Учет, регистрация и прохождение входящих документов
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Плановые сроки начала и окончания работ… Читать ещё >
Учет, регистрация и прохождение входящих документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Министерство образования Российской Федерации Уфимский Государственный Авиационный Технический Университет Кафедра автоматизированных систем управления Расчетно-графическая работа
«Учет, регистрация и прохождение входящих документов»
по дисциплине: «Проектирование информационных систем»
Группа ПИЭ-403бз Студент Швецова О.Н.
Принял Старцев Г. В.
Уфа 2011
- Введение
- 1. Описание предметной области
- 1.1 Входная и выходная информация процесса
- 1.2 Нормативная база процесса
- 1.3 Участники процесса
- 2. Мнемосхема процессов
- 3. Моделирование
- 3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
- 3.2 Схема данных
- 4. Концепция
- 6. План — график работ
- 7. Смета расходов
- Вывод
- Введение
- В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.
- Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
- Документ — это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.
- Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.
- Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
- Весь объём документов, обращающихся в организации — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.
- Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
- Документооборот — это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
- В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).
- Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.
- 1. Описание предметной области
- 1.1 Входная и выходная информация процесса
- документооборот автоматизированный информационный
- Здесь описываются документы, которые используются в процессе. Их 3 класса:
- 1) входящие: входящая корреспонденция, электронная регистрационная карточка;
- 2) исходящие: документы для ген. директора после исполнения, документы для подразделения после исполнения (документы после исполнения направляются в архив), непринятые документы (возвращаются отправителю);
- 3) внутренние: документы после проверок правильности доставки, наличия документов, акт претензий (по документам, не прошедшим проверку), заполненная электронная регистрационная карточка, электронные версии документов, документы с проставленным регистрационным штампом, резолюции исполнителей.
- 1.2 Нормативная база процесса
- Инструкция по делопроизводству в ООО «Белорецкий завод рессор и пружин»
- 1.3 Участники процесса
- 1) сектор документооборота;
- 2) ответственный за делопроизводство;
- 3) референт ген. директора;
- 4) руководитель подразделения;
- 5) ген. директор.
- 2. Мнемосхема процессов
- Рассмотрим документооборот ООО «Белорецкий завод рессор и пружин».
- Ниже приведена мнемосхема существующего процесса, это бизнес — процесс, построенный при помощи MS Visio 2007.
- Вся корреспонденция, поступающая в Общество, принимается и вскрывается в секторе документооборота. При приеме документов проверяется правильность их доставки в соответствии с указанным адресом, целостность упаковки и наличие вложенных документов.
- Документы, поступившие ошибочно, возвращаются отправителю.
- Корреспонденция, поступившая на имя руководителей структурных подразделений или адресованная непосредственно структурным подразделениям, передается сектором документооборота в соответствующие структурные подразделения для регистрации.
- Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Обществе один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.
- Документы, поступившие непосредственно в адрес структурного подразделения, передаются из одного подразделения в другое для исполнения по согласованию между руководителями структурных подразделений, о чем ответственным за делопроизводство в структурном подразделении делается соответствующая отметка в базе «Вх/отделы». Передача документов внутри подразделения от одного исполнителя другому производится через работника, ответственного за делопроизводство, с обязательной отметкой в базе «Вх/отделы».
- Рис. 1. Мнемосхема существующего процесса
- 3. Моделирование
- 3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
- Для исследования предметной области на основе стандарта IDef0 средствами пакета BPWin была построена функциональная модель «как есть» (см. рис. 2 — 6).
- Рассмотрим набор входных и выходных документов, а также нормативную базу и участников процесса на контекстном уровне функциональной модели:
- Рис. 2
- Декомпозиция процесса обработки входящих документов на основные функции позволяет получить следующее представление:
- Рис. 3
- Декомпозируем функциональный блок — прием входящей документации (см. Рис. 4).
- Рис. 4
- Таким же образом декомпозирую блок — регистрация входящей документации (см. Рис. 5).
- Рис. 5
- Следующая декомпозиция — рассмотрение входящей документации (рис. 6).
- Рис. 6
- Представим процесс автоматизации, то есть модель «как должно быть», где мы автоматизируем процесс регистрации входящих документов:
- Рис. 7
- Декомпозиция нулевого уровня имеет такие же блоки, как в модели «как есть»:
- Рис. 8
- Декомпозиция процесса приема входящей документации:
- Рис. 9
- Декомпозиция процесса регистрации входящей документации (автоматизированный процесс). Суть заключается в том, что работа идет с электронными версиями документов, с которыми работает АИС, т. е. регистрирует их:
- Рис. 10
- Декомпозиция процесса рассмотрения входящей документации (остается без изменений):
- Рис. 11
- 3.2 Схема данных
- Рис. 12
- 4. Концепция
- Преимущества, которые можно получить за счёт создания программного продукта, автоматизирующего процесс:
- — большая пропускная способность сектора при автоматическом режиме работы с документами;
- — улучшение возможности обновления документов;
- — возможность удаленного доступа к информации при наличии локальной сети или Internet;
- 5. Техническое задание
- Наименование системы — Автоматизированная система документооборота.
- Разработчик — штатный сотрудник.
- Объект автоматизации — процесс переноса документов.
- Заказчик — ИП «Белорецкий компьютерный центр».
- Основание для разработки — заявка специалиста отдела кадров ИП «Белорецкий компьютерный центр».
- Плановый срок работы по созданию системы — 28 дней с момента подписания технического задания.
- Источник финансирования работ: ИП «Белорецкий компьютерный центр».
- Назначение создания АИС — автоматизация процесса переноса документов.
- Цели создания АИС — ввести автоматизацию документооборота.
- Входные данные: документы за определённый период.
6. План — график работ
Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы: анализ заявки -2день; разработка технического задания — 3дней, разработка АИС -14 дней с момента принятия технического задания, тестирование и отладка АИС — 2 дней, написание инструкции по эксплуатации АИС — 3 дня, обучение персонала — 6 дня с момента принятия решения о пуске АИС.
Рис. 13. Календарный план Рис. 14. Диаграмма Ганта
7. Смета расходов
Трудовые затраты предоставлены на рисунке 15.
Рис. 15. Трудовые затраты.
Расходы на разработку технического задания составляют:
Расходы на разработку экономической информационной системы составляют:
— заработная плата разработчика: 8500 рублей.
При программировании используется встроенный язык программирования 1С: предприятие.
Расходы на тестирование информационной системы: 3200 рублей.
Расходы на внедрение АИС в эксплуатации 1600 рублей.
Итого для реализации проекта требуется — 13 300 рублей.
Вывод
В ходе выполнения расчетно-графической работы были рассмотрены:
· предметная область ООО «Белорецкий завод рессор и пружин»;
· процессы, нуждающиеся в совершенствовании;
· выделен процесс и разработана информационная система.
В ходе разработки информационной системы разработано техническое задание на проект, проектная документация, в которой определен календарный план выполнения всех этапов проекта.
Так же была описана предметная область, алгоритм функционирования системы, приведена смета расходов.