Рекомендательное письмо. 
Документирование управленческой деятельности

Рекомендательное письмо — письмо, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и др.

Рекомендательные письма всегда содержат благоприятные отзывы о характеризуемых, в связи с чем многие специалисты по управлению персоналом считают такие письма субъективными, тем не менее они имеют определенное значение при оценке кандидата, помогая создать общее представление о соискателе.

Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке компании — последнего места работы соискателя, подписывается руководителем компании или другим должностным лицом. Для потенциального работодателя рекомендательное письмо — это, скорее, гарантия того, что соискатель действительно работал в данной компании, выполнял определенный круг обязанностей и оставил компанию, сохранив о себе хорошее впечатление.

Рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, часто с ручательством за него.

Рекомендательное письмо должно состоять из следующих разделов:

• — введение, в котором кратко излагаются обстоятельства знакомства автора письма с рекомендуемым им лицом;
• — сведения о рекомендуемом лице (сведения об образовании, уровне подготовки, квалификации, опыте работы, деловые и личностные качества), при этом особо выделяются наиболее те его черты и способности, которые могут быть наиболее полезны работодателю в той организации или должности, куда соискатель стремится попасть;
• — заключительная часть, в которой автор просит получателя ознакомиться с резюме соискателя или его краткими анкетными данными и назначить встречу для собеседования;
• — комплиментарная часть, в которой автор выражает свою признательность.

Кроме того, в рекомендательном письме может сообщаться информация о причинах ухода работника из компании и краткое впечатление о результатах трудовой деятельности работника, о его способностях к дальнейшему профессиональному росту.

Объем рекомендательного письма не должен быть большим. Самую важную информацию о рекомендуемом лице следует изложить в одном абзаце, избегая употребление общих фраз.

В письме должна быть указана должность и фамилия рекомендующего, чья подпись стоит в конце рекомендации. Кроме того, желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.

Есть несколько отраслей деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, медицина, наука, работа с детьми (няни, гувернантки и т. д.). В остальных случаях использование рекомендательных писем зависит от конкретной ситуации.

Примеры рекомендательных писем

Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица

Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица и выражением готовности дать дополнительную информацию

Рекомендательное письмо

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст такого письма начинается словами:

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения.

Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Примеры сопроводительных писем

Сопроводительное письмо к разъяснительным материалам

Сопроводительное письмо к документам по подготовке специалистов