Техническое обеспечение современного офиса

Курсовая работа

техническое обеспечение современного офиса

Белгород 2009

офисный техника электронный документ

1. Технические средства для эффективной работы офиса

1.1 Персональный компьютер

1.2 Устройства ввода и вывода информации

1.3 Средства связи

2. Электронный документ

2.1 Значение электронного документа

2.2 Хранение электронных документов Заключение Примечание Библиографический список

Введение

Актуальность темы. В условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная и удобная оргтехника — одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

Офисная организационная техника — технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила умы многих специалистов, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи с этим актуальность традиционной, ориентированной на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой.

Целью работы является изучить техническое обеспечение современного офиса, необходимое для его эффективной работы.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. Увидеть важную роль персонального компьютера

2. Изучить устройства ввода и вывода информации

3. Осветить средства связи

4. Показать значение электронного документа

5. Рассмотреть хранение электронных документов

Объектом исследования является техническое обеспечение организации.

Предмет исследования — технические средства современного офиса.

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Сапков В.В.¹ в своем исследовании «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства» показывает организационно-технические средства при работе секретаря-референта с бумажной информацией, а так же дополнительные организационно-технические средства рабочего места секретаря-референта.

Труды Арустамова Э.А.² «Банковское, таможенное и офисное оборудование» обращает внимание на классификацию офисного оборудования, оборудование рабочего места менеджера, очень подробно рассказывает технические характеристики различных видов принтеров и ксероксов.

Статьи Соева Е.В.³ «Технические аспекты в делопроизводстве» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях широко освещена тема технического обеспечения офиса, дано описание минимальных технических требований в работе современной организации.

1. Технические средства для эффективной работы офиса

1.1 Персональный компьютер

Ни у кого не вызывает сомнений, что обстановка, в которой проходит рабочий день, оказывает непосредственное влияние на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи считают, что для максимально успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места секретаря предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат. Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась⁴. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

— рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

— шкафы и картотеки располагаются с максимальным удобством подходов к ним;

— естественное освещение должно падать на рабочие места слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

— необходимо обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

— следует исключить неблагоприятное воздействие теплового излучения от отопительных приборов⁵.

К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т. п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи⁶.

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

1. Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

2. Печатное и множительное оборудование.

3. Средства обработки документов.

4. Демонстрационная видеотехника.

5. Системы связи.

6. Системы безопасности и их обеспечение.

Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам⁷

Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.

1.1 Персональный компьютер

Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда фокусника — строгость и выдержанность против пестрой вышивки. Велик соблазн иметь что-то очень «крутое», благо затраты можно списать на себестоимость, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.

После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера⁸.

Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-tower от mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой⁹.

Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024×768. Такие мониторы обеспечивают:

— компактность по сравнению с мониторами на основе электронно-лучевой трубки самых последних моделей;

— безопасность, так как такие мониторы практически не нагрева ются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

— эргономику, так как изображение на экране монитора намного четче, чем у названных мониторов, следовательно, глаза пользователей будут меньше уставать;

— невысокую цену, LCD монитор сегодня не роскошь, а средство визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

Клавиатура предназначена для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель — мышь — предназначен для ввода графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее — это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной¹⁰.

Акустические системы предназначены для преобразования аудиосигналов в звуковые сигналы, воспроизводимые звуковыми колонками. Следует заметить, что использовать вместе с компьютером необходимо только экранированные колонки — они могут быть расположены в непосредственной близости с монитором и не приведут к постепенному размагничиванию ЭЛТ. А вот выбор звуковых колонок столь велик, что рекомендовать какие-то конкретные наборы сложно, все зависит от назначения персонального компьютера¹¹.

Приобрести хороший современный компьютер это только половина дела. Не менее важной задачей является грамотная установка и настройка программного обеспечения.

В основу работы компьютеров положен принцип управления, состоящий в том, что компьютер выполняет действие по заранее заданной программе. Этот принцип обеспечивает универсальность использования компьютера.

Программное обеспечение — совокупность программ, процедур и правил, а также документации, касающихся функционирования системы обработки данных. Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Программное обеспечение принято подразделять по способу распространения и использования на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение может распространяться, устанавливаться и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений. По назначению программное обеспечение разделяется на системное, прикладное и инструментальное¹².

Программы, которые остаются в памяти после включения на все время работы компьютера, называются резидентными. Широта функциональных возможностей компьютера зависит непосредственно от типа имеющейся операционной системы, системных средств и взаимодействия «человек — программа — оборудование».

Операционные системы (ОС) — резидентная программа, автоматически запускающаяся после включения питания. ОС управляет работой всех устройств компьютера, осуществляет диалог с пользователем и запускает на использование другие программы. ОС играет роль посредника между пользователем и компьютером. Она скрывает от пользователя не нужные ему подробности работы компьютера.

Программа, управляющая работой какого — либо из устройств ПК называется драйвером. Драйвера входят в состав ОС.

Следует также обратить внимание на выбор модема, имеющего необходимые характеристики. В последнее время модемы (модуляция—демодуляция) становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на электронной доске объявлений, доступной другим пользователям, скопировать с той же электронной доски объявлений интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса¹³. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически в любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениваться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.

Существует три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети. Рассмотрим первые два типа соединений — непосредственное и соединение через модем.

Практически каждый компьютер оборудован хотя бы одним последовательным асинхронным адаптером. Обычно он представляет собой отдельную плату или же расположен прямо на материнской плате компьютера. Каждый асинхронный адаптер обычно содержит несколько портов, через которые к компьютеру можно подключать внешние устройства. Каждому такому порту соответствует несколько регистров, через которые программа получает к нему доступ, и определенная линия для сигнализации компьютеру об изменении состояния порта. Каждому порту присваивается логическое имя. В настоящее время порт последовательной передачи данных используется очень широко при подключении модемов для передачи данных по телефонным линиям¹⁴.

По исполнению (эта характеристика определяет внешний вид, размеры и размещение модема по отношению к компьютеру):

1) внутренний модем — вставляется в компьютер как плата расширения;

2) настольный модем — имеет отдельный корпус и размещается рядом с компьютером, соединяясь кабелем с портом компьютера. Иногда называют внешним модемом, что не совсем правильно, т.к. следующие два типа также являются внешними (то есть расположенными вне системного блока компьютера);

3) модем в виде карточки — миниатюрен и подсоединяется к портативному компьютеру через специальный разъем (тот, кто видел сетевую карту для ноутбука поймет о чём идет речь);

4) портативный модем — схож с настольным модемом, но имеет уменьшенные размеры и автономное питание;

5) стоечные модемы — вставляются в специальную модемную стойку, повышающую удобство эксплуатации, когда число модемов переваливает за десяток.

По характеру применения:

1) обычные. Под обычными модемами будем понимать устройства, обычно применяемые конечным пользователем дома или в офисе. Эти модемы используют только телефонные каналы;

2) профессиональные. Профессиональные модемы — наиболее совершенные и скоростные устройства, преимущественно стоечного исполнения. Используются для интеграции локальных сетей, в модемных пулах, а также для удалённого доступа к ресурсам ЛВС¹⁵.

1.2 Устройства ввода информации

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации. Классификацию сканеров можно провести по следующим признакам:

А. кинематическому механизму сканера;

Б. типу вводимого изображения;

В. особенностям программного и аппаратного обеспечения сканера.

Сканеры по механизму движения подразделяются на два основных типа: ручной и настольный. Тем не менее существуют также комбинированные устройства, которые сочетают в себе возможность настольных и ручных устройств.

Ручные сканеры. Для того чтобы ввести в компьютер какой-либо документ при помощи этого устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Современные ручные сканеры обеспечивают автоматическую склейку вводимого изображения, т. е. формируют целое изображение из отдельно вводимых его частей.

Настольные сканеры. Настольные сканеры называют и страничными, и планшетными, и даже автосканерами. Существуют три разновидности настольных сканеров: планшетные, рулонные и проекционные. Основным отличием планшетных сканеров является то, что их сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. Эта конструкция позволяет сканировать не только отдельные листы, но и страницы журнала. Работа рулонных сканеров отдельные листы документов протягиваются через устройство, при этом осуществляется их сканирование. Таким образом, сканирующая головка остается на месте, а уже относительно нее перемещается бумага. В этом случае копирование страниц книг и журналов невозможно. Третья разновидность настольных сканеров — проекционные сканеры, которые больше всего напоминают своеобразный проекционный аппарат. Вводимый документ кладется на поверхность сканирования изображением вверх, блок сканирования находится при этом сверху¹⁶. Перемещается только сканирующее устройство. Основной особенностью данных сканеров является возможность сканирования трехмерных предметов.

К печатному оборудованию, то есть устройствам вывода информации относятся принтеры различного вида. Широкие возможности управления шрифтом, которые предлагаются пользователю современных принтеров, позволяют легко выделить наиболее важные части печатного текста.

Множество моделей принтеров можно разделить на три большие группы: матричные принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу.

Матричный принтер. Перенос изображения символа матричным принтером осуществляется путем последовательных ударов по красящей ленте тонкими стержнями (иголками), которые находятся в печатающей головке. Каждая ударная иголка приводится в движение независимым электромеханическим преобразователем на основе соленоида с подвижным сердечником. При ударе иголкой по красящей ленте печатаются дискретные точки, из совокупности которых образуется символ¹⁷. В то время как в пишущих машинках изображение символа формируется одним ударом и при нормальных условиях печати представляет собой совокупность непрерывных отрезков линий. Дискретная печать приводит к ухудшению качества шрифта, но, с другой стороны, позволяет легко видоизменять шрифты создавать новые символы и даже переносить на бумагу изображения, хранящиеся в памяти компьютера.

Лазерный принтер. Лазерный принтер является сравнительно сложным устройством, стоимость которого может существенно превышать стоимость персонального компьютера. В лазерном принтере, как и в обычной копировальной машине, используются аналогичные принципы формирования скрытого изображения и его последующего переноса на бумагу. Существенное его отличие заключается в способе оптического переноса изображения и вида, в котором хранится первичное изображение. В копировальной машине полное изображение проецируется за фиксированный промежуток времени на фоточувствительный слой, а в лазерном принтере оно формируется лазерным лучом, развертка которого управляется процессором. Формирование изображения в принтере осуществляется следующим образом¹⁸. На электрод с отрицательным зарядом подается высокое напряжение, и аналогичный (отрицательный) заряд переносится на поверхность фотоэлектрического барабана, обращенную к электроду. Лазерный луч на поверхности поворачивающегося фотоэлектрического барабана построчно формирует изображение, в результате на его поверхности возникает потенциальный рельеф, несущий информацию об изображении. На поверхности тонерного барабана тонким слоем постоянно укладывается тонер. При контакте барабанов между собой тонер переносится на фотоэлектрический барабан только в местах рельефа изображения. Далее за счет воздействия электрода с положительным зарядом на фотоэлектрический барабан тонер переносится на бумагу и затем при нагреве валиками закрепляется на ней.

Струйный принтер. Уже не менее двух тысяч лет для записи информации человечество использует чернила, и за это время разработаны тысячи рецептур, однако метод переноса чернил на бумагу остается неизменным. Появление компьютеров стимулировало развитие нового метода — управляемого без контактного переноса, который используется в струйных принтерах. В основе работы струйного принтера лежит следующий эффект. Если на капилляр, из которого вытекает жидкость, подать электрический потенциал, то падающие капли оказываются заряженными. Движением легких заряженных частиц сравнительно легко управлять и, в частности, фокусировать их в заданной точке, если вдоль траектории их движения расположить электроды определенной формы и подавать на них управляющее напряжение¹⁹.

Копировальный аппарат — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. Может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам иногда относят факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

Несмотря на широкое использование названия ксерокс, в официальной литературе и особенно рекламных материалах его стараются избегать из-за сходства с именем фирмы «Ксерокс». Само же название «ксерокс» для копировальных аппаратов на основе технологии ксерографии (или электрографии) было предложено ещё изобретателем метода Честером Карлсоном.

Наиболее распространён электрографический метод печати. Для больших тиражей используется трафаретный метод. Также (в факсимильных аппаратах и недорогих цветных ксероксах) используется метод струйной печати и метод термопечати. Остальные методы получения изображения распространения не получили, или вытеснены с рынка копировальной техники.

По способу обработки изображения копировальные аппараты делятся на аналоговые и цифровые. Они различаются по способу передачи изображения от оригинала к копии²⁰. По производительности выделяют копиры малой (до 20 копий/мин), средней (20—40 копий/мин) и высокой (свыше 40 копий/мин) производительности. По компоновке копиры делятся на напольные и настольные. Из настольных отдельно выделяют переносные (портативные). Настольные аппараты малой производительности формата А4 обычно называют персональными. Отдельно выделяют копиры большого формата (А0, А1), которые часто называют инженерными системами²¹.

К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

Они редко могут иметь решающее значение, но, учитывая, что этот вид техники является незаменимым для художников, дизайнеров, оформителей, инженеров-проектировщиков, докладчиков, современный секретарь должен иметь представление об этом техническом средстве информатизации. Размеры выходных документов на плоттере гораздо больше по размерам документов, которые можно вывести из компьютера, используя принтер. Максимальная ширина печати определяется шириной рулона. Плоттеры так же, как и принтеры, можно классифицировать по различным признакам: по принципу формирования изображения на бумаге; принципу действия; конструкции.

По конструкции плоттеры подразделяются на планшетные и барабанные (рулонные). В планшетных плоттерах бумага лежит неподвижно, а печатающий узел перемещается относительно нее по двум направлениям. В барабанных плоттерах по одной из координат перемещается печатающая головка, а по другой, с помощью системы прижима, движется бумага²².

К основным характеристикам плоттеров относятся скорость вычерчивания изображения (мм/с); скорость вывода изображения.

В настоящее время большое внимание уделяется единому порядку оформления документов. Под порядком оформления понимается придание документам вида, удобного для наглядного представления и практического использования информации, содержащейся в документе, а также способы защиты документов от влаги и пыли с целью дальнейшего их хранения. Для этого все документы после работы с ними комплектуются, переплетаются, некоторые уничтожаются, а некоторые передаются пользователям или на архивное хранение. Современному работнику необходимо иметь представление о наборе различных технических средств.

Машины для защиты документов от небрежного хранения подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы²³.

Бумагорезательное оборудование классифицируется на три категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм. Промышленное бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза резаки могут быть стационарные и переносные.

1.3 Средства связи

Телефонная связь. Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Абонентами сети могут являться как физические лица, так и юридические: офисы, предприятия и организации.

Принцип действия телефонной сети основан на передаче звукового сигнала по электрическим проводам. Сегодня же телефонная сеть — это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи. АТС соединяются друг с другом по так называемым соединительным линиям. Современная АТС — это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровой вид. В этой форме он распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании к абоненту.

Важной характеристикой современной АТС считается коэффициент концентрации абонентов — отношение числа абонентов АТС к числу ее внешних каналов²⁴. Дело в том, что при обращении к АТС внутреннего абонента ему выделяется определенный внешний канал, так как количество внешних каналов у АТС намного меньше количества подключенных к ней абонентов.

Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены оконечные АТС, к которым подключаются абонентские терминалы. Такая АТС имеет номер, обычно совпадающий с первыми цифрами номера абонента. Если АТС коммутирует более 10 000 абонентов, то она делится на несколько подстанции, имеющих свой уникальный номер. Совокупность АТС, обслуживающих некоторый географический регион, имеет свой уникальный номер внутри страны. Связь между зонами осуществляется с помощью АТС более высокого уровня — междугородных. Чтобы на нее выйти, необходимо сначала набрать единый ее номер для всех географических регионов, а лишь затем набрать номер той зоны, куда вы хотите позвонить. Таким образом, структура междугородной АТС аналогична структуре АТС нижнего уровня. По такому же принципу междугородные АТС подключаются к АТС верхнего уровня — международному.

Следовательно, полный, всемирно уникальный номер абонента состоит из кода страны, кода региона внутри страны, номера АТС внутри региона, номера абонентского терминала внутри автоматических телефонных станций.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты-коммутаторы секретаря. Секретарь принимает по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие электронного справочника.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефо ном дело дорогостоящее²⁵.

Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью. При выборе офисной АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата на подключение АТС к отечественным телефонным линиям. Это, кстати, важно и при выборе телефонного аппарата. Телефонная связь — это не автоматическая, а человеко-машинная система. Связь осуществляется автоматически с помощью устройств АТС, но работой этих устройств управляет человек (пользователь), набирающий соответствующий номер.

Телеграфная связь. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним из старейших видов связи²⁶.

Телетайпы появились позднее телеграфов, в конце XIX в. Телетайп — это буквопечатающий телеграфный аппарат. Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

В качестве канала связи для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как телеграфный, так и телефонный каналы (в последнем случае применяется модем). Передачу документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Она использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемом, так и специальная аппаратура. Таким образом, телеграфная связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и телетайпную дейтефонную связь. Следует, однако, заметить, что все виды телеграфной связи неуклонно вытесняются факсимильной связью.

Факсимильная связь. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя²⁷. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений.

Цифровые видеокамеры. Цифровая видеокамера предназначена для записи цветного (черно-белого) изображения и звука на стандартные видеокассеты или компакт-диски. Цифровая видеокамера содержит следующие основные узлы и блоки: объектив с двигателями фокусировки, трансфокации и ирисовой диафрагмы; блок распознавания изображения; блок цифровой обработки изображения; тракт обработки видеосигнала; микрофон и тракт обработки звукового сигнала; блок управления; электронный видоискатель; блок питания; дисковод; линейный выход и высокоточный оптико-электронно-механический блок.

Изображение фокусируется объективом на матрице прибор с зарядовой связью (ПЗС) и в блоке распознавания преобразуется в электрический сигнал, который проходит в блок цифровой обработки изображения, где трансформируется в сигнал яркости и два стандартных цветоразностных сигнала. При этом сигнал, поступающий из блока распознавания, проходит схему взаимосвязанной двойной выборки и преобразуется схемой аналогово-цифровой преобразователь (АЦП) в цифровой код. Процессор цифровой обработки изображения осуществляет необходимые операции с цифровым сигналом и совместно с микросхемой цифроаналогового преобразователя (ЦАП) формирует стандартный сигнал яркости и два цветоразностных сигнала. Процессор автоматической фокусировки следит за качеством изображения и передает команды процессору управления объективом. Цифровой стабилизатор изображения устраняет дрожание, возникающее при съемке без штатива²⁸. Блок управления контролирует состояние клавиш и в зависимости от выбранного режима вырабатывает управляющие сигналы для остальных блоков видеокамеры. Отдельной задачей блока управления является формирование сигналов для процессора управления двигателями загрузки. Электронный видоискатель (монитор) позволяет осуществлять визуальный контроль записываемой информации, просмотр отснятого материала, а также отображает режим работы видеокамеры. Современные видеокамеры оснащены цветным электронным видоискателем, получающим из тракта обработки видеосигнала сигнал яркости с добавленными к нему синхроимпульсами и сигналом цветности. Каскады видоискателя преобразуют эти сигналы б цветное изображение, выводимое на экран матрицы ЖКИ (жидкокристаллическое изображение).

Цифровые фотокамеры. Цифровые фотокамеры по сравнению с обычными фотоаппаратами обладают рядом принципиально новых возможностей: не требуется никакой фотопленки, а следовательно, и проявки, если есть цветной принтер, то результат можно получить мгновенно; неудачные кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает накладные расходы; фотографии можно просмотреть на экране телевизора или компьютера, часть из них можно не распечатывать, а просто хранить в памяти компьютера; многие камеры позволяют сильно приближать удаленные объекты, записывать звуковые комментарии и даже видео (правда, с невысоким качеством и в течение короткого времени), возможна и панорамная съемка; просмотр отснятого материала прямо в «походных условиях» на встроенном цветном ЖК дисплее. Перспективы компьютерной реставрации или трансформации просто неисчерпаемы. Конечно, это можно проделать и с обычным фото, но в этом случае необходимо перевести его в цифровую форму, пропустив через сканер. Возможности же спецэффектов графических компьютерных программ практически неисчерпаемы²⁹.

Системы видеоконференций. В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные — оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, и индивидуальные — организуемые в отдельной, специально оборудованной комнате.

Индивидуальные системы обычно более дорогие, более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее техническое качество изображения и проведения конференции.

Настольные системы менее дорогие, они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания, для эффективной поддержки функционирования настольных систем необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика.

Типичная система видеосвязи состоит из мультимедийного компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, устройствами оцифровки изображения и звука³⁰. Канал связи должен быть достаточно широкополосным, обеспечивающим высокую скорость передачи без прерывания и существенных задержек сигнала. Кроме того, необходимо программное обеспечение.

В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.

2. Электронный документ

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме³¹. Информацию представленную на электронном документе можно увидеть только при наличии соответствующих электронно-вычислительных машин, то есть современной оргтехники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отраженным в форме, понятной для восприятия. Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

2.1 Значение электронного документа

Важность проблемы электронных документов в современном обществе не вызывает сомнений. Стремительное развитие технологий позволило осуществить то, что еще не так давно казалось невозможным: не вставая из-за рабочего стола можно заполнить и отправить налоговую декларацию или за считанные секунды подписать договор с партнером с другого континента.

Начавшийся во всем мире переход к электронному документообороту вводит это и в нашу реальность.

Для широкого применения в деловой практике необходимо обеспечить достаточную степень доверия к содержанию электронных документов, а также их легитимность. Законодатели разных стран неодинаково решили эти вопросы, однако все эти решения базировались на общих юридических принципах электронного документооборота³².

Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение электронных документов. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

Снижение уровня конфликтности требует четкого определения статуса электронного документа как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие действия, и в какой степени несет ответственность за искажение документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и его водителем, или изготовителем, или владельцем — при аварии ответственность возложить не на кого.

Необходима жесткая правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм³³.

С электронным документом тесно связано понятие «электронно-цифровой подписи».

Электронная подпись — это данные в электронном формате, которые прилагаются к другим электронным данным или логически ассоциируются с ними и служат в качестве метода установления аутентичности.

Электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Повсюду в мире все шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном уровне долгое время затрудняло ее использование.

Сравнительно до недавнего времени отсутствовало должное правовое регулирование отношений, возникающих в момент создания электронной цифровой подписи и их последствий на государственном уровне. Особая важность правового регулирования этой проблемы обусловлена тем, что сегодня, в эпоху глобальной информатизации, сложно решать какие-либо вопросы без современных средств подписания документов, законным образом оформляющих заключение сделок.

Распространение таких институтов как электронная подпись, электронная торговля (коммерция), электронные деньги и т. п. позволяет расширить рынок и работать с зарубежными клиентами, что ведет к росту конкурентоспособности и открывает для потребителей и бизнесменов новые перспективы безопасного обмена информацией и торговли независимо от границ³⁴. В связи с тем, что значительное число сделок, совершаемых посредством сети Интернет содержат «иностранный» элемент, возникает проблема применимого права.

Основополагающим документом стал Федеральный закон, целью которого является «обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

2.2 Хранение электронных документов

Развитие информационных технологий породило новый вид документов — документы на машинных носителях, или электронные документы. Они все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать в электронном виде чертежи и текстовую документацию. Многие организации ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.

Вопрос о придании электронным документам юридической силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в едином контексте с другими видами архивных документов³⁵. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации. В отношении этих документов должна проводиться экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения.

Документы общественных объединений, иных негосударственных предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к негосударственной части Национального архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в собственных архивах, а некоторые категории документов (по личному составу) обязаны передавать в государственные архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной части Национального архивного фонда могут передаваться в государственные архивы для временного или постоянного хранения.

В отношении электронных документов это обстоятельство приобретает особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения в человеко-читаемом виде они требуют программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными, либо доступ к ним оказывается слишком дорогим.

По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы)³⁶. Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.

Для того, чтобы процесс передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения систем, посредством которых эти документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.