Маршрутизация документов. 
Автоматизация документооборота

Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. Маршрутизация документов бывает жесткой и свободной. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие заранее определенных в системе правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Интеграция с другими системами

Чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием — бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в виде связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Контекст может включать содержимое электронной и бумажной переписки, аудиои видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример:

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

• · маркетинговые исследования рынка (как собственные, так и полученные из внешних источников), необходимые при формировании бюджета продаж;
• · договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженности;
• · нормативно-справочная документация, необходимая при формировании планов производства и бюджетов нормативных материальных затрат;
• · дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;
• · протоколы совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса — как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и как бы «выпадают» из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости может открыть и просмотреть любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе.

Управление доступом

Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Так, сотрудник может иметь следующие права:

• · полный контроль документа;
• · создание новых версий документа, но не редактирование;
• · аннотирование документ;
• · просмотр документа.

информационный электронный документ россия.