Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и сведениями

Конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. Уязвимость документа резко возрастает при выходе его за пределы этой службы. Документы подвергаются всему спектру возможных угроз. В связи с этим правильная организация работы персонала фирмы с конфиденциальными документами и контроль за выполнением сотрудниками установленных правил представляется крайне важным.

Работникам службы КД и персоналу фирмы следует учитывать, что работающий в фирме злоумышленник или сотрудник фирмы, связанный со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они работают, а документы и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляют работники службы КД или референты руководителей, как лица наиболее осведомленные о конфиденциальной информации.

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений (направлений деятельности) фирмы. Сотрудники фирмы, в том числе руководители любого уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны:

• — знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностным обязанностей;
• — немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях, электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их наличия и комплектности;
• — вести совместно с работником службы учет находящихся у них конфиденциальных документов;
• — ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД;
• — сдавать по описи работнику службы КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;
• — сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ними документы и материалы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку;
• — немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов.

Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД.

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов, номерной личной металлической печатью. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери.

Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на компьютере, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в кейсе, который хранится в запертом сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, носители информации на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника. Дубликаты всех ключей должны находиться в службе КД в опечатанном исполнителем пенале (в том числе дубликаты ключей от сейфа и кейса, которыми пользуется первый руководитель). Прочитанные листы конфиденциального документа всегда должны лежать текстом вниз. При подходе к рабочему столу другого сотрудника лист, с которым работает исполнитель, переворачивается текстом вниз. При любом по длительности выходе из помещения исполнитель должен убрать в сейф все документы и материалы, заблокировать компьютер и, если в помещении не остаются другие сотрудники — запереть входную дверь.

Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Исполненные (до подшивки их в дело) и неисполненные документы должны храниться только в рабочих папках, на которых указывается их целевое назначение: «Ознакомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то число», «Подлежит возврату», «На подшивку в дело» и т. п. Панки должны иметь описи, находящихся в них документов. Хранить документы в россыпи в ящиках столов, шкафах, сейфах в одной папке не допускается. Дела, закрепленные за конкретным исполнителем, обозначаются индивидуальным цветовым отличием, позволяющим выявлять факты несанкционированного обращения к этим делам другого сотрудника.

Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация. Цель проверки — обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые копии всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД с письменной санкции руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.

В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на внешние носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочих местах могут пользоваться первый руководитель, его заместитель, сотрудники службы персонала и других служб по усмотрению первого руководителя, которые располагают объемными массивами конфиденциальных бумажных документов (картотеками, папками и др.) или большим числом машиночитаемых документов. Конфиденциальные материалы такого рода помещаются в сейф (металлический шкаф), который запирается, опечатывается и сдается под охрану. Сейф оборудуется охранной сигнализацией. Компьютеры с обширным составом конфиденциальной информации, которую невозможно переносить на внешние носители информации, или сложными базами данных опечатываются двумя печатями — исполнителя и представителя службы безопасности. Снятие печатей в начале рабочего дня также производится этими лицами.

В службу КД сдается, как правило, каждый конфиденциальный документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких документов, дел, носителей информации, необходимых ему для ежедневной длительной работы, они аккуратно (в папках) укладывают вместе с описью в кейс, который запирается, опечатывается личной печатью сотрудника и сдается в службу КД. Кейсы предназначены для переноса конфиденциальных документов в пределах охраняемой зоны (внутри здания фирмы), доставки их в службу КД и обратно на рабочее место, хранения документов в нерабочее время в этой службе. Кейсы выдаются исполнителям в начале рабочего дня в обмен на удостоверение, пропуск, специальный жетон или под подпись в специальной учетной форме.

После подготовки конфиденциальных документов к сдаче в службу КД исполнитель обязан отключить компьютер, блокировать его персональным ключом, проверить наличие и комплексность в металлическом шкафу открытых документов, носителей информации, дел, других материалов, запереть и опечатать шкаф. В помещении отключается электроэнергия, входная дверь запирается, опечатывается и помещение сдается под охрану. Подобные помещения охраняются особенно тщательно, оборудуются комплексом технических средств охраны, сигнализации и оповещения. Сейфы с особо ценными документами фирмы целесообразно размещать в помещении службы КД.

Отметки о закрытии и вскрытии рабочих комнат сотрудниками фирмы, отключении технических средств охраны делаются в специальном журнале службы охраны с подписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Основные и резервные ключи от рабочих комнат хранятся в сейфе в помещении охраны в специальных пеналах. Пенал закрывается и опечатывается лицом, ответственным за помещение.

Ошибочные действия персонала даже при технически оснащенной системе защиты часто ведут к утрате ценной информации и слишком дорого обходятся фирме.

Следовательно, выполнение достаточно обширного комплекса общих и частных требований по работе руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами позволяет не только правильно организовать технологические процессы этой работы, но и сформировать действенную систему контроля выполнения персоналом указанных требований, что в целом позволит в максимальной степени противодействовать замыслам злоумышленника.