Проектирование участия в выставке с целью продвижения на туристический рынок базы отдыха

С точки зрения технического исполнения, стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд должен быть приятен зрению и слуху, и тем самым он сможет апеллировать к эмоциям посетителя. Эмоции — это красота природы псковской области, активный отдых.

Предлагается следующий формат стенда для турбазы «Тридевятое царство». Это выставочный стенд эконом класса, который реализуется на основе стандартных алюминиевых конструкций (рисунок 2).

Площадь стенда составляет: 12 (3×4) кв.м.

Рисунок 2 — Проект стенда для участия в выставке базы отдыха «Тридевятое царство»

Особенности предлагаемого стенда для турбазы «Тридевятое царство»

Стандартный конструктор Подсобное помещение 1×2 м (распашная дверь) Оклейка цветной пленкой (цвет выбирается заказчиком) Дополнительное оборудование для стенда включает:

Информационная стойка радиальная Стол 80×80

Стул мягкий -4 шт.

Светильник СПОТ, 100Вт -3 шт.

Розетка 220 В х 1,5 кВт Вешалка настенная 4 крючка Корзина для мусора Предлагаемый стенд разделяется на три функциональных части или зоны, которыми определяются его общие размеры.

Презентационная площадь — все поверхности для экспонатов, информационных табло, видеоаппаратуры, для демонстрации и проведения мероприятий.

Места для переговоров — могут быть устроены уголки для сидения, закрытые кабины и просторные помещения. Для индивидуального общения служат, помимо названных частей стенда, информационная служба стенда, бар и столики для приема гостей.

Подсобные помещения. Кухня, склад, место для проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения для персонала, сервисной службы (бюро).

Главное в формировании дизайна выставочного стенда турбазы «Тридевятое царство» — выдержать равновесие между креативностью и функциональностью.

3.

2.2. Внестендовое участие Цель участия — напоминание о деятельности базы отдыха «Тридевятое царство», налаживание связей с партнерами, увеличение осведомленности о предлагаемых услугах.

Одним из важных вопросов является выбор места в павильоне для экспозиции. Оно должно быть расположено таким образом, чтобы привлечь максимальное количество посетителей, представляющих целевую аудиторию базы отдыха.

Конечно, самым привлекательным является размещение представителей компании по главным проходам выставки, то есть те аллеи, которые идут от входа в павильон.

Хорошими для расположения считаются места:

— направо от входа

— в центральной части выставочной площади

— наиболее приближенные к входу

— на пересечении главных проходов

— на пересечении главных и второстепенных проходов Невыгодными для расположения в считаются места: возле дверей для вноса и выноса грузов, возле запасных выходов, возле колонн или за колоннами, возле туалетов, возле буфетов, возле тупиков, возле сильных конкурентов.

Раздаточные материалы играют на выставке особую, очень важную роль. Если задачей дизайна выставочного стенда и работы команды стендистов являются в первую очередь привлечение и удержание внимания посетителей во время выставки, то листовки и буклеты должны обеспечить информационную поддержку вашей продукции после выставки.

Каждый сотрудник стенда должен иметь достаточное количество именных визитных карточек — не меньше, чем общее количество посетителей данной выставки за прошлый год.

На каждой листовке обязательно должны быть размещены: название базы отдыха «Тридевятое царство», логотип и координаты для связи. Также можно подготовить CD — диск с видео и фотографиями достопримечательностей базы отдыха.

3.

2.3. Заочное участие Цель — представление интересов базы отдыха на специальном стенде, информирование и напоминание клиентам о турбазе и ее услугах.

Виды участия — раздача рекламных материалов — брошюр, календарей и работа промоутера (акция). Включает в себя: размещение материалов участника (информационные письма, каталоги, брошюры) на специальном стенде на территории выставки, размещение информации в Официальном каталоге выставки, 1 экземпляр каталога выставки.

Стоимость заочного участия — 6 500 руб. + НДС. Материалы должны быть предоставлены Организатору выставки (объемом не более 1000 экз. формата А-4) в день заезда участников выставки. Все услуги по доставке материалов, включая почтовые, транспортные, разгрузочные работы, компания-участник база отдыха «Тридевятое царство» должна осуществить за свой счет.

Раздаточные материалы и сувениры на выставке — это брошюры с подробным описанием услуг предоставляемых базой отдыха «Тридевятое царство», подробный прейскурант, календари с адресом Интернет сайта, где содержится подробная информация.

3.

3. Рекомендации по организации работ в период выставки Независимо от того, кто будет работать на стенде: сотрудники базы отдыха «Тридевятое царство» или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать.

Перед выставкой нужно провести тренинг для сотрудников, объяснить им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника.

Важно объяснить, как вести тетрадь учета клиентов. Тогда после выставки база отдыха «Тридевятое царство» сможет максимально эффективно и оперативно использовать полученную информацию о потенциальных клиентах и партнерах.

Нелишним будет наладить четкую связь между сотрудниками на стенде и персоналом офиса. Особенно это важно, если компания планирует прямо на выставке разрешать бронирование коттеджей и гостевых домов на базе отдыха.

Еще важно позаботиться о приглашениях. Рекомендуется разослать приглашения клиентам и партнерам (например, крупным компаниям, заказывающим корпоративные мероприятия и групповые заезды), с которыми база отдыха хотела бы пообщаться на выставке, за 2−4 недели до самого мероприятия. И за несколько дней напомнить им о выставке.

Также эффективность участия базы отдыха «Тридевятое царство» в выставке повысит размещение релизов в СМИ: до и после мероприятия. Для оценки эффективности от выставочно-ярмарочной деятельности в аналитической работе могут быть использованы следующие виды эффективности: коммерческая, бюджетная и собственно экономическая.

В качестве исходной информации для оценки эффективности ВЯД коммерческой фирмой могут выступать:

― общая арендуемая и оплаченная площадь по счету организатора мероприятия на весь срок проведения выставки-ярмарки;

― затраты фирмы на участие в выставочной деятельности (прямые + косвенные);

― общее время участия в работе выставки;

― посетители — сколько всего посетителей, из них специалистов, в том числе отечественных и иностранных;

― характер полного возмещения затрат;

― дизайн выставочного места, имеющий целью формирование эстетической и функциональной составляющих качества предметной среды.

Таким образом, главное в формировании дизайна выставочного стенда турбазы «Тридевятое царство» — выдержать равновесие между креативностью и функциональностью. При заочном участии особое внимание должно быть уделено качеству и разнообразию раздаточных материалов.

Заключение

Цель и задачи, которые были поставлены в данной работе, достигнуты. Подводя итог, сделаем следующие выводы.

«Отдых без границ» — это международная туристская выставка, которая в апреле 2013 проводилась уже в 17 раз.

Начиная с 1997 года, выставка успешно развивалась, более чем в три раза увеличилось количество, и расширилась география участников, в этом году выставку посетило около 8000 человек.

База отдыха Тридевятое царство была построена в 2009;2010 годах в одном из самых красивых мест Северо-Западного региона России — на берегу Чудского озера в Псковской области.

Уютные деревянные коттеджи пропитанные запахами леса и бризом озера подарят отдыхающим прекрасное настроение и цветные глубокие сны.

Анализ показал, что база отдыха «Тридевятое царство» имеет высокие показатели рентабельности, но недостаточно высокие коэффициенты ликвидности. В целом ситуация удовлетворительная и вероятность банкротства на низком уровне. Позиция турбазы «Тридевятое царство» на конкурентном рынке оценивается как сильная за счет большого ассортимента как летних, так и зимних развлечений, детского городка, необычного выдержанного дизайна, высокого сервиса в коттеджах.

Было рассчитано, что бюджет участия базы отдыха в выставке «Отдых без границ» составит 347 470 руб. Базе отдыха «Тридевятое царство» необходимо учитывать риски при организации участия в выставке. Выставочный стенд, как визитная карточка предприятия, должен по размерам и обстановке соответствовать представляемым услугам и значению компании. Предлагается для турбазы «Тридевятое царство» выставочный стенд эконом класса, который реализуется на основе стандартных алюминиевых конструкций.

Каждый сотрудник стенда должен иметь достаточное количество именных визитных карточек — не меньше, чем общее количество посетителей данной выставки за прошлый год.

На каждой листовке обязательно должны быть размещены: название базы отдыха «Тридевятое царство», логотип и координаты для связи. Также можно подготовить CD — диск с видео и фотографиями достопримечательностей базы отдыха.

Другие раздаточные материалы и сувениры на выставке — это брошюры с подробным описанием услуг предоставляемых базой отдыха «Тридевятое царство», подробный прейскурант, календари с адресом Интернет сайта, где содержится подробная информация.

Независимо от того, кто будет работать на стенде: сотрудники базы отдыха «Тридевятое царство» или приглашенные специалисты и промоутеры, персонал необходимо тренировать. Перед выставкой нужно провести тренинг для сотрудников, объяснить им цели участия в выставке, функции каждого сотрудника.

Список использованной литературы Гражданский кодекс Российской Федерации: Части первая, вторая, четвертая Федеральный закон «Об экспортном контроле» от 18.

07.1999г. № 183-ФЗ (с изм. от 06.

12.2011 № 409-ФЗ) Федеральный закон «О рекламе» от 22.

02.2006 г. (ред. 07.

06.2013 № 108-ФЗ) ГОСТ Р 53 103−2008 «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения» с датой введения в действие 1 января 2010 года с правом досрочного применения.

Багиев Г. Л. и др. Маркетинг: Учебник для ВУЗов — М.: Экономика, 2003. — 703 с.

Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности / С. Н. Бердышев. — М.: Дашков и Ко, 2009. — 228 с.

Борисов, Б. Л. Технологии рекламы и PR: Учебное пособие/ Б. Л. Борисов: — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2010. — 313 с.

Гусев Э.Б., Прокудин В. А., Салащенко А. Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом. — М.: Дашков и Ко, 2009. — 516 с.

Критсотакис, Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис: — М.: Ось-89, 2008. — 137 с.

Международные туристические выставки. Электронный ресурс:

http://travelexhibition.ru/calendar/lwb-summer2013.html?sub=40

Михайлова Е. Как быстро, просто и эффективно подготовиться к выставке // Мобильные выставочные технологии, 2010

Назаренко, Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга/ Л. Ф. Назаренко: — М.: Филинъ, 2010. — 120 с.

Обзор нормативно-правовой базы ВЯД в России. Российский союз выставок и ярмарок. Электронный ресурс:

http://www.uefexpo.ru/?id=62 444

Орлова, Н. Выставки как способ поправить дела // PR в России. — 2011. — Спецвыпуск. — С.

14.

Отдых без границ. Лето-2013 // Портал путешествий. Электронный ресурс:

http://www.tursvodka.ru/tourist_business/exhibition/otdyh_2013/

Официальный сайт Российского союза выставок и ярмарок. Электронный ресурс:

http://www.uefexpo.ru

Официальный сайт Торгово-промышленной палаты Российской Федерации. Электронный ресурс:

http://www.tpprf.ru/

Официальный сайт базы отдыха «Тридевятое царство». Электронный ресурс:

http://www.baza999.ru/cottage.php?num=01

Павлинчук А. К. Основные перспективы развития выставочно-ярмарочной деятельности на примере Санкт-Петербурга. Диссертация по гуманитарным наукам. Электронный ресурс:

http://cheloveknauka.com/osnovnye-perspektivy-razvitiya-vystavochno-yarmarochnoy-deyatelnosti-na-primere-sankt-peterburga#ixzz2Wyq4dzgS

Семенов, Б. Д. Рекламный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. / Б. Д. Семенов: — Минск: Экоперспектива, 2009. — 270 с.

Туристические базы России. Каталог турбаз. Электронный ресурс:

http://turbaza.ru/pskovskaja-oblast/

Фиоктистов К. С. Проблемы выставочного дела в условиях кризиса / К. С. Фиоктистов // Бизнес-журнал. —2010. — № 5. — С.8−10.

Приложения Приложение 1

Схема базы отдыха «Тридевятое царство»

Приложение 2

Фотогалерея базы отдыха «Тридевятое царство»

Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности / С. Н. Бердышев. — М.: Дашков и Ко, 2009. — С. 52

Критсотакис, Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис: — М.: Ось-89, 2008. — С. 29

Обзор нормативно-правовой базы ВЯД в России. Российский союз выставок и ярмарок. Электронный ресурс:

http://www.uefexpo.ru/?id=62 444

Федеральный закон «Об экспортном контроле» от 18.

07.1999г. № 183-ФЗ (с изм. от 06.

12.2011 № 409-ФЗ)

Федеральный закон «О рекламе» от 22.

02.2006 г. (ред. 07.

06.2013 № 108-ФЗ)

ГОСТ Р 53 103−2008 «Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения» с датой введения в действие 1 января 2010 года с правом досрочного применения.

Отдых без границ. Лето-2013 // Портал путешествий. Электронный ресурс:

http://www.tursvodka.ru/tourist_business/exhibition/otdyh_2013/

Официальный сайт базы отдыха «Тридевятое царство». Электронный ресурс:

http://www.baza999.ru/cottage.php?num=01

Официальный сайт базы отдыха «Тридевятое царство». Электронный ресурс:

http://www.baza999.ru/cottage.php?num=01

Туристические базы России. Каталог турбаз. Электронный ресурс:

http://turbaza.ru/pskovskaja-oblast/

Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности / С. Н. Бердышев. — М.: Дашков и Ко, 2009. — С. 64

Управляющий базой отдыха «Тридевятое царство»

Генеральный директор

Администратор ресторана «Александр Невский»

Администратор коттеджей

Обслуживающий персонал, горничные

Бухгалтер-кассир

Администратор бани

Зав складом

Шеф-повар

Повар

Администратор яхт-клуба и развлечений

Помощник администратора Бухгалтер