Создание веб-документов в Word

В настоящее время люди всё чаще нуждаются нее только в получении информации, но и в размещении своих данных на узлах сети. Раньше подготовка документов для размещения в WWW была довольно сложной технической задачей, к решению которой привлекались высококвалифицированные специалисты по программированию. С появлением пакета Office 97, эта проблема успешно решена. Любой, кто освоит создание документов в среде Office 97 сможет также готовить документы в Web. Для того, чтобы быстро создать HTML-документ, не нужно специальных редакторов. Уже в Microsoft Word 97 есть встроенный конвертор, позволяющий сохранить документ в формате HTML. При этом будет сохранено большинство параметров форматирования текста. В Office 97 HTML-конвертор по умолчанию не устанавливается, так что при инсталляции пакета приходится указывать соответствующую опцию.

Вызвать конвертор HTML из Word 97 можно, выбрав из меню «Файл» команду «Сохранить в формате HTML» (будет там, только если конвертор установлен). Посмотрев на результат работы HTML-конвертора Word 97, можно сделать определенные выводы.

1. Конвертор создает немного нерациональный код для размещения в Web (создает лишние теги).

2. Этот конвертор позволяют использовать Word как web-редактор, так как любой HTML-документ можно открыть в Word, отредактировать и вновь сохранить в HTML-формате.

3. Word создаeт полноценные web-страницы, если посредством этих конверторов сохранять документы с внедренными рисунками, — полноценные в том плане, что все эти рисунки окажутся сохраненными в той же папке, что и HTML-документ.

4. Конвертор из Word 97 может проигнорировать немало информации.

5. Ни Javascript, ни VBScript в web-страницу посредством Word так просто не вставить.

6. Word 97 создает HTML-файл по размерам меньший, чем исходный Word-документ.

HTML-конвертор редактора Word может сослужить неплохую службу тому, кто желает быстро разместить в Интернет результаты своих трудов, но при этом не знает языков разметки web-документов и не имеет времени на знакомство с ними. Тем более что в этом случае для создания web-страницы не нужно осваивать абсолютно никаких дополнительных программ — достаточно знать основные приемы работы в Word. Впрочем, это вполне очевидное применение таких конверторов. Во-первых, этот конвертор — просто идеальное средство для быстрой и удобной конвертации большого объема текста в формат HTML. При создании электронной библиотеки или размещении в Интернет больших материалов он будет незаменим. Даже если исходная информация подготавливалась в каком-либо другом редакторе, то для помещения текста в Web достаточно сохранить его в формате Rtf, а потом открыть полученный файл в Word и конвертировать в HTML. Все таблицы, содержавшиеся в исходном документе, тоже будут отконвертированы в HTML-код. Вторая очень полезная функция HTML-конвертора Word97 — это «вытаскивание» рисунков из документа Word. Вопрос о переводе рисунка, внедренного в Word, в формат Gif или Jpeg иногда встает очень остро. Простое копирование рисунка в MS Paint, Photo Editor, Adobe Photoshop через буфер обмена к хорошему результату не приведет — качество изображения будет очень плохим. Однако «вытащить» рисунки из документа Word элементарно просто — нужно всего лишь сохранить его в формате HTML. При этом все внедренные графические объекты окажутся сохраненными в формате Gif или Jpeg в той же папке, что и полученный web-документ.

HTML-конвертор Word 97 сохраняет изображения очень интеллектуально и хорошо. Например, файлы Gif практически не теряют первоначального цвета, что позволяет сохранять в этом формате фотографии. Конвертор самостоятельно выбирает формат — Gif или Jpeg — для каждого рисунка, исходя из соотношения между размером и качеством будущего файла. Таким образом, этот конвертор можно считать на настоящее время еще и наиболее эффективным средством для конвертации графических изображений в форматы Gif или Jpeg. Итак — HTML-конвертор Word 97 полезно использовать любому web-мастеру в следующих случаях:

При необходимости отконвертировать в формат HTML тексты большого объема, особенно содержащие таблицы, диаграммы, рисунки.

При необходимости «вытащить» из документа Word рисунки и сохранить их в отдельных файлах формата Gif или Jpeg.

При необходимости создать несложный рисунок, диаграмму, формулу или красивый заголовок для помещения на web-странице. В этом случае можно даже просто создать такие рисунки или графики в чистом документе с помощью средств Office, потом сохранить этот документ в формате HTML и использовать полученные графические файлы в своей работе.

Все эти возможности достаточно уникальны. Фактически используя только Microsoft Word 97, можно создать полноценную и красиво оформленную Web-страницу, при этом добившись эффектов, которые доступны не каждому графическому редактору.

Преобразование документов Word в Web-страницы.

Для преобразования обычного документа Word в Web-страницу, выполните следующие операции Открыть существующий документ.

Сохранить как Html-документ.

Открыть сохраненный Html документ.

Внести изменения и дополнения в документ.

Именование места в Web-странице Можно присвоить имя месту в странице с помощью закладки Word для этого нужно:

Выделить элемент, которому следует назначить закладку, или щелкнуть то место в документе, куда следует вставить закладку.

Выбрать команду Закладка в меню Вставка.

В поле Имя закладки ввести или выбрать нужное имя.

Нажать кнопку Добавить.

Примечание.

Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуйтесь символом подчеркивания, например: «Первый_заголовок».

Отображение закладок в документе В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.

Установите флажок Закладки.

Закладки, соответствующие элементам, отображаются на экране в квадратных скобках ([…]), причем эти скобки не печатаются. Закладка, назначенная некоторой позиции, имеет I-образный вид.

Переход к определенной закладке Выберите команду Закладка в меню Вставка.

В группе Сортировать по выберите способ упорядочения имен закладок.

Если требуется отобразить скрытые закладки, например перекрестные ссылки, установите флажок Скрытые закладки.

В списке Имя закладки выберите нужную закладку.

Нажмите кнопку Перейти.

Примечание.

Для перехода к закладкам можно также использовать диалоговое окно Перейти и кнопку Выбор объекта перехода.

Преимущества использования Word при создании веб-страниц.

Для создания веб-страниц семейства узлов можно использовать документы Office Word 2007. У данного подхода есть несколько преимуществ.

Быстрое создание Важные документы Word 2007, например официальные документы или отчеты о состоянии, можно преобразовывать непосредственно в веб-страницы вместо того, чтобы повторно создавать соответствующие веб-документы.

Автономная работа При создании веб-страницы в Word 2007 не требуется обязательного подключения к Интернету.

Большой ряд возможностей Word 2007 обеспечивает значительно больше возможностей для работы с текстом, чем предлагается в Office SharePoint Server 2007.

Гибкость документов Документы Word 2007 можно использовать также и для других целей. Например, можно создать извещение о выпуске новой продукции с использование Word, а затем разослать это извещение по электронной почте и разместить в Интернете.

Создание веб-документов в Word.

Чтобы создать документ Word, который планируется преобразовать в веб-страницу, необходимо использовать Word 2007. Документы, созданные в более ранних версиях Microsoft Office Word, не поддерживаются конвертерами документов, используемые Office SharePoint Server 2007 для преобразования документов Word в веб-страницы.

При использовании Word 2007 для создания документов, которые в дальнейшем планируются преобразовывать в веб-страницы, примите к сведению следующее:

Word 2007 обеспечивает интеграцию с возможностями публикации Office SharePoint Server 2007. Чтобы получить доступ к этим возможностям в Word 2007, нажмите кнопку Microsoft Office, выделите пункт Опубликовать, а затем выберите вариант Сервер управления документами. Дополнительные сведения об этих возможностях см. в справке Word 2007.

При преобразовании документа в веб-страницу стили и форматирование документа Word может быть сохранено или потеряно в зависимости от параметров преобразования документов, которые установил администратор узла. Администратор узла может определить данные параметры для каждого типа содержимого или для всех документов Word в целом. Выясните у администратора узла, сохраняются ли стили и форматирование для документов Word, либо для конкретных типов содержимого.

Объекты, например изображения, которые добавлены в документ Word, не будут отображаться на веб-странице, если они внедрены в документ. Для отображения таких объектов на веб-странице следует добавлять их в виде ссылок в документ Word. Объект, кроме того, должен находится в библиотеке документов семейства узлов. При добавлении объекта создается ссылка на копию объекта, находящуюся в библиотеке документов.

Конвертеры документов Word поддерживают только следующие форматы файлов:

Документ Word 2007 (файл формата DOCX).

Документ Word 2007 с поддержкой макросов (файл формата DOCM).

Публикация документов Word в библиотеке документов.

Перед преобразование документа Word в веб-страницу вначале следует опубликовать или загрузить документ Word на сервер. Можно использовать команду Опубликовать, которая отображается при нажатии кнопки Microsoft Office в Word, либо можно загрузить документ Word в библиотеку документов на сервере семейства узлов.

Публикация документов Word в библиотеке документов Можно добавить новый файл в библиотеку или заменить существующий файл новой версией данного файла. Если библиотека настроена на использование системы контроля версий файлов, можно добавить новый файл в виде новой версии, которая будет зарегистрирована в истории версий файла.

Если требуется загрузить файл, с именем, которое уже имеется в библиотеке, и при этом не требуется заменять или добавлять новую версию существующего файла, переименуйте один из этих файлов.

При добавлении файла в библиотеку, возможно, понадобится установить свойства файла. Свойства файла могут включать в себя базовую информацию о файле, например, его описание или ключевые слова, облегчающие его поиск, либо специфическую информацию, которая касается организации, например, название отдела или номер проекта.

Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

В меню Отправить выберите команду Отправить документ.

Нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, который требуется добавить, выберите его и нажмите кнопку Открыть.

Если выполняется отправка новой версии существующего файла, выполните одно из следующих действий:

Если библиотека не настроена на использование системы контроля версий файлов, можно заменить существующий файл новой версией. В разделе Отправить документ установите флажок Перезаписать существующие файлы?.

Если библиотека настроена на использование системы контроля версий файлов, можно заменить существующий файл новой версией, которая будет зарегистрирована в истории версий документа. В разделе Отправить документ установите флажок Добавить как новую версию к существующим файлам?.

Нажмите кнопку ОК.

Если после этого появится форма с предложением ввести дополнительную информацию о файле, введите в соответствующие поля требуемую информацию, например название. Поля, обязательные для заполнения, отмечены символом «звездочка» красного цвета. Состав полей может меняться в зависимости от установок библиотеки и необходимости указания дополнительных свойств для групп.

Нажмите кнопку ОК.

Если файлы не видны в библиотеке, обновите окно обозревателя.

Примечания.

Если файл отправляется в библиотеку, для которой требуется, чтобы были указаны определенные свойства файла, и эти свойства не определены, то такой файл будет оставаться извлеченным из библиотеки. После определения всех требуемых свойств можно будет вернуть файл в библиотеку.

Если файл отправляется в библиотеку, для которой требуется, чтобы файлы были извлечены из библиотеки, то такой файл первоначально будет оставаться извлеченным из библиотеки. Необходимо вернуть файл в библиотеку прежде чем другие пользователи смогут вносить в него изменения.

Если библиотекой требуется, чтобы содержимое файла было утверждено, то такой файл должен быть утвержден, прежде чем он станет видимым для пользователей, у которых имеется разрешение на просмотр файлов данной библиотеки.

Преобразование документа Word в веб-страницу.

Откройте библиотеку документов, содержащую документ Word, который необходимо преобразовать в веб-страницу.

Щелкните стрелку справа от документа, который необходимо преобразовать, затем выберите команду Преобразовать документ.

Выполните одно из следующих действий:

Если документ имеет формат DOCX, выберите команду Из документа Word в веб-страницу.

Если документ имеет формат DOCM, выберите команду Из документа Word с макросами в веб-страницу.

Появится диалоговое окно веб-страницы Создание страницы из документа.

В диалоговом окне веб-страницы Создание страницы из документа в разделе Местоположение нажмите кнопку Обзор для выбора узла, на котором будет создана страница. Для выбранного узла должна быть включена возможность публикации.

В разделе Заголовок и описание страницы проверьте заголовок и адрес создаваемой страницы и внесите необходимые изменения. В поле Описание введите короткое описание страницы (не обязательно).

В разделе Обработка выберите вариант создания страницы на переднем плане или в фоновом режиме. Вариант создания страницы уже может быть установлен администратором узла.

При создании на переднем плане будет отображаться страница выполнения длительной операции в течение всего процесса создания страницы, которая отобразится после окончания процесса преобразования. При создании страницы в фоновом режиме пользователь может вернуться в библиотеку документов, при этом процесс преобразования будет продолжаться.

Кроме того, можно настроить отправку уведомления пользователям по электронной почте после создания страницы. Чтобы это сделать, установите флажок При создании страницы отправить сообщение по следующим адресам эл. почты, в поле Пользователи введите имена пользователей, которым следует отправить уведомления, и нажмите кнопку Проверить имена. Имена пользователей можно также добавить с помощью кнопки Обзор.

Нажмите кнопку Создать для преобразования документа. При преобразовании содержимое документа Word не меняется.

Пересмотр документа Word и веб-страницы.

Можно пересмотреть документ Word в любое время, однако внесенные в документ изменения не будут автоматически отображаться на веб-странице. Кроме того, можно внести изменения в веб-страницу, созданную из документа Word, и обновить веб-страницу, чтобы отобразились внесенные изменения в исходный документ Word.

Для пересмотра и изменения документа Word следует использовать Word. Документ можно открыть непосредственно в Word или с помощью веб-страницы, которая была создана при преобразовании документа Word.

Использование веб-страницы для открытия и изменения документа Word.

Перейдите на веб-страницу, щелкните Изменить страницу на панели средств разработки. Страница откроется для изменений.

В поле Содержимое страницы щелкните Открыть исходный документ. Появится диалоговое окно, в котором требуется подтвердить необходимость извлечения и редактирования документа Word.

В диалоговом окне нажмите кнопку ОК. Документ будет открыт в Word 2007.

Примечание. Если Word 2007 не установлен, то в диалоговом окне Загрузка файла не будет отображаться кнопка Открыть.

Изменение веб-страницы, а не документа Word.

Перейдите на веб-страницу, щелкните Изменить страницу на панели средств разработки. Страница откроется для изменений.

В поле Содержимое страницы щелкните Изменение содержимого. Непосредственно над содержимым страницы появится панель редактора HTML.

Обновление веб-страницы после внесения изменения в документ Word.

Перейдите на веб-страницу, щелкните Изменить страницу на панели средств разработки. Страница откроется для изменений.

В поле Содержимое страницы щелкните Обновить содержимое из источника. Появится диалоговое окно подтверждения. Нажмите кнопку ОК, чтобы обновить веб-страницу.

Примечание. Если содержимое веб-страницы, которую необходимо обновить после изменений исходного документа, отличается от содержимого исходного документа, то при выполнении обновления будут перезаписаны все изменения, внесенные в данную веб-страницу. Возможно, следует пересмотреть существующую веб-страницу перед выполнением обновления.

Примечание. Кроме того, можно обновить веб-страницу из документа Word используя ту же самую процедуру, которая применялась при преобразовании документа Word в веб-страницу. Если документ Word был предварительно преобразован в веб-страницу, в диалоговом окне веб-страницы Создание страницы из документа будет предложено обновить существующую веб-страницу.