Совершенствование управления затратами образовательного учреждения в условиях нестабильного финансирования

Актуальность темы

исследования. Экономические преобразования в России, связанные с переходом к цивилизованной рыночной экономике, существенно изменили структуру и характер функционирования системы образования.

Применение более семи десятилетий внеэкономического командно-распределительного механизма привело к тому, что образовательные учреждения рассматривались как пассивные получатели бюджетных средств. Считалось, что экономические методы управления, если и могут быть использованы, то только на периферийных участках обслуживания населения, которое, как правило, связывалось только с платными услугами. Все содержание хозяйственной деятельности бюджетных организаций сводилось к исполнению бюджета в соответствии с диктуемыми сверху нормативами затрат. Иными словами, в учреждениях социально-культурной сферы видели нечто противоположное предпринимательским и вообще экономически производительным структурам. [59, 141].

Полностью полагаясь на бюджетное финансирование, в условиях общего экономического кризиса, образовательные учреждения оказались не готовы к новому экономическому механизму функционирования, попали в наиболее сложное финансовое положение.

I Возможность широкого привлечения внебюджетных источников финансирования, внедрение элементов платности обучения, ведение предпринимательской деятельности, дают возможность образовательным учреждениям восполнить дефицит бюджетного финансирования и тем самым наиболее полно удовлетворять совокупный спрос на образовательные услуги. Однако это потребовало формирование принципиально новых подходов и механизмов управления образовательными учреждениями.

Следует отметить, что центр экономической деятельности в условиях рыночной экономики не без оснований перемещается к основному звену (фундаментальной ячейке) всей экономики — предприятию. Это обусловлено тем, что именно в этом основном звене возникают основные проблемы функционирования, апробируются те или иные решения вышестоящих органов, создается основной продукт. Рассмотрение проблем и путей совершенствования функционирования отдельно взятого образовательного учреждения, во взаимосвязи с внешней средой, по нашему мнению, не нарушает принципа системного подхода и дает реальную возможность практической апробации теоретических выводов.

Таким образом, учитывая особенности сферы образования, используя опыт реализации рыночного механизма на коммерческих предприятиях, благодаря законодательному закреплению привлечения дополнительных источников финансирования, необходимо разработать новый экономический механизм хозяйствования образовательных учреждений, основой которого является совершенствование управления затратами, что и определило выбор темы и цель диссертационного исследования.

Степень разработанности проблемы. Данная проблема имеет определенную проработанность, как в теоретическом, так и практическом плане, для коммерческих предприятий. Это обусловлено тем, что основной закон рынка — конкуренция заставляет коммерческие предприятия обратить самое пристальное внимание на затратный механизм формирования прибыли, что значительно повышает роль управления затратами в достижении их конкурентоспособности. Что касается сферы образования, то рынок образовательных услуг только начинает формироваться и, следовательно, только начинает возникать сама проблема управления затратами в образовательных учреждениях, что говорит о ее явно недостаточной изученности.

Цель и задачи. Цель диссертационной работы состоит в совершенствовании управления затратами образовательного учреждения путем разработки актуальных направлений с использованием современных информационных технологий и компьютерной техники.

Поставленная цель диссертационной работы достигается решением комплекса взаимосвязанных задач:

1. Выявление особенностей функционирования образовательных учреждений в условиях рыночной экономики и определение роли управления затратами в их деятельности.

2. Формирование системы показателей управления затратами и определение влияния управления затратами на эффективность развития образовательного учреждения.

3. Обоснование модели и разработка актуальных направлений совершенствования управления затратами образовательного учреждения.

4. Разработка автоматизированной системы управления затратами с использованием современных информационных технологий и компьютерной техники.

Объектом исследования является высшее государственное образовательное учреждение в условиях нестабильного финансирования, обеспечивающее народное хозяйство высококвалифицированными специалистами.

Предметом исследования является экономический механизм управления образовательным учреждением, в том числе управление затратами.

Теоретической и методологической основой решения выдвинутых задач являются работы ведущих отечественных и зарубежных ученых по исследуемой проблеме. Многие аспекты анализа управления затрат нашли отражение в работах А. Ф. Аксененко, П. С. Безруких, Л. Т. Гиляровской,.

B.В.Ивашкевича, С. А. Николаевой, Б. Д. Новодворского, В. Ф. Палия,.

C.С.Сатубалдина, Я. В. Соколова, В. И. Ткача, Н. Г. Чумаченко и других. Теоретические аспекты управления отражены в трудах О. В. Козловой, С. Е. Каминицера, Н. А. Саламатина. Из всего многообразия зарубежных экономистов, в первую очередь, в диссертации использованы подходы, предложенные в трудах К. Друри, У. Кинга, Р. Энтони и других. По вопросам региональных особенностей были использованы труды Уральских ученыхэкономистов: Е. М. Козакова, И. М Корнеева, А. Н. Пыткина, Н. М. Ратнер, O.A. Романовой, А. Н. Силина, А. И. Татаркина и других. Отраслевые особенности сферы образования рассмотрены в трудах Ю. С. Васильева, В. В. Глухова, Б. С. Рябушкина, М. П. Федорова, H.A. Хроменкова, В. П. Щетинина, и других.

Инструментом исследования служат общенаучные методы экономического анализа, теория систем, теория принятия решений, методы экономико-математического моделирования.

Научная новизна диссертационной работы состоит в следующем:

1. Выявлены особенности функционирования образовательных учреждений в условиях рыночной экономики и определена возрастающая роль управления затратами в осуществлении их деятельности.

2.Сформирована система показателей управления затратами, позволяющая определять влияние управления затратами на эффективность развития образовательного учреждения по следующей схеме: эффективность управления затратами —> качество образовательного процесса -" престиж образовательного учреждения —" удовлетворение потребности общества в качественных образовательных услугах.

3. Обоснована модель управления затратами образовательного учреждения, представляющая собой линейное неравенство, выражающее приоритетность экономического условия развития и разработаны актуальные направления совершенствования управления затратами образовательного учреждения.

4. Разработана автоматизированная система управления затратами с использованием современных информационных технологий и компьютерной техники.

Практическая значимость диссертационной работы состоит в следующем:

— предложенные автором направления совершенствования управления затратами дают возможность своевременно и оперативно управлять ресурсами образовательного учреждения в условиях нестабильного финансирования и обеспечивают достаточный уровень конкурентоспособности на рынке образовательных услуг- -/ результаты данного исследования, сформулированные выводы, предложенные рекомендации могут быть использованы, как в методологическом, так и в методическом плане для совершенствования, управления затратами в негосударственных высших учебных заведениях;

— разработанная система управления затратами в учебном заведении, нашла свое отражение в итоговых документах Всероссийского совещаниясеминара высших учебных заведений РФ и вызвала значительный интерес представителей высшей школы других регионов;

— материалы диссертационной работы, в частности методические и теоретические основы управления затратами (подходы, принципы, методы) вошли в курс лекций по экономике, читаемый студентам в Пермском государственном техническом университете и его филиалах.

Апробация работы. Разработанные методики, входящие в состав мероприятий по совершенствованию управления затратами, получили положительную оценку к практическому использованию во всех филиалах ПГТУ.

Основные положения диссертационной работы обсуждались и получили положительную оценку:

— на международной конференции «Энергетика и информатика», Варна (Болгария), 1997;

— на совещаниях ректората ПГТУ 1996, 1997, 1998, 1999;

— на кафедре ЭУП Чайковского филиала ПГТУ 1996, 1997, 1998, 1999;

— в Пермском филиале Института экономики УрО РАН 1999;

— на совещаниях с администрацией филиалов ПГТУ (г. Березники, г. Лысьва).

Основные положения работы отражены в 7 публикациях общим объемом 5,1 п.л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, на 150 страницах компьютерной верстки, списка использованной литературы из 144 наименований, 16 иллюстраций, 9 таблиц и приложений на 12 страницах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

В результате проведенных нами исследований методических основ управления затратами, анализа состояния и тенденции развития управленческого учета и внедрения экономических методов хозяйствования в образовательные учреждения сформулированы следующие базовые выводы:

Возрастание роли управления затратами в деятельности образовательного учреждения в условиях рыночной экономики.

Коренные изменения, связанные с переходом к рыночной экономике создали серьезные проблемы функционирования образовательных учреждений. Эти изменения обусловлены: реконструкцией отношений собственности и всей системы производственных отношенийзаконодательно закрепленной возможностью привлечения дополнительных источников финансированияформированием рынка образовательных услугпоявлением, наряду с государственными, муниципальных и частных учебных заведенийповышением роли высшего образования, в системе подготовки и переподготовки кадров, необходимых для становления рыночных отношений в российской экономике.

Широкое привлечение внебюджетных источников средств дает возможность образовательным учреждениям восполнить дефицит бюджетного финансирования. Однако для этого необходимо формирование нового экономического механизма хозяйствования образовательных учреждений, основой которого, по нашему мнению, является совершенствование управления затратами.

Управление затратами, как специфическую функцию управления, необходимо рассматривать с точки зрения системного подхода, важность которого обусловлена тем, что он позволяет наиболее адекватно отражать взаимосвязь и взаимозависимость отдельных ее подсистем с целью наиболее эффективного их взаимодействия.

Применение системного подхода к управлению затратами в образовательном учреждении требует решения целого комплекса задач, связанных с особенностями и проблемами переходного периода становления цивилизованных рыночных отношений: от сокращения бюджетного финансирования и необходимости поиска дополнительных финансовых источников до участия в жесткой конкурентной борьбе на рынке образовательных услуг.

Специфичность ресурсов и услуг, как разновидности насущных общественных благ, особый характер взаимоотношений производителей и потребителей образовательных услуг, создают определенные сложности для управления затратной стороной механизма функционирования образовательного учреждения.

Дополнительная сложность в управлении затратами в образовательном учреждении состоит в том, что экономические механизмы рыночных отношений практически только начинают внедряться в образовательную деятельность. Необходимость формирования цен на дополнительные образовательные услуги, оперативно^ реагирование на возрастающие цены вводимых компонентов (материалы, учебная и методическая литература, компьютерная техника, коммунальные услуги и.т.п.) требуют получения своевременной и объективной информации по составу и структуре затрат, что достигается в рамках управленческого учета. ,*.

Предстоящая реформа образования должна быть направлена на создание нового хозяйственного механизма и преобразования бюджетных учреждений в некоммерческие организации особого типа с развитыми коммерческими формами деятельности, что должно быть сопряжено с необходимостью усиления роли экономических служб высших учебных заведений.

2. Система показателей организации управления затратами и определение влияния управления затратами на эффективность деятельности образовательного учреждения.

Экономическая эффективность системы управления характеризуется ее влиянием на результаты деятельности организации и определяется соотношением результата управления, т. е. достижения целей, поставленных перед коллективом, и затрат на выполнение управленческих функций.

Оценка экономической эффективности системы управления позволяет охарактеризовать состояние управления, его возможность обеспечить получение прироста экономического эффекта при минимальных затратах, связанных с деятельностью управляющей системы.

Влияние управления затрат на эффективность деятельности образовательного учреждения можно сформулировать на основании традиционного понятия эффективности, выраженной соотношением между целью и результатом, между начальным и конечным моментами деятельности.

В силу своего особого функционального назначения в рыночной экономике эффективность образовательного учреждения рассматривать в двух взаимосвязанных и взаимодействующих аспектах: социальном и экономическом. Своеобразие эффективности образования состоит в том, что здесь наиболее зримо проявляется необходимость рационального сочетания экономического результата с социальной справедливостью. Это дает гарантию противоречивого единства эффективности хозяйствования и относительно равной доступности для населения образовательных услуг. Таким образом, процесс обеспечения экономической эффективности является основой достижения социального эффекта и направлен на соблюдение следующих главных условий: правильный выбор приоритетов, привлечение достаточных средств и рациональное их использование.

Показатели управления затратами конкретного образовательного учреждения, влияющие на эффективность образовательного процесса, должны рассматриваться с точки зрения оптимального соотношения финансовых, материальных и интеллектуальных ресурсов и их наибольшей отдачи для удовлетворения потребности в качественных образовательных услугах.

Рациональная система управления затратами образовательного учреждения позволяет наиболее эффективно использовать имеющиеся средства. Особый характер образовательных услуг, не позволяющий в полной мере использовать такой рыночный инструмент, как цена, резко повышает роль качества обучения и подготовки квалифицированных кадров, как одного из условий конкурентоспособности образовательного учреждения. Поэтому показателями качества эффективного управления затратами образовательного учреждения по нашему мнению могут выступать как экономические показатели обеспечивающие это качество, так и сами показатели качества образовательного процесса.

Совокупность данных показателей представляет собой систему оценки эффективности управления затратами как всего образовательного учреждения, так и его отдельных структурных подразделений.

Как уже было сказано выше, качественные показатели эффективной деятельности образовательного учреждения целиком зависят от рациональной системы управления затратами, которые характеризуют экономические потенциальные возможности и наоборот. То есть существующая взаимосвязь и взаимозависимость между показателями качества образовательной деятельности и экономическим потенциалом дают возможность каждому сотруднику вносить свой вклад в формирование конкурентоспособного, динамично и стабильно развивающегося учреждения.

Достаточная оснащенность студентов средствами вычислительной техники позволяют наиболее полно использовать весь имеющийся арсенал компьютерных разработок. Полная обеспеченность учебно-методической литературой, высокий уровень профессорско-преподавательского состава создают предпосылки для формирования и развития престижа самого учебного заведения и привлечения новых потенциальных студентов.

Обеспечение достаточного (необходимого) набора студентов, в свою очередь, является условием, как для получения бюджетного финансирования, так и для привлечения внебюджетных источников финансирования на основе контрактной системы обучения, что обеспечивает дальнейший рост качества и эффективности деятельности образовательного учреждения.

Таким образом, система показателей управления затратами должна быть целиком направлена на создание условий повышения качества образовательной и научной деятельности, стремление к получению достаточно высокой экспертной оценки образовательного учреждения с целью его стабильной и устойчивой деятельности на рынке образовательных услуг.

3. Модель управления затратами и актуальные направления совершенствования управления затратами образовательного учреждения.

Предложенная нами модель управления затратами образовательного учреждения относится к экономико-математической и представляет собой линейное неравенство, которое выражает главное экономическое условие, обеспечивающее образовательному учреждению потенциальную возможность развития.

Данное условие выражается соотношением доходной части бюджета, выступающего в роли средства достижения главной цели образовательного учреждения и расхода, связанного с его получением.

В силу некоммерческого характера образовательных услуг, превышение доходной части бюджета над его расходной частью, по нашему мнению, следует рассматривать не как извлечение прибыли, а как реальную возможность развития образовательного учреждения через ее реинвестирование, что имеет законодательное закрепление в виде льготного налогообложения.

Особенность предложенной модели заключается в том, что управление затратами на основании системного подхода предлагается рассматривать в двух взаимосвязанных аспектах: обеспечение достаточного финансирования (доходной части бюджета) и рациональное расходование средств. Рациональное расходование средств может быть обеспечено с помощью выделения наиболее приоритетных направлений их использования, что очень важно, особенно в условиях нестабильности финансирования, поэтому мы предлагаем подразделить все затраты, связанные с осуществлением деятельности образовательного учреждения на прямые и косвенные (накладные) как «первого», так и «второго порядка». К тому же, согласно существующим требованиям бухгалтерского учета не все затраты, имеющие место при функционировании образовательного учреждения, могут быть отнесены к себестоимости. К таковым, например, нельзя отнести затраты, связанные с обеспечением культурно-воспитательной работы со студентамиуслуги коммунального характера (энергоресурсы, связь, транспорт) в доли бюджетного финансирования, согласно Инструкции ГНС РФ от 20 августа 1998 г. № 48. Следовательно, понесенные расходы должны быть отражены как реинвестирование прибыли.

Таким образом, реализация модели управления затратами образовательного учреждения должна обеспечить вышеуказанное соотношение доходной и расходной части бюджета учреждения. Следовательно, механизм реализации данной модели должен обеспечить возможность влияния на обе части этого соотношения и содержать следующие составные части:

— механизм привлечения дополнительных источников финансирования, составным элементом которого является разработанная система стимулирования персонала образовательного учреждения, выраженная в значительном повышении оплаты труда при выполнении и перевыполнении установленного плана по доходам (имеется в виду внебюджетные источники финансирования);

— механизм регулирования и контроля над своевременным поступлением денежных средств, реализация которого легла в основу разработки персонифицированного учета по оплате за обучение на контрактной основе и позволила значительно стабилизировать финансовое положение образовательного учреждения;

— механизм оптимального расходования средств, реализуется посредством внедрения управленческого учета, выделения центров ответственности, рационального планирования, бюджетирования и контроля над использованием средств;

— механизм стимулирования и применения санкций, практическое применение которого становится наиболее действенным при назначении персональной ответственности за результаты деятельности.

Необходимость совершенствования управления затратами образовательного учреждения предопределена недостаточной разработкой этого вопроса как в экономической научной литературе, так и ведомственной, профессиональной.

Под «управлением затратами» автор понимает основополагающую управленческую функцию финансово-хозяйственной деятельности образовательного учреждения, направленную на правильный выбор приоритетов, привлечение достаточных средств и рациональное их расходование для обеспечения общества качественными образовательными услугами.

Управление затратами" для государственного образовательного учреждения относительно новое явление. Это объясняется следующими факторами:

1) само понятие «управление» до вступления российской экономики в рыночные отношения использовалось в контексте, не предусматривающем самостоятельности на местах. Российским Законом «Об образовании» (статья 32) зафиксировано, что образовательное учреждение самостоятельно осуществляет образовательный процесс, подбор и расстановку кадров, научную, финансовую, хозяйственную и иную деятельность в пределах, определенных уставом образовательного учреждения и не противоречащих действующему законодательству;

2) отношение к затратам носило формальный, нежели аналитический характер. Работа экономических служб образовательных учреждений заключалась в составлении и представлении смет доходов и расходов в Министерство образования с целью получения бюджетного финансирования.

Экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности практически отсутствовал. Централизованное бюджетное финансирование порождало пассивный, иждивенческий подход в управлении ресурсами, как со стороны экономических служб, так и со стороны руководства образовательных учреждений;

3) наименование предметных статей расходов согласно бюджетному экономическому классификатору предусматривает возможность предоставления отчетности по фактическому использованию средств, как в разрезе бюджетного финансирования, так и внебюджетных источников, но никак не управление затратами.

Привлечение дополнительных источников финансирования создает необходимость формирования активной позиции экономической службы образовательного учреждения, заключающейся в реализации и творческом использовании разработанной в диссертации модели и системы показателей эффективного управления затратами.

Основываясь на выполнении общеизвестных функций и задач управления, сформированная система показателей управления затратами, совместно с моделью управления, предполагают разработку актуальных направлений совершенствования управления затратами, основанных на следующих дополнениях и коррективах:

1. Постановка цели управления затратами должна вписываться в разработанный автором приоритет целей (См. рис. 1.7).

2. Организационные аспекты управления затратами требуют:

— уточнения состава затрат и их классификации для обеспечения принятия решений управленческого характера;

— увязку мест возникновения затрат с центрами ответственности;

— выбор системы учета;

— разработку форм, содержания внутрихозяйственной отчетностипериодичности и сроков ее представления.

3. Регулирующая функция должна быть подчинена соблюдению приоритетного экономического условия (см. 1]), обеспечивающего образовательному учреждению потенциальную возможность развития.

4. Стимулирующая функция должна значительно повышать заинтересованность коллектива в достижении общей цели организации.

5. Учетная функция должна максимально использовать весь имеющийся арсенал бухгалтерского учета.

Проведенный нами анализ современного уровня автоматизации управления в образовательных учреждениях выявил относительно низкую степень автоматизации российских учебных заведений. Таким образом, в данном аспекте имеется значительный резерв оперативного реагирования на изменения финансово-хозяйственной ситуации и принятия адекватных управленческих решений.

4. Автоматизированная система управления затратами, информационно-техническое обеспечение и алгоритмы реализации.

Возросшие требования к качеству управления образовательным учреждением, несомненно, связаны с возможность оперативного влияния на процесс функционирования всех подсистем образовательного учреждения. Поскольку процесс управления как образовательным учреждением в целом, так и затратами, связан с обработкой постоянно увеличивающего потока информации, оперативная ее обработка немыслима без использования современных компьютерных технологий.

Функционирование системы управления затратами образовательного учреждения находится в прямой зависимости не столько от нахождения дополнительных (внебюджетных) источников финансирования, сколько от регулярности их поступления. Одним из главных условий регулярного поступления денежных средств за обучение является организация четкого контроля над оплатой.

Реализация данного подхода с участием автора легла в основу организации персонифицированного учета оплаты за обучение на контрактной основе по методу лицевых счетов в Чайковском филиале Пермского государственного технического университета. Решение данной задачи без внедрения автоматизированной системы учета и контроля, при значительном количестве обучающихся становится проблематичной.

Внедрение компьютерной программы по оплате за обучение позволяет:

— значительно сократить трудозатраты по контролю над поступлением денежных средств за обучение;

— оперативно выявлять отклонения от сроков уплаты и принимать срочные меры для устранения задолженности;

— в необходимых случаях своевременно вносить корректировку в смету расходов, выделяя при этом наиболее приоритетные направления использования финансовых ресурсов-.

— повысить мотивацию коллектива в достижении общей цели.

Внедрение автоматизированного сбора информации об оплате, ее переработка и представление аналитических данных дает возможность оценить состояние по задолженности на любую конкретную дату с целью оперативного реагирования.

Таким образом, в условиях рыночной экономики без внедрения новых экономических методов хозяйствования, основанных на формировании гибкого механизма совершенствовании управления затратами, не возможен процесс функционирования образовательного учреждения. Такой подход создает предпосылки для наиболее эффективного использования имеющихся средств и привлечения достаточного финансирования, необходимого для стабильного функционирования образовательного учреждения. Все это требует усиления экономических служб образовательных учреждений, занятия ими активной позиции для обеспечения основного предназначения образовательных учреждений — удовлетворение общества в качественных образовательных услугах.