Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения ГОСТ Р. 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]: / Государственный стандарт, утвержденный Постановлением Гостандарта России от 27.02.1998 № 28 // СПС «Гарант», URL: http://www.garant.ru., 2014. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей.

Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость Баз данных (далее — БД), созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, базы данных по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных баз данных. В оптимальном варианте эти базы данных функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных Основные правила работы архивов организаций [Электронный ресурс]: // СПС «Гарант», URL: http://www.garant.ru., 2014. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов.

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом — ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные базы данных связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПОдля каждого из указанных видов баз данных. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих баз данных показал, что база данных сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке ГОСТ Р. 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Электронный ресурс]: / Государственный стандарт, утвержденный Постановлением Гостандарта России от 27.02.1998 № 28 // СПС «Гарант», URL: http://www.garant.ru., 2014. Перевод накопленной информации в новые базы данных является вопросом технически несложным.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив — орган управления архивным делом субъекта Федерации — Росархив», «федеральный архив — Росархив».