Нормативно-методическое и правовое обеспечение стандартизации и автоматизации делопроизводства

Правовые основы стандартизации в России, были заложены Федеральным законом от 10.06.1993 № 5154−1 «О стандартизации».

Стандартизация представляет собой процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

• Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг^[1].

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» основными целями стандартизации в применении к документам являются:

• • обеспечение единства требований в области делопроизводства;
• • обеспечение технической совместимости, сопоставимости создаваемых документов;
• • содействие проведению работ по унификации форм документов и требований к их оформлению и составлению;
• • приведение документации к единообразию.

Активное использование новых информационных технологий в делопроизводстве потребовало унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. Это побудило начать работу по созданию унифицированных форм документации (УФД). Целью унификации документов было сокращение количества применяемых в деятельности организаций документов, типизация их формы, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, упрощение работы с документами за счет сокращения временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных.

Процесс унификации документов проходил несколько стадий:

• 1) унификация форматов бумаг. Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) разработала стандарты бумаг, закрепив их в стандарте ISO 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов, А и В». Принятые международным документом стандарты форматов бумаг обязательны и в нашей стране для управленческой документации;
• 2) унификация полей документов. ГОСТ Р 6.30—2003 установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:
  • • левое поле — 20 мм,
  • • правое поле — 10 мм,
  • • верхнее поле — 20 мм,
  • • нижнее поле — 20 мм;
• 3) унификация форм документов, т. е. закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним. Разработка унифицированных форм документов осуществляется как на общегосударственном уровне, так и на уровне организаций (например, Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы документов);
• 4) унификация текста документов. Например:
  • • в ТК РФ содержатся требования к тексту трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка,
  • • в постановлении Правительства РФ от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» дана типовая структура текста административного регламента, а также указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе,
  • • распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р утверждена унифицированная форма анкеты, заполняемой при приеме на государственную гражданскую службу, и др. К унификации текста документа можно отнести разработку и использование в документах наборов стандартных фраз и выражений, речевых формул, языковых клише, устоявшихся словосочетаний;
• 5) унификация терминологии. Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере — автоматизированных технологиях, так как именно в этой области введено большое число новых терминов, а ряд терминов получил новые, уточненные толкования. В связи с этим возникла потребность в разработке стандартов на термины и определения. Так, с 1 июля 2007 г. был введен ГОСТ Р ИСО 15 489−1—2007, с 1 марта 2014 г. действует ГОСТ Р 7.0.8−2013.

Ряд новых понятий введен или уточнен в Постановлении об утверждении правил делопроизводства.

Отсутствие унифицированной терминологии привело к появлению в специальной литературе различных терминов для обозначения системы автоматизации делопроизводства: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив, система автоматизации делопроизводства и документооборота. Главным недостатком этих терминов является смешение или подмена понятий «делопроизводство» и «документооборот». Мы будем пользоваться понятием «система электронного делопроизводства» (СЭД).

Унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, включены в ОКУД, который является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД предназначен для:

• • регистрации форм документов;
• • упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
• • сокращения количества применяемых форм;
• • исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• • обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• • контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• • рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

В результате работы по унификации документов были разработаны:

• • общероссийские унифицированные формы;
• • отраслевые унифицированные формы;
• • формы документов субъектов РФ;
• • унифицированные формы документов организаций и предприятий.

Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, учитывая возможность их компьютерной обработки. В организациях, на предприятиях по итогам унификации разрабатывается Табель унифицированных форм документов, утверждаемый руководителем организации.

• Табель унифицированных форм документов — перечень установленных к применению унифицированных форм документов^[2].

На основе Табеля форм документов в организациях создается Альбом форм документов, разрабатываемый в бумажном варианте (эталонный образец) и в его электронной копии, которая должна быть на каждом рабочем месте.

• Альбом унифицированных форм документов — сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению^[3].

Таким образом, к настоящему времени сформирована нормативно-методическая и правовая основа стандартизации делопроизводства, включающая:

• • федеральные законы^[4];
• • указы и распоряжения Президента РФ;
• • постановления и распоряжения Правительства РФ;
• • правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;
• • нормативные акты и методические документы по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;
• • ГОСТ на документацию, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и др.

Системы электронного делопроизводства, в том числе электронного документооборота, появились в конце прошлого века. Начало активному переход}' к электронному документообороту в России положила Концепция реформирования системы государственной службы Российской Федерации, утвержденная Президентом РФ 15.08.2001 № Нр-1496. Для повышения эффективности функционирования системы государственной службы и уровня информированности общества о деятельности государственных органов и государственных служащих Концепцией предусмотрены широкое использование современных информационных технологий, разработка новых стандартов делопроизводства, основанных преимущественно на электронном документообороте с применением электронной цифровой подписи, обеспечение более широкого доступа государственных служащих к государственным и иным информационным ресурсам.

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления и организаций был принят ряд правительственных программ и решений. В 2002 г. стартовала Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002—2010 годы)», утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 «О федеральной целевой программе „Электронная Россия (2002—2010 годы)“», важнейшими задачами которой являлось повышение эффективности межведомственного взаимодействия и внутренней деятельности органов государственной власти на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и телекоммуникационных технологий; повышение эффективности управления путем внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти; обеспечение оперативности и полноты контроля за деятельностью органов государственной власти.

Одним из направлений Программы являлось совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий, главные мероприятия которого ориентированы на «повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных».

Мнение специалиста В соответствии с Федеральной целевой программой «Электронная Россия (2002—2010 годы)» до 65% хозяйствующих субъектов перейдут к электронному документообороту внутри организаций и до 40% — к межведомственному документообороту. Таким образом, более половины городов страны с населением свыше 50 тыс. человек должны перейти на электронный документооборот.

Формирование единого информационного поля ознаменовалось разработкой первого международного стандарта ИСО 15 489−1—2001 «Информация и документация. Управление документацией». На его основе в ряде зарубежных стран разработаны национальные стандарты по управлению деловой документацией. В России стандарт ИСО «методом обложки» был утвержден как ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007.

В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ от 07.02.2008 № Пр-212, целями формирования и развития информационного общества в Российской Федерации являются повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий.

Отдельные нормы применения электронных документов и электронного документооборота содержат: Закон об архивном деле, Закон об информации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Закон об электронной подписи, Закон о порядке обращений граждан, Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), утвержденное постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754, явилось нормативной основой для создания единой инфраструктуры обеспечения электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления. Постановлением Правительства РФ от 25.12.2009 № 1088 «О государственной автоматизированной информационной системе „Управление“» предусмотрено создание госз’дарственной и региональных автоматизированных информационных систем «Управление». Концепция ГАС «Управление» одобрена Правительственной комиссией 02.10.2012.

Основополагающим нормативным документом, установившим общие требования к организации электронного делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, является Постановление об утверждении правил делопроизводства и разработайные на его основе Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

• [1] Статья 2 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническомрегулировании».
• [2] Часть 3 «Термины и определения» ГОСТ Р 7.0.8—2013.
• [3] Там же.
• [4] Закон об информации; Закон об электронной подписи; Закон об архивномделе; Закон о государственной тайне и др.