Система электронного документооборота «Управление делами» компании КИНТ

Исторический факультет Кафедра документоведения Система электронного документооборота «Управление делами» компании КИНТ

Реферат

БЕЛГОРОД 2010

Содержание Введение

1. Возможности системы

1.1 Основные возможности системы

1.2 Дополнительные возможности системы

2. Обзор подсистем

3. Достоинства системы

4. Особенности системы

5. Стоимость продукта Заключение Библиографический список Приложения

Введение

Компания «Корпоративные информационные технологии» (КИНТ) основана в 1997 году в городе Ижевске.

Основное направление деятельности — разработка, внедрение и сопровождение тиражных программных продуктов для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий различных сфер бизнеса.

Разработки компании ориентированы на среду «1С: Предприятие». Компания является официальным партнером фирмы «1С» с 1997 года.

Компанией разработан программный комплекс «Учет. Анализ. Управление» — типовое решение для комплексной автоматизации предприятий, позволяющее в единой информационной среде вести учет всех основных видов деятельности предприятия — от оперативного учета до регламентированного.

В 2006 году компанией был выпущен новый программный продукт — система электронного документооборота «Управление делами» http://www.docflow.ru/market/company/detail.php?ID=15 606&phrase_id=153 728.

Система электронного документооборота «Управление делами» — комплексное решение по организации электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов предприятия, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и всей организации со сложной схемой информационных потоков http://allsoft.ru/program_page.php?grp=13 950.

Портал «Управление делами» предоставляет возможность организациям различного масштаба и сферы деятельности оперативно управлять текущими задачами, используя при этом концепцию бизнес-процессов. Каждая задача проходит через этапы исполнения внутри определенного бизнес-процесса. Высокая степень гибкости, простота использования настроенных процессов организации является отличительной чертой продукта.

Продукт может быть использован на всех уровнях компании — руководителями подразделений, менеджерами, секретарями, ответственными за делопроизводство, рядовыми сотрудниками отделов продаж, маркетинга, клиентских отделов, служб поддержки — всеми, кто вовлечен в процессы документооборота предприятия. Данный продукт поможет руководителям компаний и организаций решить задачу повышения общей эффективности организационной деятельности http://www.kint.ru.

1. Возможности системы

1.1 Основные возможности системы Внутренний документооборот. Модуль позволяет создавать и отправлять служебные записки, заявки, формировать личные заметки, планировать и проводить совещания, обеспечивая экономию времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами.

— Регистрация внутренних документов (служебные записки, приказы, инструкции, заметки, совещания) с классификацией по номенклатуре.

— Создание, отправка и получение заявок, служебных записок пользователям системы с возможностью присоединения вложений (файлы, документы, элементы справочников).

— Контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, ведения историй изменения состояний.

— Организация электронного архива документов.

— Удобный поиск документов с заданными условиями отбора.

Управление отношениями с контрагентами (CRM). Модуль обеспечивает гибкость и оперативность работы с деловыми партнерами компании, повышая престиж в глазах клиентов http://www.omega-spb.ru/news/news/news_detail.php?ID=6949.

— Накопление информации о контрагентах фирмы, контактных лицах.

— Быстрый и удобный поиск клиентов, реализация отбора из базы данных по необходимым признакам.

— Ведение списка контактов, создание напоминаний о запланированных контактах.

— Создание проектов, задач, заявок на основе контактов, присоединение вложений.

Дополнительные возможности подсистемы.

— Создание и редактирование произвольных дополнительных реквизитов справочника «Контрагенты».

— Быстрый отбор документов, имеющих отношение к контрагенту http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=12 469.

Постановка задач и контроль за их исполнением. Модуль позволяет настраивать состояния задач и переходы между состояниями, обеспечивая контроль исполнения и повышение исполнительской дисциплины.

— Создавать задачи, связывать их с номенклатурой дел, разделять по потокам, исполнителям и ответственным.

— Определять сроки исполнения задач, приоритет и ответственных за их исполнение.

— Присоединять вложения, необходимые для выполнения задачи.

— Контролировать ход исполнения задачи.

Планирование и контроль выполнения проектов в компании. Модуль позволяет планировать проекты, формируя задачи, связанные по срокам и последовательности их решения, объединяя задачи, контакты и события, связанные одной целью.

— Планирование проектов, разделение проектов на отдельные этапы и задачи.

— Организация взаимосвязи проектов с другими документами системы.

— Контроль хода исполнения задач по проекту http://www.klerk.ru/soft/dir/590/.

1.2 Дополнительные возможности системы:

Шаблоны печатных форм документов.

— Использование типовых печатных форм в виде doc-файлов для различных документов предприятия.

— Создание документов на основе готовых шаблонов.

— Сохранение сформированных печатных форм документа во вложении.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

— Создание сертификата пользователя.

— Подписание электронного документа ЭЦП, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил визу.

— Заверение резолюций, наложенных на официальные документы с помощью ЭЦП.

Маршрутизация прохождения документов http://intrasoft.prom.ua/n19409-produkt-kint-upravlenie.html.

— Прохождение документа по предопределенному бизнес-циклу с настроенным порядком перехода из одного состояния в другое.

— Возможность создания и редактирования состояний и уникальных бизнес-циклов.

Тайм-менеджмент.

— Эффективное планирование рабочего времени.

— Оценка реального резерва времени, использование резервов процессного времени под новые задачи и проекты.

— Учет времени работы пользователей.

Ведение корпоративной базы знаний.

— Накопление опыта компании.

— Разделение информации по темам/разделам.

— Быстрый поиск по базе в разрезе разделов, или используя механизм контекстного поиска «по подстроке».

Внутрикорпоративный форум.

— Планирование и проведение совещаний.

— Опубликование объявлений.

— Планирование событий для сотрудника и для компании в целом, организация периодических событий http://www.doc-online.ru/software/upravlenie/.

2. Обзор подсистем

1. Бизнес-процессы и управление задачами Настройка шаблонов процессов.

Формирование набора этапов и правил перехода между ними.

Определение ролей и позиций, ответственных лиц.

Связь этапов бизнес-процесса с ответственными исполнителями.

Настройка свойств этапов и условий переходов.

Контроль прохождения документов по этапам бизнес-процесса.

Отображение состояния процессов в любых разрезах и группировках — по направлениям, проектам, процессам, этапам и пр.

Учет времени выполнения задач.

2. Деловой документооборот Организация документооборота — разделение документов по видам, процессам, делам, проектам, подразделениям.

Гибкая фильтрация и группировка документов по значениям свойств и категорий.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

Поддержка служебной переписки — докладные и служебные записки, объявления.

Учет договоров — разделение по категориям (типам).

Механизм уведомлений о событиях в системе.

Механизм выборочного контроля документов.

Возможность полнотекстового поиска документов.

Возможность настройки дополнительных свойств документов.

3. Электронное хранилище документов Хранение документов, с возможностью получения актуальных данных о документах на любую дату, указанную пользователем.

Приложения к документам различных типов — интернет-ссылки, файлы, изображения, объекты метаданных.

Шаблоны договоров, актов и других документов с автоматическим заполнением данными из системы http://infostart.ru/public/73 376/.

4. Управление отношениями с клиентами (CRM)

Ведение базы данных организаций.

Возможность учета сведений как об организации, так и о ее сотрудниках — контактных лицах.

Учет и планирование контактов, сделок, переписки с контрагентами.

Классификация организаций.

Возможность настройки дополнительных свойств для заданной категории организаций.

Быстрый доступ ко всем документам организации.

5. Подсистема контроля прав Настройка прав доступа к объектам системы в соответствии с ролью пользователя http://www.kint.ru.

программный учет автоматизация документооборот

3. Достоинства системы:

? повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;

? экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;

? обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;

? вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;

? повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия http://kursk.puzzle.su/business/soft/info.13 950.htm.

4. Особенности системы

* гибкость настройки — систему можно адаптировать к особенностям предприятия, определить состояния документов и правила переходов между ними;

* завершенность программного продукта — система не требует вмешательства программистов для её сопровождения;

* объединяет территориально удаленные рабочие места в единую информационную базу;

* низкая совокупная стоимость http://allsoft.ru/program_page.php?grp=13 950.

5. Стоимость продукта

Заключение

По функциональным возможностям системы «Управление делами» можно отнести к следующим категориям программного обеспечения:

Электронный документооборот

Управление задачами

Учет договоров

Управление службой поддержки

Управление проектами

Управление отношениями с клиентами

Формализация и учет структуры организации

Корпоративный портал «Управление делами» нацелен на решение задач, которые традиционно разбивают на несколько направлений. Особенность (и преимущество) продукта заключается в объединении разноплановых, но связанных направлений в общей информационной среде.

Выбор автоматизированной системы делопроизводства зависит от многих факторов: размер организации, наличие или отсутствие службы делопроизводства, стоимость внедрения и обслуживания автоматизированной системы, особенности ведения делопроизводства в конкретной организации и другие факторы.

Библиографический список

1. http://www.docflow.ru/market/company/detail.php?ID=15 606&phrase_id=153 728

2. http://allsoft.ru/program_page.php?grp=13 950

3. http://www.kint.ru

4. http://www.klerk.ru/soft/dir/590/

5. http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=12 469

6. http://infostart.ru/public/73 376/

7. http://intrasoft.prom.ua/n19409-produkt-kint-upravlenie.html

8. http://www.omega-spb.ru/news/news/news_detail.php?ID=6949

9. http://kursk.puzzle.su/business/soft/info.13 950.htm

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4