Понятие и виды бланков документов

Бланк документа — э го стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические знаки (уголки, прямые линии, крестики), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30−2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210><297 мм) и А5 (148 ^х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее (рис. 1).

Рис. 1. Поля документа.

При составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы. Номер проставляегся на верхнем поле страницы посередине. Номер пишется арабскими цифрами без указания слова с траница и его сокращенных вариантов, знаков гире.

Государственным стандартом установлены следующие виды бланков документов: общий бланк документа, бланк писем, бланк конкретного вида документа^[1].

Общий бланк используют для любых видов документов, кроме писем. В зависимости от учредительных документов общий бланк включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14, а также трафаретные места для нанесения реквизитов 11 и 12 (рис. 2, 3). Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нём создаются.

Рис. 3. Образец общего углового бланка организации.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09, а также, в целях ускорения оформления, трафаретные места и ограничительные отметки зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22. Для бланков писем, как и для общих бланков, характерны два варианта размещения постоянных реквизитов — угловое и продольное. На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается. В качестве заголовка может быть указано — «коммерческое предложение».

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10), он становится бланком этого вида документа (например, бланк приказа, бланк протокола, бланк акта). Бланк вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 18, 20 и т. д. (рис. 5). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов.

Рис. 5. Образец бланка конкретного вида документа (возможен угловой вариант).

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается под наименованием организации-автора. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности также размещается под наименованием организации-автора документа (рис. 6).

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности. На гербовых бланках проставляют порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведется в регистрационно-учетных формах (журналах регистрации бланков). При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков наименование вида бланка; количество выданных экземпляров; серию и номера бланков; фамилию и инициалы должностного лицаполучателя и наименование его структурного подразделения; расписку в получении; примечание (отметка об уничтожении и др.).

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта. На делопроизводственную службу возлагается контроль за использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации-автора документа.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков.

При оформлении бланков нс допускается:

• — размещение на бланке только сокращенного наименования организации-автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
• — составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации-авторе;
• — «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
• — размещение на бланке данных об организации-авторе, ее местонахождении, нс соответствующих данным государственной регистрации;
• — произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.

• [1] ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт России, 2003.