Предисловие. 
Организация и технология документационного обеспечения управления

Исторические и методологические исследования системы делопроизводства доказывают, что делопроизводство формировалось как часть системы государственного управления одновременно с развитием государственного аппарата и как универсальная, стабильная, регламентируемая и отчасти консервативная технология. Делопроизводство в качестве специального вида деятельности, которая осуществляется в процессе реализации государственных функций, рассматривается в двух аспектах: документирование, т. е. правила и особенности составления и оформления документов, и организация работы с документами, т. е. выполнение взаимосвязанных операций с ними в определенной последовательности и в установленном порядке. Зависимость делопроизводства от функций государственного управления, методов и способов их реализации, государственное регулирование на единых организационных и технологических основах проявляются как общая закономерность формирования системы делопроизводства в государственном управлении любой страны.

В данном учебнике рассмотрена современная технология работы с документами в организациях. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько рационально организована технология работы с документами на всех этапах их прохождения, зависит успех управленческой деятельности в целом. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы сотрудники не отвлекались от главных производственных целей организации.

Приведенный в учебнике анализ истории делопроизводства как системы помогает выявить закономерности развития работы с документами как специальной управленческой функции, оценить последовательность, характер и особенности выполнения делопроизводственных операций, видовой состав документопотоков и их организацию, проанализировать последовательность формирования и юридический смысл сложившихся правил делопроизводства, которые действуют и в настоящее время, лучше понять значение одной из важнейших функций документа — функции доказательства.

Организация работы с документами изучается в историческом процессе развития государственного управления по следующим системным признакам:

• — структура центральных органов государственного управления, место службы делопроизводства, ее название, роль в системе управления и состав должностей;
• — принцип управления, т. е. порядок принятие решений в государственных органах;
• — законодательное регулирование работы с документами, значение законодательного акта для формирования технологии делопроизводства;
• — основные делопроизводственные операции (количество и предметная сущность);
• — преобладающая форма документа (создаваемого, в основном, способом текстового документирования);
• — развитие формуляра документа как совокупности реквизитов;
• — основные виды документов.

Далее в учебнике анализируется роль государства в развитии системы делопроизводства, рассматривается структура службы делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности. Делопроизводство как система исследуется с момента образования и развития централизованного Русского государства, когда начинают складываться система органов государственного управления и государственный аппарат на основе законодательных и нормативных правовых актов, которые устанавливают и организационные основы системы, и ее технологическую сущность.

Технология обработки основных документопотоков представлена на самом первом, верхнем уровне их классификации: входящие, исходящие, внутренние документы. Особое внимание уделяется методам и способам совершенствования технологической системы работы с документами, которая определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Технология контроля исполнения документов поддерживает важнейшую функцию управления — принятие решений. Контроль исполнения документов и поручений —совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан. Чтобы способствовать повышению эффективности управления в организации, необходимо построить систему контроля исполнения, основанную на документах.

Все документы, поступающие или созданные в процессе деятельности любой организации, требуют не только рационального движения на все уровни управления, но и четкой систематизации с целью обеспечения быстрого доступа к ним. В этих целях выполняются мероприятия по оперативному хранению документов. Данному вопросу в учебнике посвящена отдельная глава.

Учебник предназначен для бакалавров, магистров, слушателей курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки, изучающих дисциплину «Делопроизводство», а также работников всех уровней управления, в той или иной степени участвующих в выполнении операций технологии делопроизводства.