций. Он построен по модульному принципу и обеспечивает выполнение следующих основных функций:

регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В комплект входят следующие БД: регистрация документов, обращения граждан, договоры, электронная библиотека документов, визирование и согласование, а также имеется набор служебных БД «Справочник организации», «Настройки системы», «Монитор заданий», «Картотека аудиовидеотеки». В состав пакета входят следующие подсистемы:

делопроизводство;

управление и планирование;

внешние контакты;

система поддержки распределенной сети оптовой торговли;

канцелярия;

управление продажами;

управление проектами;

деловые контакты;

торговый дом;

система отдела кадров;

комплект приложений для Интернет;

электронный архив.

BM Lotus Notes — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware).

Lotus Notes является платформой для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов. Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложно структурированными данными и неформализованными динамическими процессами. В составе программного продукта содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределённых рабочих групп и создавать приложения автоматизации процессов, поэтому Lotus Note sнекорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия.

SharePoint — это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

Набор веб-приложений для организации совместной работы Функциональность для создания веб-порталов Модуль поиска информации в документах и информационных системах Функциональность управления рабочими процессами и cистему управления содержимым масштаба предприятия Модуль создания форм для ввода информации Функциональность для бизнес-анализа.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени.

Компания DIRECTUM охватывает спектр задач обеспечения успешного перехода организаций на электронный документооборот:

изучение потребностей организаций различных отраслей;

развитие системы DIRECTUM;

методическая проработка технологий внедрения и курсов обучения;

развитие партнерской сети и сообщества DIRECTUM;

ведение крупных проектов внедрения системы.