Управленческая функция руководителя фирмы

Государственный университет ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ Нижегородский филиал Контрольная работа по менеджменту Вариант 1.

Я директор фирмы «Поволжье-НВ», специализирующейся на продаже, установке и последующим гарантийным обслуживанием кондиционеров, систем вентиляции, приточных установок, тепловых завес и другого оборудования для обогрева помещения.

Предлагаемые нами кондиционеры различны и по качеству, и по цене. Так, например, кондиционеры японской фирмы FUJITSU GENERAL обладают очень высоким качеством, и в то же время их цена варьирует от 400 до 5000 $. Более дешевые китайские кондиционеры HAIER имеют качество хуже, чем японские, тем не менее, завод обладает высококачественным оборудованием и имеет поддержку лидера высоких технологий MITSUBISHI HEAVY INDUSTRIES. Итальянские кондиционеры UNIFLAIR предназначены для промышленных помещений, а в Нижнем Новгороде приобретаются в основном на телефонные станции и телекоммуникации.

Системы вентиляции, собираемые шведской фирмой SYSTEMAIR, и приточные установки французской компании VESPER отвечают современным требованиям. Они обеспечивают приток свежего воздуха в помещение и удовлетворяют санитарным нормам.

Тепловые завесы английской фирмы TERMOSCREAN устанавливают над входной дверью, и не пропускают холодный воздух в помещение.

Так же наша компания предлагает услуги по установке и дальнейшему обслуживанию поставляемого оборудования. Монтажом и сервисом занимаются квалифицированные специалисты. Все товары имеют гарантию. Срок гарантийного обслуживания зависит от того, заключен или нет покупателем договор на сервисное обслуживание. Если договор не заключен, то гарантия до 1 года. Если же сервисная служба следит за состоянием оборудования, то гарантия продлевается до 3 лет.

Наша компания имеет не сложную структуру: во главе ее стоит директор, в подчинении, у которого находятся заместитель по финансам, который распределяет финансовые активы фирмы; бухгалтер, отвечающий за правильное ведение бухгалтерского учета и вовремя сданного в налоговую бухгалтерского баланса; заместитель директора по коммерции, отвечающий за продажу оборудования, а так же обладающего самыми обширными сетями связи; главного инженера, который имеет высшее техническое образование и отвечает за техническое состояние оборудования, как на складе, так и на месте его использования. Так же в фирме работают непосредственно монтажники, сервисная служба, менеджеры по продажам и т. д.

Так же необходимо сказать, что все работники подчиняются не только своим непосредственным начальникам, но и директору фирмы, и если директор потребует отчет о проделанной работе, то каждый обязан его предоставить.

Теперь немного о том, что входит в компетенцию сервисной, монтажной, транспортной служб, менеджеров по продажам и отдела продаж. Так, например, монтажная служба занимается исключительно установкой оборудования, все специалисты имеют необходимые знания и навыки, следует заметить, что неправильно установленное оборудование не сможет обеспечить указанную в паспорте температуру, в случае с кондиционерами. Сервисная служба занимается ремонтом вышедшего из строя оборудования как непосредственно в сервисном центре, так и на месте установки. В полномочия транспортной службы входит транспортировка оборудования, а также работников монтажной и сервисной служб к месту установки. Хотелось бы еще объяснить разницу между отделом продаж и менеджеров по продажам. Отдел продаж располагается в центре Нижнего Новгорода и занимается тем, что отвечает на звонки клиентов, а также общается лично с частными лицами, обратившихся в фирму, увидев рекламу. А вот менеджеры по продажам находятся в главном офисе фирмы и занимаются тем, что находят более крупных покупателей, например, организации, которые могут купить большие партии кондиционеров.

Теперь я бы хотела описать непосредственно мою работу, мои обязанности и права. В первую очередь я директор фирмы и занимаю в ней руководящее положение. Под моим руководством находится вся организация и все люди, работающие в ней. Именно за их выполнение работы я несу ответственность перед клиентами, учредителями, а так же налоговыми органами, администрацией района и города. Основной моей обязанностью является поддержание работоспособности организации, я слежу за выполнением условий договоров, заключенных от моего лица с клиентами, стараюсь удовлетворять все пожелания клиентов, а также поддерживать конкурентоспособность фирмы. Основную работу, а именно то, за счет чего существует и развивается наша компания, делают работники и люди, находящие клиентов, по этому для меня как для основного нанимателя кандидатур очень важно суметь разглядеть в человеке как его технические (монтажники), так и коммуникативные (менеджеры по продажам) качества.

Я рассмотрю свою эффективность как менеджера, используя, пять функций менеджера, которые выделил знаменитый французский администратор, теоретик менеджмента и писатель Анри Файоль. Я выбрала теорию Файоля, а не Минцберга, потому что я представляю менеджера, развивающего свою компанию, именно выполняющим эти 5 функций. Для меня идеальный менеджер — это человек, который заранее знает, какие проблемы могут возникнуть и как с этими проблемами бороться, как их решить. У идеального менеджера каждый занимается своим делом, и вся организация стремится к достижению, поставленной перед фирмой, цели. Он пользуется поддержкой своих подчиненных, хорошо ориентируется в собственной работе и может дать полезный совет своим сотрудникам. И идеальный менеджер всегда держит все под контролем. Сравнив две теории, я поняла, что больше к моему описанию менеджера подходит теория Файоля. К тому же я не согласна с Минцбергом по поводу того, что «работа менеджера состоит из коротких и несвязанных Эпизодов», я считаю, что все, что делает менеджер, связано между собой и имеет общую цель.

Итак, являюсь ли я эффективным менеджером, какие у меня есть недостатки и как с ними справится. Оценивая первую функцию «Прогнозирование и планирование» я поняла, что не могу предвидеть опасности и перспективы, которые могут ожидать организацию в будущем. Я, скорее всего, являюсь менеджером настоящего, т. е. только когда событие произойдет я пытаюсь найти способы извлечения выгоды, в случае благоприятных событий, или найти выход из затруднительного положения фирмы. Конечно же, это очень негативно влияет на работоспособность фирмы и дает возможность конкурентам улучшить положение своей фирмы по отношению к нашей. Причиной этой проблемы является, как мне кажется отсутствие у меня экономического образования, поэтому мне необходимо получить его для того, чтобы улучшить мою компетенцию как менеджера.

Второй функцией, которую я выполняю, является «Организация». Наша компания имеет свою определенную цель: поставить в организации и дома Нижнего Новгорода и Нижегородской области высококачественное оборудование для поддержания благоприятной температуры в помещениях. Для достижения поставленной цели мы наняли людей, о функциях которых упоминалось выше, определили, кто из них кому подчиняется и за какую работу отвечает. Наличие у меня и моих коллег обширных связей, позволяет быстрее находить клиентов, заключать с ними договора и двигаться к поставленной цели. Каждый работник выполняет свои функции и поставленные перед ним задачи. К примеру, монтажник точно получает объект, на котором он будет устанавливать оборудование и желательное время окончания работы. Работники высоко квалифицированы, поэтому установка кондиционера занимает не много времени.

Следующей функцией является «Руководство». Я хорошо ориентируюсь в многообразии представленного оборудования не только нашей фирмой, но и нашими конкурентами, поэтому могу дать объективную оценку качества оборудования. Я точно могу сказать какому помещению, какой мощности кондиционер нужен. Поэтому, без сомнения, в техническом плане я являюсь компетентным специалистом, и это понимают и уважают мои подчиненные. Но к негативной черте своего характера я отношу терпеливость и слишком либеральное отношение к подчиненным, именно они мешают мне вовремя поставить подчиненного на место, а не выслушивать его капризы не имеющих серьезных оснований. Решить эту проблему, зачастую отнимающую время у более важных дел, можно изменив отношение к подчиненным не объяснять им почему-то или иное поручение нужно выполнить, а приказать.

Четвертой функцией является «Координация». По-моему мнению, с этой функцией я справляюсь, тем более, что она облегчается довольно небольшими размерами организации, и тем, что перед каждым работником поставлены своя функция и задачи, которые он должен выполнять.

Последней функцией, которую выполняет менеджер, является «Контроль», он позволяет не отходить от намеченных планов. Так как я работаю с людьми, которым я доверяю, они предоставляют мне всю необходимую, главное достоверную информацию, поэтому я могу определить действительно ли то, что мы запланировали происходит или нет.

Таким образом, я могу сделать вывод, что, решив некоторые проблемы и получив дополнительное образование, вполне могу считать себя эффективным менеджером.

Следующим, немаловажным фактором эффективной работы предприятия является климат общения в организации. Наша фирма является небольшой организацией, где все друг друга знают не только в лицо, но и по имени. Небольшие размеры позволяют общаться с каждым работником лично, узнавать какие есть проблемы в процессе работы, а так же знать о личном положении работников. Все перечисленное, а так же личные качества руководящего звена позволяют охарактеризовать климат общения как открытый, доброжелательный. Для нашей фирмы характерно выслушивание предложений поступающих от рабочих, и если они выгодны для организации, то мы воплощаем их в жизнь. В качестве подтверждения открытого стиля общения можно привести пример празднования некоторых праздников всей организацией. Именно доверительный стиль общения позволяет получать достоверную информацию, не искаженную личным домысливанием или третьим лицом, и сопутствует выживанию фирмы в целом.

Важнейшую функцию в увеличении объема продаж, а, следовательно, и в прибыли предприятия выполняют информация и сеть связей. В сущности, успех или неуспех предприятия зависит насколько обширна информация, получаемая руководством, и на сколько ветвиста сеть связей. На современном этапе развития России можно быть успешным только обладая информацией, которая позволяет быть на шаг впереди конкурентов (на рынке кондиционирования, чем раньше ты узнаешь о покупателе, тем больше получишь прибыли), а так же имея родственников, друзей и знакомых, занимающих высокие положения в организациях. Это объясняется тем, что, не имея постоянных мест сбыта, менеджеры фирмы вынуждены беспрерывно искать клиентов, а, используя дополнительную информацию и широкие связи и полномочия своих знакомых, их задача упрощается.

Без сомнения информации порой не хватает, поэтому для решения этой проблемы были наняты менеджеры по продажам, которые собирают информацию по городу и области, используя в том числе свои сети связей. Проблемы коммуникации связанные с неэффективным общением, также существуют, но мы стараемся свести их к минимуму, осуществляя проверку поступившей информации.

Что можно сказать о проблеме общения. Я всегда стараюсь разговаривать с людьми, чтобы им было понятно, о чем я говорю. Но у нас, скорее всего, есть проблемы в общении с клиентами, особенно, занимающих высокое положение как в обществе, так и в своей организации, которые привыкли к чрезмерному вниманию и ждут, что и я не должна противоречить ему. Я не люблю заискивать перед клиентами и, конечно, это иной раз мешает, продавать кондиционеры.

Моя работа включает в себя общение с людьми, я разговариваю и с клиентами, и с сотрудниками, просто с людьми, которые не относятся к работе. Я стараюсь, как заинтересовать темой разговора моего собеседника, так и показать, что мне интересно и приятно общаться с человеком. Я использую все три типа активного слушания: поддерживающее, заинтересованное, запоминающее. Я считаю, что поддерживающее слушание помогает адресанту быть более уверенным в общении со мной, не волноваться, не терять мысль и не забывать важных пунктов его сообщения. Ведь чем больше информации он мне передаст, тем легче мне будет сделать вывод. Поддерживающее слушание с моей стороны позволяет человеку высказать свое собственное мнение и свое видение проблемы и путей ее решения. Заинтересованное слушание попутно помогает мне осуществлять сбор информации. Используя этот тип слушания, я участвую в беседе, задаю интересующие меня вопросы и стараюсь понять как мой собеседник может мне помочь, к тому же, например, зеркальный вопрос и реакция на него моего собеседника позволяют мне определить правильно ли я поняла адресанта. Запоминающее слушание позволяет мне отсеивать ненужную информацию, а важные факты оставлять у себя в голове. Кстати хотелось бы заметить, что если навыкам поддерживающего слушания можно научиться в детстве, то вот умению задавать конкретные вопросы и отделять важную информацию от неважной люди учатся в течение всей своей жизни.

Иногда решение какой-либо проблемы требует обсуждения, поэтому в нашей фирме проводятся совещания. Как правило, мы проводим неформальные совещания. Мы предварительно не рассылаем участникам документов совещания, у нас нет председателя, дающего слово. В совещаниях, которые мы проводим, участвует все руководство компании. Нужно отметить, что неформальные отношения порой даже облегчают нахождение решения. Проведение подобных совещаний позволяет сэкономить время и решить возникшую проблему за небольшой срок.

Для того чтобы сделать проводимые совещания эффективными, мы заранее сообщаем о их проведении людям, которые должны присутствовать, определяем вопросы, которые собираемся решать и просим подготовить необходимые документы.

Проводя совещания нужно помнить о том, что они могут не только не помочь, но и навредить. Так проводя ненужные совещания, мы отнимаем, время у работников, которое можно потратить более эффективно, возможно принятие некачественных решений, особенно если в процессе обсуждения присутствуют некомпетентные люди.

Документами, которые необходимы при проведении совещания, являются договора заключенные с клиентами. Например, если установленный нами кондиционер не обеспечивает, указанную в договоре температуру, то мы на совещании решаем, как разрешить эту проблему и полностью выполнить свои обязательства перед клиентами. Найдя эффективный путь решения вопроса, можно считать, что совещание прошло успешно.

Подводя итог, важно сказать, что эффективный менеджер залог удачной работы всей организации. Основной чертой хорошего менеджера являются реакция и быстрота действий в беспрерывно меняющемся бизнес климате. Менеджер должен точно знать свои обязанности, за что он отвечает и что спросить со своих подчиненных. Менеджер должен уметь разделять крайне важные дела от тех, которые можно отложить, определять время, которое ему потребуется на выполнение той или иной работы, для него важно правильно делегировать свою работу, а для этого он должен знать способности своих подчиненных. Проведение ненужных совещаний может навредить компании и поэтому менеджер должен уметь брать ответственность за решение некоторых проблем. Он должен уметь управлять командой и быть в ней лидером. Для того чтобы этого добиться необходимо иметь такие качества как умение находить контакт с людьми, быть квалифицированным специалистом, иметь доступ к различному роду информации, а так же иметь обширные сети связей.