Документирование перевода сотрудников на другую работу

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Оформления перевода сотрудников

Оформление перевода включает следующие процедуры:

• — предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон — работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);
• — написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);
• — написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);
• — согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителем подразделения, в которое переводится работник;
• — согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений — плановофинансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;
• — передача заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);
• — при положительном решении вопроса — обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости — внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;
• — составление (заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной индивидуальной формы приказа о переводе; распечатка бумажного экземпляра приказа;
• — визирование приказа, подписание приказа руководителем организации;
• — ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
• — информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или № Т-13);
• — внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• — внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС, перестановка учетных карточек в картотеке;
• — внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;
• — внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Документирование инициативы о переводе на другую работу

Заявление о переводе печатается или пишется от руки в следующей форме, например.

Или в следующей форме.

Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места его работы и должности, оценку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышения профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, представление оформляется па общем бланке и направляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется или обновляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения па должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождают, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника не исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

Документирование решения о переводе на другую работу

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 или № Т-5а. Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причина перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т. п.).

Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Эти унифицированные формы также не содержат реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требуют составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справок о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного количества документов, однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.