Управение проектами средствами Microsoft Project

Актуальность. С развитием информационных технологий и телекоммуникаций наша жизнь становится все более мобильной и информативной, новые технологии прочно входят в различные отрасли хозяйствования, сферы жизни и несут новые нормы в них. В связи с реформирование экономики Российской Федерации, с взятием курса на инновационное развитие экономики, всё чаще и чаще в повседневной работе в большинстве предприятий и организаций используют различные средства информационно вычислительной техники и соответственно программного обеспечения. Но необходимо заметить, что спонтанное, не спланированное развитие в любой деятельности малоэффективно.

Опираясь на данное утверждение и выбрана данная тематика выпускного квалификационного исследования.

Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии управления проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10−15% сокращает затраты на его реализацию.

В мире накоплен огромный опыт применения управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах — только пакет Microsoft Project установлен более чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает.

Так же при исследовании технологии управления проектами мы не забываем и о действительности, о том, что живем в России, где свои законы развития. Для российской экономики, переживающей переходный период и претерпевающей значительные изменения данное направление не теряет актуальности. Согласно классическому подходу, управление проектами понимается как управление изменениями. Отсюда следует, во-первых, актуальность управления проектами для современной российской экономики, и, во-вторых, широкие возможности для применения проектного подхода.

Проблема исследования заключается в низком уровне грамотности современного российского управленца (менеджера) и недостаточной методической проработки вопросов применения информационных технологий в планировании и управлении, а отсюда и низкой экономической эффективности принимаемых решений.

К основным изменениям, которые создают потенциал для применения управления проектами в России, можно выделить:

· Изменение отношений собственности: приватизация, акционирование и т. д.; бурное развитие акционерных форм хозяйствования в негосударственном секторе экономики;

· Изменения рынка: формирование относительного баланса предложения и платежеспособного спроса;

· Изменение и развитие организационных форм в соответствии с указанными изменениями отношений собственности и рынка;

· Изменение производственной системы: необходимость реструктуризации и создания принципиально новой системы управления производственным комплексом;

· Изменение методов и средств управления.

Важной предпосылкой является советский метод управления, а следственно широкое распространение в отечественной экономике идеологии программно-целевого управления.

Основной формой программного управления выступают целевые комплексные программы. Переход на программные методы связан с ликвидацией системы, основанной на планово-распределительных методах управления.

Обычно с помощью таких программ решаются важные и насущные проблемы, которые нельзя отдавать на откуп естественному ходу вещей.

Кроме этого важно отметить, что в исследовании рассматривается не сама философия управления проектами, а именно управление проектами при помощи современных информационных средств.

Нами выбрано конкретный программный комплекс управления проектами Microsoft Project, разработанный и продаваемый корпорацией Microsoft — мировым лидером в области программного обеспечения.

Целью выпускной квалификационной работы является исследование эффективности управления проектами при помощи Microsoft Project.

Объектом исследования выступает программа Microsoft Project 2007. Предметом исследования управление проектами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· Исследовать методологию управления проектами;

· Проанализировать информационные технологии в управлении проектами;

· Выявить и систематизировать возможности, предоставляемые программой Microsoft Project для реализации планирования проектов;

· Повести экономический анализ эффективности управления проектами в среде Microsoft Project.

В проекте применяются методы анализа данных по данной тематике, обобщение и классификация изученного материала.

Теоретическая значимость работы выражается в системном представлении возможностей информационных технологий в управлении проектами. Практическая значимость — в готовой работе для обоснования эффективности применения Microsoft Project в планировании и реализации проектов.

Программное обеспечение Microsoft Project 2007 было предоставлено Егорьевским филиалом МГГУ им. М. А. Шолохова, который имеет MSDN подписку у компании Microsoft.

Выпускная квалификационная работа представлена, как последовательная по содержанию, жирным шрифтом выделены понятия с последующим их определением. Структура выпускного квалификационного проекта включает введение, три главы, заключение, список литературы и приложения.

1. Глава 1

1.1 Основные понятия и методы управления проектами

Прежде чем обосновать применение современных информационных технологий в области управления проектами необходимо определить и «разложить по полочкам» все составляющие этой деятельности. Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги, в конце концов написание данной выпускной квалификационной работы. Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

· они направлены на достижение конкретных целей;

· они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

· они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

· все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности[9].

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т. д.

Результат проекта — это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т. д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта[12].

Управление проектами представляет из себя четкую структуру, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего, у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями понимается не только конечные итоги проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно, в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценки различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений — в частности, ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом[19].

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые называются процессами управления проектами.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

· процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;

· процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

· процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

· процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

· процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

· процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу[11].

Эти этапы достаточно условны, но стоит отметить возросшую роль данное направления у среднего менеджмента современных компаний. Практически методология управления проектами помогает:

· обосновать целесообразность инвестиций;

· разработать оптимальную схему финансирования работ;

· составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты;

· оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие участников проекта;

· осуществлять планирование и управление качеством;

· осуществлять анализ и управление проектными рисками;

· оптимально планировать и управлять контрактами;

· анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений;

· моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения;

· вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и т. д.

Эффективное управление проектами — это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом[10].

Управляемыми параметрами на стадии реализации проекта являются:

1. объемы и виды работ;

2. стоимость, издержки, расходы по проекту;

3. временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

4. ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;

5. качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее[19].

Данные параметры необходимо регулировать при достижении главной цели проекта — конечного результата, который измерим для понимания результативности выполнения. Задачами управления проекта выступают:

1. определение цели проекта и проведение его обоснования;

2. создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

3. определение необходимых объемов и источников финансирования;

4. подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со сторонними исполнителями;

5. определение сроков выполнения проекта:

6. составление графика его реализации:

7. расчет необходимых для проекта материальных ресурсов, заключение контрактов с поставщиками;

8. расчет сметы и бюджета проекта:

9. планирование и учет рисков;

10. обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление проектом — характеризуется, как процесс, связанный с планированием, организацией и управлением работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ[24].

Управление проектом можно представить в виде трех основных этапов реализации:

1. формирование плана проекта,

2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,

3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки / сдачи выполненных работ[24].

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное сочетание отлаженных бизнес-процессов в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Оптимизация проектной деятельности в организации возможна за счет:

· Систематизации проектной деятельности — внедрение Систем Управления Проектами.

· Использования современных инструментов и методов планирования и контроля проектов.

· Применения знаний и мирового опыта управления проектами.

Более или менее формализованная практика управления проектами существует сегодня в большинстве российских компаний. Однако опыт показывает, что при отсутствии формализованной системы управления руководитель и участники проекта неизбежно сталкиваются с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности и несогласованности действий.

Проектный подход к организации достижения целей позволяет:

· выделять конкретные, значимые для компании, достижимые в обозримый период цели;

· определять потребности и эффективно планировать выделение ресурсов для достижения целей;

· организовывать взаимодействие исполнителей проекта;

· осуществлять оперативный контроль за достижением целей, выявлять негативные тенденции и своевременно принимать управленческие решения по их устранению;

· повысить ответственность руководителей и исполнителей за достижение конечных, а не промежуточных целей[10].

Для успешной реализации проектов на предприятии создается система управления проектами.

Цели создания системы управления проектами:

· Выделение специальных процедур по управлению проектом, в рамках которых производится согласование и корректировка целей и результатов проектов.

· Повышение точности планирования проектов за счет формализации и описания опыта компании по реализации отдельных процедур проекта, применения специальных инструментальных средств календарного планирования.

· Повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников компании за счет описания функциональных обязанностей, распределения ответственности участников проекта, определения принципов взаимодействия и разрешения конфликтов на задачах проекта.

· Повышение эффективности работы сотрудников компании по задачам проектов за счет разработки методик выполнения стандартных процедур, создания механизма накопления «лучших практик» в ходе деятельности компании по реализации проектов.

· Обеспечение минимизации рисков реализации проектов за счет разработки специальных методик и процедур выявления, оценки и управления рисками в ходе планирования и реализации проектов.

· Оптимизация финансовых затрат компании в рамках реализации проектов за счет применения специальных процедур бюджетирования этапов и работ проекта (планирование, выделение и контроль за расходованием денежных средств), использования инструментальных средств.

· Улучшение контроля со стороны руководителя проекта и руководства компании исполнения одного или группы проектов, возможность выявления негативных тенденций в реализации проектов и принятия обоснованных решений на ранних стадиях за счет применения инструментальных средств календарного планирования и финансового анализа[10].

Основу системы управления проектами составляет:

· Организационная структура, специально созданная для эффективного управления проектом.

·

Рисунок 1 Организационная структура

· Взаимоувязанный, формализованный набор процедур, обеспечивающих процессы управления проектом (рис. 1).

Рисунок 2 Этапы выполнения проекта

· Нормативно — регламентная база, обеспечивающая статус системы управления проектом.

Рисунок 3 Программы

· Инструментальные системы (программное обеспечение) поддержки процессов управления и реализации проектов.

1.2 Обзор систем управления проектами

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

1. Стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI).

2. Стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10 006.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач.

1. Структуризация и описание состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта.

2. Расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений.

3. Определение критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта.

4. Расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.

5. Расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании.

6. Определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки.

7. Анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.

8. Определение вероятности успешного исполнения директивных показателей.

9. Ведение учета и анализ исполнения проекта.

10. Моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений.

11. Ведение архивов проекта.

12. Получение необходимой отчетности.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

Microsoft Office Project 2007 — это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

1. MS Office Project Standart — пакет начального уровня для управления простыми проектами;

2. MS Office Project Professional — пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;

3. MS Office Project Server — серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;

4. MS Office Project Web Access — веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

Spider Project Professional (также существуют версии Desktop и Lite, разработчик «Технологии управления Спайдер») — пакет управления проектами, спроектированный и разработанный с учетом практического опыта, потребностей, особенностей и приоритетов Российского рынка. Этот пакет — единственная отечественная разработка среди популярных в России систем управления проектами.

Данный пакет в отличие от западных аналогов, имеет следующие особенности:

1. встроенная система анализа рисков и управления резервами по срокам и стоимости работ;

2. возможность создания, хранения и включения в проекты типовых фрагментов проектов;

3. оптимизированная для российских условий организация групповой работы и мультипроектного управления.

Программные продукты компании Primavera Inc:

1. Primavera Project Planner Professional — профессиональная версия, предназначенная для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI (Project Management Institute) и стандартами ISO. В первую очередь этот пакет предназначен для использования в составе корпоративной информационной системы, хотя вполне может работать и автономно, помогая решать задачи календарно-сетевого планирования, определения критического пути, выравнивания ресурсов, и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ.

2. SureTrack Project Manager ориентирован на контроль выполнения небольших проектов или фрагментов крупных проектов. Может работать как самостоятельно, так и совместно с Project Planner в корпоративной системе управления проектами[23].

Open Plan (разработчик Welcom Software Technology, сейчас Deltek) обеспечивает полномасштабное мультипроектное управление, планирование по методу критического пути и оптимизацию использования ресурсов в масштабах предприятия. Может эффективно использоваться на всех уровнях контроля и управления проектами — от высшего руководства и менеджеров проектов, до начальников функциональных подразделений и рядовых исполнителей.

Open Plan позволяет руководителям разного уровня выполнять следующие функции:

1. создавать оперативные планы проектов с учетом различных ограничений;

2. определять уровень приоритетности проектов;

3. задавать относительную степень важности проектов для распределения ресурсов;

4. минимизировать риски;

5. проводить анализ хода выполнения работ.

Welcom предлагает использовать профессиональную и «облегченную» версию продукта в совокупности (OpenPlan Professional + OpenPlan Desktop), так как они полностью интегрированы[1].

Для создания компьютерной модели проекта с использованием одной из упомянутых систем, необходимо проделать следующие шаги.

1. Укрупненно описать проект — создать иерархическую структуру работ.

2. Задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового анализа и управления проектом.

3. Составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики.

4. Составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики,

5. Задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта.

6. Назначить ресурсы на исполнение операций проекта.

7. Назначить стоимости операциям, ресурсам и назначениям проекта.

8. Задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций[1].

9. Составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений.

10. Оптимизировать состав используемых ресурсов.

11. Определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта.

12. Определить и промоделировать риски и неопределенности.

13. Определить необходимые резервы, стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью.

14. Представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения проекта данные системы позволяют отслеживать множество операций, которые ранее производились лишь вручную, как шутят проектные менеджеры: «Чертились на простынях» (большинство проектов выполнялись на ватманах). Главное, что в итоге позволяют данные системы это:

1. Вести учет.

2. Анализировать отклонения исполнения от запланированного.

3. Прогнозировать будущие параметры проекта.

4. Моделировать управленческие воздействия.

5. Вести архивы проекта.

1.3 Методика выбора и внедрения корпоративной системы управления проектами

Прежде всего, нужно определить понятие корпоративной системы управления проектами. В этом случае речь идет о корпоративных стандартах по управлению проектами.

Система управления проектами создается для каждого проекта с учетом его особенностей. Однако быстрое и эффективное построение системы управления конкретным проектом возможно лишь в том случае, если основные элементы данной системы разработаны и утверждены в корпорации, имеется обученный персонал, информационная инфраструктура и культура применения методов управления проектами.

Повышение эффективности системы управления проектами достигается за счет разумной формализации процедур подготовки, принятия и организации исполнения управленческих решений, форм взаимодействия участников проекта, контроля и отчетности[2].

Корпоративная система управления проектами (КСУП) предполагает, что инициация, организация и исполнение любого проекта опирается на использование корпоративных стандартов организационной структуры проекта, управленческих процедур, отчетности и информационного обеспечения участников проекта. Действия участников проектов регламентируются в соответствии с их ролями и этапами проекта, и подкрепляются принятыми в рамках единых корпоративных стандартов методиками, инструкциями, шаблонами нормативных документов и инструментарием.

Следующие элементы системы управления проектами могут быть стандартизованы:

· элементы организационной структуры реализации проектов;

· роли, права и ответственность участников проектов;

· процедуры планирования, организации и контроля;

· процедуры подготовки и принятия решений;

· информационные формы и правила их заполнения;

· информационные потоки;

· контракты, процедуры взаимодействия и отчетности;

· методики и инструментальные средства;

· типовые решения и фрагменты проектов;

· нормативная база;

· процедуры подбора и подготовки специалистов[5].

В основе КСУП лежит корпоративная модель системы управления проектами, которая обеспечивает менеджеров проектов средствами быстрого и эффективного создания системы управления каждым конкретным проектом. Корпоративная модель утверждается положением по управлению проектами в корпорации и включает:

· классификацию проектов;

· формализованное описание стандартных процедур управления проектами, структурированных по типам проектов, уровням принятия решения и стадиям жизненного цикла проектов;

· корпоративные стандарты по управлению проектами (перечни методик, инструкций, шаблонов нормативных документов, рекомендуемых к использованию на разных этапах жизненного цикла проектов);

· формальное описание ролевых функций участников проектов в привязке к процессам управления проектами, методикам их выполнения и нормативным документам;

· описание функциональности и руководства по применению инструментальных средств поддержки процессов управления проектами.

Для реализации нашего проекта используется Microsoft Project 2007.

Рисунок 4 Основные элементы окна Microsoft Project

Окно Microsoft Office Project 2007 изображено на рис. 4 и состоит из следующих элементов:

1. строка меню;

2. панели инструментов;

3. строка ввода;

4. панель представлений;

5. рабочая область;

6. строка состояния.

Строка меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными для всех Windows-приложений, и приемы работы с ними такие же, как и в Microsoft Office[9].

Строка ввода предназначена для ввода и редактирования данных в ячейки таблиц (наподобие строки формул в Excel).

Панель представлений используется для переключения между представлениями рабочей области окна. Все данные о проекте хранятся в единой базе данных, состоящей из большого количества полей. Представление — это способ отображения части связанных между собой данных из общей базы данных проекта. В системе реализовано достаточно большое количество представлений — диаграмма Ганта, сетевой график, календарь, график ресурсов и т. д. При желании можно изменять стандартные представления, добавляя или удаляя отображаемые в их таблицах поля данных.

При первом запуске программы панель представлений может отсутствовать. Для ее отображения следует выбрать пункт меню Вид / Панель представлений. Переключение между представлениями производится щелчком мыши по значку нужного представления.

Рабочая область предназначена для отображения выбранного представления. Она может содержать таблицы, диаграммы, графики, формы и используется как для просмотра, так и для редактирования данных проекта. Приемы работы с рабочей областью зависят от представления и будут рассмотрены в следующих лекциях.

Для создания нового проекта следует выбрать пункт меню Файл / Создать. Будет создан пустой проект с пустой базой данных.

Прежде всего необходимо задать ключевые параметры проекта в окне сведений о проекте (пункт меню Проект / Сведения о проекте), изображенном на рис. 5. Установки этого пункта имеют определяющее значение для всего последующего процесса планирования.

Рисунок 5 Окно сведений о проекте

В системе возможно два варианта планирования проекта, задаваемых полем Планирование.

1. Значение даты начала проекта означает, что фиксируется начальная дата проекта. Эта дата становится директивной датой начала первой работы. Остальные работы планируются как можно раньше, т. е. для них назначаются самые ранние из возможных сроки начала работ. Дата окончания проекта является вычисляемой величиной и не может быть изменена вручную.

2. Значение даты окончания проекта позволяет зафиксировать конечную дату проекта. Эта дата становится директивной датой завершения последней работы. Остальные работы планируются как можно позже, т. е. для них назначаются самые поздние из возможных сроков окончания работ. Дата начала проекта является вычисляемой и не может быть изменена вручную.

Поле Календарь устанавливает календарь (график) рабочего времени, используемый по умолчанию при планировании работ. В качестве такового следует использовать календарь, по которому работает большинство сотрудников, занятых в проекте.

В системе предопределены три базовых календаря:

1. стандартный — соответствует обычной 40-часовой рабочей неделе с часовым перерывом и выходными в субботу и воскресенье. Рабочим считается время с 9 до 18 часов;

2. 24 часа — непрерывный календарь рабочего времени без перерывов и выходных. Используется для планирования непрерывных технологических процессов (например, выплавка стали);

3. ночная смена — календарь, в котором используется 40-часовая рабочая неделя, но рабочим считается время с 23 до 8 часов с часовым перерывом.

Предопределенные календари могут не соответствовать графику работы организации, поэтому менеджер проекта имеет возможность изменить предопределенный календарь или создать свой собственный.

Поле Дата отчета устанавливает дату, для которой будут рассчитываться характеристики проекта при формировании системой различных форм отчетности. В основном, этот параметр влияет на показатели проекта, относящиеся к этапу его реализации, что будет рассматриваться в соответствующем разделе.

Для сохранения нового проекта следует выбрать пункт меню Файл / Сохранить как и задать в открывшемся диалоге сохранения файла папку, тип файла — проект и имя файла.

Сохранение существующего проекта выполняется пунктом меню Файл / Сохранить. В этом случае все параметры расположения файла проекта уже известны. Поэтому диалог не открывается и сохранение происходит автоматически.

Для загрузки проекта нужно выбрать пункт меню Файл / Открыть и в появившемся диалоге открытия файла выбрать ранее сохраненный файл проекта.

Как уже отмечалось выше, в системе предопределены три базовых календаря. В качестве календаря по умолчанию используется календарь Стандартный. Он соответствует 40-часовой рабочей неделе с пятью рабочими днями (с понедельника по пятницу) и рабочим временем с 9 до 18 часов (с перерывом с 13 до 14 часов).

Стандартный календарь не учитывает официальные праздники и выходные дни, принятые в конкретной организации. Кроме того, график работы организации в течение рабочего дня может не совпадать со стандартным. Поэтому первым этапом работы с проектом является настройка семейства календарей проекта[9].

Семейство календарей проекта состоит из календарей трех видов: базовые, календари ресурсов и календари задач.

Базовый календарь — некоторая заготовка календаря, которая соответствует графику рабочего времени организации, подразделения, сотрудников, совместителей, подрядчиков, отдельных работ проекта. Один из базовых календарей (Стандартный) должен соответствовать наиболее распространенному в организации графику рабочего времени и используется как календарь по умолчанию.

Календарь ресурса — задает график работы отдельных исполнителей или групп исполнителей. Этот календарь должен учитывать конкретные особенности рабочего времени сотрудников: отпуска, командировки, отгулы, пропуски по больничным листам и т. п. В качестве календаря ресурса используется один из предварительно созданных базовых календарей.

Календарь задачи — индивидуальный календарь реализации некоторой задачи (работы) проекта, отличающийся от стандартного. Календарь задачи должен учитывать ее специфику и особенности. Он назначается из перечня предварительно созданных базовых календарей.

Создание и редактирование базовых календарей происходит в пункте меню Сервис / Изменить рабочее время. Окно для работы с календарем изображено на рис. 3.3.

Это окно имеет следующие основные элементы.

1. Поле со списком Для календаря. Используется для выбора базового календаря, подлежащего редактированию.

2. Кнопка Создать новый календарь. Предназначена для создания нового базового календаря. При этом новый календарь может быть создан копированием уже существующего базового календаря.

3. Таблица календаря. Отображает график рабочего времени выбранного календаря. Слева от таблицы в виде легенды изображены способы отображения различных фрагментов календаря: рабочее, нерабочее и измененное рабочее время, дни исключений и нестандартных рабочих недель. Справа от таблицы отображается график рабочего времени для выбранного дня таблицы (на рис. 6 для даты 28.07.08 рабочими часами являются промежутки 9:00—13:00 и 14:00—18:00).

Рисунок 6 Окно настройки календарей

1. Вкладка Исключения. Отображает список исключений, добавленных в календарь. Исключения предназначены для ввода данных о нерабочих днях (праздники, отпуска, отгулы и т. п.) и для создания рабочих дней с нестандартным графиком (предпраздничные дни и т. п.). Исключение задается отдельной строкой списка, в которую заносятся название, даты начала и окончания исключения. Для удаления строки из списка предназначена кнопка Удалить, а для редактирования параметров исключения — кнопка Подробности. Для ввода подробностей открывается отдельное окно, изображенное на рис. 7. Здесь заданы параметры исключения Отпуск длительностью 28 календарных дней с 28.07.08 по 24.08.08. Параметры окна позволяют задать указанный период нерабочим (переключатель Нерабочее время) или нестандартным рабочим временем (переключатель и список Рабочие часы); шаблон повторения (группа полей Повторить) с интервалом день, неделя, месяц, год; границы исключения (группа полей Пределы повторения).

Рисунок 7 Окно сведений об исключении

2. Вкладка Рабочие недели. Содержит список описаний видов используемых в проекте рабочих недель. Рабочая неделя задает рабочий график по дням недели (с понедельника по воскресенье). В проекте можно использовать рабочие недели разных видов: обычные (нормальный график), «штурмовые» для экстренных случаев (все дни недели являются рабочими, рабочий день длится 10 часов), «облегченные» (рабочий день длится до обеда) и т. д. В системе предопределен не удаляемый вид По умолчанию, срок действия которого неограничен. Он используется для описания нормального рабочего графика, принятого в организации. Все остальные описания рабочих недель уточняют этот график в заданный период времени и не должны пересекаться между собой. Описание рабочей недели состоит из названия, дат начала и окончания ее действия, а также графиком работы, который задается в окне сведений, открываемом кнопкой Подробности. Это окно изображено на рис. 3.5. Список Выберите дни используется для выбора дней, для которых требуется изменить график работы. Щелчок мыши с удерживанием нажатой клавиши Ctrl позволяет выделить сразу несколько дней. Переключатель Использовать для этих дней значения времени по умолчанию задает для выбранных дней стандартный график (9:00—13:00 и 14:00—18:00). Чтобы сделать день недели нерабочим, нужно установить переключатель Задать нерабочие дни. Для использования нестандартного графика предназначен переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов, при использовании которого следует заполнить таблицу промежутков рабочего времени. Так на рис. 8 для всей недели с понедельника по пятницу устанавливается нестандартный график 8:00—12:00 и 13:00—17:00.

Рисунок 8 Окно сведений о рабочей неделе

3. Кнопка Параметры. Открывает окно параметров календаря, которые используются системой в процессе планирования. Это окно изображено на рис. 3.6. Его также можно открыть из меню: Сервис / Параметры вкладка Календарь. Установки этого окна не изменяются автоматически при изменении параметров рабочей недели По умолчанию и должны изменяться пользователем самостоятельно. Так, при использовании графика работы согласно рис. 3.5 следует соответственно изменить Время начала по умолчанию на 8:00, а Время окончания по умолчанию на 17:00. Эта система выбрана нами, так как имеет следующие особенности.

Работы проекта могут быть нескольких видов:

1. обычная работа (в дальнейшем обозначается словом работа или задача);

2. веха;

3. фаза;

4. суммарная задача проекта.

Работа обозначает какие-то действия, направленные на выполнение некоторой части проекта. Веха — это работа нулевой длины. Вехи предназначены для фиксации в плане проекта контрольных точек, в которых происходят важные с точки зрения управления проектом события. Например, завершение одного этапа работ и начало другого. Обычно вехи используются для обозначения начала и окончания проекта, а также для обозначения конца каждой фазы.

Фаза — это составная работа, состоящая из нескольких работ и завершаемая вехой. Фаза описывает определенный логически законченный этап проекта и может состоять как из работ, так и из других фаз.

Для разграничения работ и фаз в системе принято следующее правило. Все работы разделены на уровни, задающие их иерархию. Любая работа, имеющая подчиненные работы низшего уровня, является фазой. Все остальные работы фазами не являются.

Суммарная задача проекта — это искусственно создаваемая системой работа, длительность которой равна длительности всего проекта. Эта работа используется для вычисления, отображения и анализа обобщенных данных о проекте, используемых им ресурсах и его стоимостных характеристиках.

Связь между задачами определяет, каким образом время начала или окончания одной задачи влияет на время окончания или начала другой. В Microsoft Project существует четыре типа связей:

1. окончание-начало;

2. начало-начало;

3. окончание-окончание;

4. начало-окончание.

Связь типа окончание-начало — это наиболее распространенный случай связи между работами. При такой связи работа В не может начаться раньше, чем закончится работа А. Этот тип связи изображен на рис. 9а.

Связь типа начало-начало означает, что работа В не может начаться, пока не начнется работа А. При помощи такой связи обычно объединяются задачи, которые могут выполняться параллельно. Например, обучение персонала работе с программой и ввод данных в программу могут проходить одновременно, но ввод данных не может начаться, пока не начнется обучение персонала. Связь начало-начало изображена на рис. 9б.

Связь окончание-окончание обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончится задача А. Обычно такой связью объединяются работы, которые выполняются одновременно, но при этом одна не может закончиться раньше другой. Например, ввод в эксплуатацию программы и ее тестирование и отладка могут выполняться параллельно. В процессе ввода в эксплуатацию происходит обучение персонала, подготовка и ввод данных. Однако ввод в эксплуатацию не может быть завершен, пока не завершено тестирование и исправление найденных в программе ошибок. Связь окончание-окончание изображена на рис. 9в.

Связь типа начало-окончание обозначает зависимость, при которой работа В не может закончиться, пока не началась работа А. Например, А — ввод программы в промышленную эксплуатацию, начало которого намечено на строго определенную дату. В-опытная эксплуатация программы, которая не может быть закончена, пока не начнется ввод программы в промышленную эксплуатацию. При этом увеличение длительности задачи А не влечет увеличение длительности задачи В. Связь начало-окончание изображена на рис. 9г.

Рисунок 9 Типы связей между работами

На этом рисунке прямоугольником изображена длительность работы. Левая сторона прямоугольника соответствует началу работы, а правая — окончанию. Взаимное расположение сторон, связанных стрелками, характеризует зависимость между началом и окончанием работ.

При планировании реальных проектов часто оказывается, что изображенных на рис. 3.7 связей между работами оказывается недостаточно. Например, работы «тестирование программного комплекса и исправление ошибок» и «составление программной документации» не обязательно должны строго следовать друг за другом. Составление документации может быть начато, не дожидаясь окончания тестирования.

Для таких случаев в Microsoft Project предназначены задержки и опережения. На рис. 10 изображено их влияние на связи типа окончание-начало (а), начало-начало (б), окончание-окончание (в) и начало-окончание (г). Левый рисунок соответствует задержке, а правый — опережению.

Нередко некоторые работы проекта нужно привязать к реальной календарной дате. Например, представитель заказчика приезжает 15 сентября для ознакомления с разрабатываемой программой. Поэтому работа «Подготовка демонстрационной версии» должна быть закончена не позднее 15 сентября. Подобная привязка работы к дате называется ее ограничением.

Альтернативой ограничениям являются крайние сроки. Крайний срок — это дата, позже которой задача не может быть завершена. Однако, в отличие от ограничения, наличие крайнего срока не оказывает влияния на процесс планирования. Система лишь сигнализирует соответствующими индикаторами о наличии или нарушении установленного крайнего срока[16].

Рисунок 10 Действие задержки и опережения

В первой главе нами рассмотрены основные системы по управлению проектами. Дан краткий анализ подобных систем и выбрана удовлетворяющая заданным критериям - Microsoft Office Project 2007. Также сделан экскурс в предметную область по проектной деятельности.

Рассмотрено понятие проекта и управления проектами. Под проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т. д. Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Рассмотрены основные компоненты приложения Microsoft Office Project 2007, его функционал и возможности. Сделан вывод о совместимости программы и требований по выполнению проектом.

2. Глава 2

2.1 Краткая характеристика проекта

Для обоснования экономической эффективности применения приложений по проектному менеджменту мы возьмем, как пример, внедрение бухгалтерской системы на государственном предприятии.

Данный проект можно разбить на несколько укрупненных этапов (таблица 1).

Таблица 1. Этапы работ

Так как некоторые работы зависят от степени выполнения других, то для нас следует выделить связи между работами (таблица 2).

Таблица 2. Работы предшественники

Каждая из работ в таблице 2 соответствует вершине на сетевом графике и обозначается кружком, в который заносится ее номер. Кружки соединяются стрелками. Стрелка соответствует одному из чисел столбца Предшественники и соединяет работу-предшественник с работой-последователем. Результат изображен на рисунке 9.

Рисунок 11 Сетевой график проекта

Сетевой график представляет собой традиционный ориентированный граф, соответственно к нему применимы следующие направления к вычислению кратчайших путей и рисков[20].

Также необходимо для описания проекта описать исполнителей данных работ (таблица 3).

Таблица 3. Распределение обязанностей

2.2 Календарное управление проектом с помощью Microsoft Office Project 2007

Для календарного управления проектом необходимо исследовать сетевой график.

Сетевой график позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь.

Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом. Такие работы не имеют запаса времени. Некритические работы имеют некоторый запас времени, и в пределах этого запаса их начало может быть задержано.

Критический путь — это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта.

Нахождение критического пути сводится к нахождению критических работ и выполняется в два этапа.

1. Вычисление раннего времени начала каждой работы проекта. Эта величина показывает время, раньше которого работа не может быть начата.

2. Вычисление позднего времени начала каждой работы проекта. Эта величина показывает время, позже которого работа не может быть начата без увеличения продолжительности всего проекта.

Критические работы имеют одинаковое значение раннего и позднего времени начала, которые вычисляются по формулам 1,2.

Обозначим i — время выполнения работы i, T_p(i) — раннее время начала работы i, T_п(i) — позднее время начала работы i. Тогда

T_p(i) = max (T_p(j)+t_j) (1)

где j — множество работ, непосредственно предшествующих работе i. Раннее время начальной работы проекта принимается равным нулю.