Документы, регулирующие деятельность организации и структурного подразделения

Устав — локальный нормативный правовой акт, в котором зафиксирован свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, предприятий (государственных и негосударственных), обществ и граждан, их взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, права и обязанности в определенной сфере управления, а также хозяйственной или иной деятельности, например: Устав МГУПС (МИИТ), Устав Государственного архива Российской Федерации и др.

Уставы государственных учреждений (органов власти и управления) утверждаются высшими органами государственной власти и управления. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации и др.)• Устав негосударственной коммерческой организации (предприятия) утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке; это обязательный учредительный документ. Устав негосударственной некоммерческой (общественной) организации (партии, ассоциации и др.) принимается и утверждается ее съездом (собранием, заседанием и др.).

Общие требования к порядку разработки и содержанию устава юридического лица зафиксированы в ч. 1 ГК РФ. К обязательным реквизитам в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003 относятся:

• — наименование организации;
• — наименование документа;
• — место составления или издания документа;
• — дата документа;
• — регистрационный номер;
• — гриф согласования и/или виза согласования;
• — оттиск печати;
• — текст.

Текст устава подразделяется на разделы и подразделы с применением цифровой и буквенно-цифровой рубрикации.

Структура текста устава зависит от его разновидности.

Устав государственного учреждения, как правило, включает разделы:

• — общие положения;
• — цели и задачи;
• — права;
• — имущество;
• — управление;
• — реорганизация и ликвидация.

Структура устава негосударственной организации (например, акционерного общества) будет совершенно другой:

• — общие положения;
• — акционерный капитал;
• — порядок деятельности;
• — права;
• — управление;
• — учет и отчетность;
• — распределение прибыли и прочие накопления;
• — прекращение деятельности.

Информация, которая должна быть отражена в уставе негосударственной коммерческой организации, определена соответствующими федеральными законами: ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др. нормативными правовыми актами^[1].

Образец устава организации представлен в приложении 1.

Положение — нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер. Данный документ определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, одного учреждения или структурного подразделения (комиссии, группы). Можно также выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Пример: «Положение о постоянно действующей экспертной комиссии». Некоторые разновидности положений разрабатываются при создании новых предприятий (организаций), структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. Пример: «Положение о кафедре» .

Таким образом, можно выделить три основных вида организационноправового документа «Положение» :

• — положение об учреждении;
• — положение о структурном подразделении;
• — положение, регламентирующее определенное направление деятельности.

В государственных учреждениях конкретные положения, как правило, разрабатываются на основе типовых, составляются и утверждаются вышестоящими органами управления или должностными лицами. В негосударственных организациях при разработке положения нередко используют типовое положение по данному направлению деятельности с целью адаптации его к специфике и особенностям конкретной негосударственной коммерческой или некоммерческой организации.

Положения разрабатываются автором (из числа руководящего состава) и утверждаются вышестоящим органом управления предприятия (например, общим собранием акционеров) или должностным лицом (например, директором).

Положение относится к организационно-распорядительной документации и имеет типовую структуру текста, представленную в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке учреждения. Формуляр положения в зависимости от статуса и ранга юридического лица, его компетенции, целей создания документа должен иметь следующий состав необходимых реквизитов:

• — Государственный герб РФ;
• — герб субъекта РФ;
• — эмблему организации или товарный знак;
• — наименование организации;
• — гриф утверждения документа;
• — наименование вида документа;
• — место составления или издания документа;
• — текст документа;
• — подпись;
• — оттиск печати;
• — визы согласования документа;
• — идентификатор электронной копии документа.

Кроме того, Положение об учреждении имеет еще один реквизит — отметку о регистрации документа налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции РФ).

Текст положения включает следующие разделы:

• — общие положения;
• — цели и задачи;
• — функции;
• — права и ответственность;
• — руководство;
• — взаимоотношения с другими структурными подразделениями (для положения о структурном подразделении) и др.

В разделе «Общие положения» формулируется точное название учреждения, структурного подразделения или коллегиального органа; определяется его ранг и статус; приводится перечень законодательных и нормативных актов, методических материалов, на основе которых осуществляется их деятельность.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируются основные цели деятельности и основные его задачи.

" Функции" является основным разделом положения и включает всестороннюю характеристику деятельности учреждения (структурного подразделения или коллегиального органа) и подробный перечень всех функций, посредством выполнения которых реализуется решение задач для достижения основной цели.

В разделе «Права и ответственность» указываются права, которыми учреждение (структурное подразделение или коллегиальный орган) наделяются для реализации поставленных задач. При этом права должны соответствовать действующим законодательным и нормативным правовым актам, регламентирующим их деятельность. Прописывается также ответственность, которую они несут в случае невыполнения своих функций.

Раздел «Руководство» включает наименование должности руководителя, требования к уровню образования, стажу практической работы, его компетенцию и обязанности.

С целью дифференциации компетенции руководителя и компетенций сотрудников, устанавливаются персональные нрава и ответственность руководства. В их числе: право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные виды документов, издавать распорядительные документы, но определенному кругу вопросов, осуществлять руководство кадровой политикой учреждения (структурного подразделения), применять меры поощрения или взыскания и т. д. В данном разделе также должно содержаться указание основных направлений деятельности, по которым руководитель несет персональную ответственность, например: за выполнение задач учреждения (структурного подразделения или коллегиального органа); за состояние документации, ее соответствие требованиям законодательных актов и нормативно-правовых документов, достоверность информации, зафиксированной в ней, и се утечку; за организацию работы учреждения (структурного подразделения, коллегиального органа); за работу с кадрами.

В разделе «Взаимосвязи с другими структурными подразделениями» регламентируются взаимосвязи, возникающие, например, в результате осуществления производственной, хозяйственной, управленческой деятельности. Здесь же фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их издания, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.

Помимо основных разделов, рекомендованных УСОРД, в структуру текста положений при необходимости допускается включение дополнительных разделов, например, «Порядок пересмотра положения». В этом разделе может быть установлена периодичность пересмотра положения (ежегодно или по мере необходимости), и/или в нем перечисляются условия, при которых пересмотр необходим (так, положение о службе ДОУ пересматривается при изменении структуры подразделения, изменении его задач и функций).

Рассмотрим подробнее правила создания трех вышеназванных видов положений:

Положение об учреждении — это локальный нормативный акт, на основании которого действует учреждение (организация, предприятие). Он определяет организационно-правовую форму, ранг (федеральный, центральный и др.), наименование, цели создания, задачи, функции, права и обязанности юридического лица, организационную структуру и порядок его функционирования.

Обратите внимание!

В настоящий период нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки данного документа, не существует. Поэтому мы можем основываться только на предыдущем опыте учреждений и рекомендаций ВНИИДАД.

В текст положения об учреждении могут быть включены следующие разделы:

• — общие положения (организационно-правовой статус, название учреждения, его месторасположение);
• — цели создании юридического лица и виды деятельности;
• — права и обязанности создателей организации;
• — порядок образования имущества учреждения;
• — порядок ответственности создателей по обязательствам учреждения;
• — принципы и способы организации управления;
• — порядок ведения учета и отчетности;
• — порядок использования активов и средств организации;
• — порядок создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств учреждения;
• — порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица. Положения об учреждении оформляются на стандартном листе формата А4.

Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный правовой акт, на основании которого функционирует структурное подразделение учреждения (предприятия, организации). Данный организационно-правовой документ устанавливает место структурного подразделения в иерархии учреждения и его компетенцию.

Положение о структурном подразделении условно можно подразделить на следующие группы:

• — положения о коллегиальных и совещательных органах аппарата управления организации (совет директоров, правление и т. п.);
• — положения о постоянно действующих структурных подразделениях;
• — положения о специализированных подразделениях (ученый совет, научно-технический совет и т. п.);
• — положения о временных структурных подразделениях (комиссиях, советах и т. п.).

По своему характеру и назначению положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения о структурных подразделениях разрабатываются руководством учреждений для подведомственных структур или группы однотипных структурных подразделений одной организации (например, цеха промышленного предприятия).

Структура текста может быть представлена типовым набором разделов: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, служебные связи, организация работы. При необходимости можно добавить раздел (как правило, заключительный) «Порядок пересмотра положения». Данный раздел может установить периодичность пересмотра данного нормативного документа (например, раз в 3−5 лет) либо называет условия, при наступлении которых корректировка текста положения необходима (например, положение о службе ДОУ, как правило, пересматривается при изменении структуры подразделения или учреждения (предприятия) в целом.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или органом управления (например, советом директоров или общим собранием акционеров).

Положение, регламентирующее определенное направление деятельности — локальный нормативный акт, обязательный для исполнения всеми сотрудниками, подпадающими под его действие. Пример: «Положение о начислении заработной платы профессорско-преподавательскому составу университета», «Положение о дистанционном обучении» и т. п.

Данный нормативный документ, как правило, содержит нормы, регулирующие организационные, финансовые, социальные, технологические и иные специфические направления деятельности учреждения, его структурных подразделений и лиц.

В зависимости от назначения положения этого типа можно разделить на следующие группы:

• — нормативные акты, регламентирующие условия труда и правила их соблюдения;
• — документы, регулирующие порядок организации и проведения определенных мероприятий (конкурсов, олимпиад, конференций, семинаров и т. п.);
• — положения, регулирующие специфические направления деятельности отраслевых учреждений. Пример: «Положение о порядке присвоения ученых званий» .

Из опыта

Сотрудников, подпадающих под действие конкретного положения в обязательном порядке руководство учреждения должно с ним ознакомить и документально зафиксировать этот факт. Чаще всего с этой целью в соответственном структурном подразделении ведется журнал ознакомления, в котором оформляются ознакомительные визы сотрудников.

Положение оформляется на общем бланке учреждения, подписывается должностным лицом, его разработавшим, утверждается и вводится в действие порядком, предусмотренным в данном учреждении.

Образец положения представлен в приложении 3.

Учредительный договор — документ, посредством которого граждане, создающие определенное юридическое лицо, принимают на себя обязательства по определению порядка функционирования и направления деятельности этого юридического лица, а так же порядок его реорганизации и ликвидации.

Исторический экскурс

В Европе понятие учредительного договора возникло в XIII—XIV вв. с возникновением предпринимательских объединений банкиров. В 1673 г. во Франции был принят торговый регламент, который предусматривал создание юридического лица на договорной основе. В России лишь в 1807 г. императором Александром I был подписан манифест, в котором регламентировалось создание купеческих товариществ на основе договора.

В гражданском кодексе РСФСР 1922 г. термин «учредительный договор» отсутствовал, хотя определял порядок заключения, исполнения и расторжения договоров о создании товариществ.

В новой редакции ГК РСФСР, вступившим в силу в 1964 г., термин «учредительный договор» так же отсутствовал, однако в начале 80-х гг. XX в. учредительный договор стали применять в качестве правовой основы при создании и регистрации предприятий с иностранным участием.

В современном российском законодательстве термин «учредительный договор» впервые появился в п. 2 ст. 13 «Основ Гражданского Законодательства Союза ССР» от 31 мая 1991 г.

В настоящее время определение понятия «учредительный договор» и его правовой статус содержится в п. 2 ст. 52 ГК РФ, в которой регламентируется, что с вступлением учредительного договора в законную силу его участники обязуются создать юридическое лицо, определить порядок совместных действий по его созданию, определить условия, на которых будет передано личное имущество, отрегулировать распределение прибыли между учредителями юридического лица, определить порядок выхода из состава юридического лица, ликвидации компании.

Данный документ должен иметь следующий состав обязательных реквизитов:

• — Государственный герб РФ;
• — герб субъекта РФ;
• — эмблема организации или товарный знак;
• — наименование организации;
• — гриф утверждения документа;
• — наименование вида документа;
• — место составления или издания документа;
• — текст документа;
• — подписи;
• — визы согласования документа;
• — грифы согласования документа;
• — отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
• — отметку о регистрации документа налоговым органом (или соответствующим подразделением Министерства юстиции РФ);
• — идентификатор электронной копии документа.

Типовой текст учредительного договора организации, как правило, содержит следующие рекомендованные разделы:

• — вводную часть;
• — цель заключения договора;
• — общие положения;
• — цели создания юридического лица;
• — права и обязанности владельцев;
• — порядок образования активов и капитала юридического лица;
• — порядок управления доходами организации;
• — порядок ответственности владельцев по обязательствам юридического лица;
• — порядок ведения учета и отчетности;
• — порядок изменения состава владельцев;
• — порядок рассмотрения споров;
• — порядок изменения и расторжения учредительного договора;
• — порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица.

Учредительный договор подписывается всеми участниками — будущими владельцами юридического лица.

В настоящее время в делопроизводстве учреждений (предприятий и организаций) применяется такой документ как договор, который можно отнести к организационным документам.

Образец учредительного договора представлен в приложении 2.

Договор — нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий хозяйственные или иные гражданско-правовые отношения между субъектами (юридическими или физическими лицами). Посредством договора устанавливаются различные экономические, хозяйственные и другие правоотношения между физическими лицами, физическими и юридическими лицами и между юридическими лицами. Законом установлено, что договоры создаются при документировании, например, сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поставки товаров или оборудования и др. Отношения работника и работодателя согласно Трудовому кодексу РФ также оформляются договором (трудовой договор).

Договор заключается в письменной форме; составляется один документ в необходимом количестве экземпляров (по числу юридических или физических лиц, участвующих в сделке), который подписывается всеми лицами (или их представителями по доверенности).

В договор включается информация о договаривающихся сторонах: их наименования (или сведения о физических лицах), данные об их учредительных документах, о представителях договаривающихся сторон (фамилии, имена, отчества), сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении или невыполнении в срок взятых на себя обязательств, срок действия договора.

Основной раздел договоре — «Обязательства сторон», где прописываются основные условия и конкретные действия, которые должны выполнить участники договора.

В тексте договора должны быть указаны юридические адреса сторон, их банковские реквизиты, указания на количество экземпляров данного документа. В случае, когда участник сделки является физическим лицом, должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, данные паспорта, место регистрации и фактического проживания (если оно не совпадает с местом постоянной регистрации), номера телефонов.

Договор составляется на стандартном листе бумаги формата А4. К обязательным реквизитам договора следует отнести следующие:

• — Государственный герб РФ;
• — герб субъекта РФ;
• — эмблему организации или товарный знак;
• — наименование организации;
• — название вида документа;
• — дату документа;
• — регистрационный номер документа;
• — текст документа;
• — место составления документа;
• — подпись;
• — оттиск печати.

Два последних реквизита оформляются специфично именно при составлении данного документа, так как число подписей будет соответствовать количеству физических лиц и представителей юридических лиц. А число печатей будет соответствовать количеству юридических лиц — участников договора.

Порядок — нормативный правовой акт, регламентирующий определенное направление деятельности отрасли или учреждения. Он издается с целью регулирования правоотношений между гражданами и учреждениями («Порядок приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования»), между юридическими лицами («Порядок передачи управления многоквартирным домом при смене организаций, управляющих многоквартирным домом, независимо от их организационноправовых форм»).

Порядок, как организационно-правовой документ, по назначению принципиально отличается от, например, Положения, тем, что не устанавливает ранг и статус учреждения (или структурного подразделения), издающего данный документ, а только определяет алгоритм действий в определенной сфере и закрепляет его юридически^[2]. Однако формуляр порядка схож с аналогичными документами, например, с Положением или Регламентом (см. ниже).

Порядок имеет типовой набор разделов. Например, наименования разделов документа «Порядок приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» содержит следующие разделы:

• — общие положения;
• — организация приема граждан в вуз;
• — организация информирования абитуриентов;
• — прием документов от поступающих;
• — вступительные испытания;
• — особенности проведения вступительных испытаний для граждан с ограниченными возможностями здоровья и др.^[3]

При необходимости в формуляр порядка могут быть добавлены специфические разделы, которые, как правило, не встречаются в текстах регламента или положения, дающие дополнительные разъяснения по объекту и предмету организационно-правового документа, например, «Термины и определения» .

Порядок, как правило, утверждается распорядительным документом, учреждения — автора. Пример: Распоряжение Департамента жилищнокоммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы от 29 сентября 2006 г. № 0514−316/6 «Об утверждении порядка передачи управления многоквартирным домом при смене организаций, управляющих многоквартирным домом, независимо от их организационно-правовых форм» .

Порядок, издаваемый федеральным органом исполнительной власти после издания приказа об утверждении, должен обязательно пройти процедуру регистрации в Министерстве юстиции РФ. Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 28 декабря 2011 г. № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования», зарегистрирован в Минюсте РФ 24 января 2012 г., регистрационный № 23 011. Только после этого Порядок вводится в действие, т. е. начинает реализовываться.

Структура и штатная численность — документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений учреждения (предприятия, организации) и штатную численность персонала в каждом из них.

Состав реквизитов будет зависеть от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура, и может включать:

• — Государственный герб РФ;
• — герб субъекта РФ;
• — эмблему организации или товарный знак;
• — наименование организации;
• — гриф утверждения документа;
• — оттиск печати;
• — наименование вида документа;
• — дату создания документа;
• — номер документа;
• — место составления или издания документа;
• — заголовок к тексту;
• — текст документа;
• — подпись;
• — идентификатор электронной копии документа;
• — визы согласования документа.

Текст данного документа оформляется в виде таблицы, состоящей из трех граф: номер по порядку, наименование структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц.

Документ этого вида оформляется, как правило, на общем бланке организации (учреждения, предприятия). Допускается также оформление структуры и штатной численности на простом листе формата А4, но с непременным нанесением всех юридически значимых реквизитов.

Структура и штатная численность составляется и подписывается руководителем кадровой службы учреждения и главным бухгалтером, утверждается руководителем. Вводится в действие приказом по организации, также подписанным руководителем.

Штатное расписание - документ, который разрабатывается в соответствии со структурой и штатной численностью с целью установления должностных окладов и размеров надбавок к ним по каждой должности в зависимости от квалификационных характеристик работника (образование, стаж работы и т. п.). В случае отсутствия такого документа как «Структура и штатная численность», данный документ устанавливает и структуру организации.

История вопроса

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Штатное расписание составляется и оформляется по форме № Т-3, утвержденной Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

Состав реквизитов зависит от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура:

• — наименование организации;
• — код организации по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО);
• — код формы документа;
• — гриф утверждения документа;
• — оттиск печати;
• — наименование вида документа;
• — дат}' создания документа;
• — номер документа;
• — текст документа;
• — подпись;
• — идентификатор электронной копии документа;
• — визы согласования;
• — грифы согласования.

Штатное расписание составляется и подписывается руководителем кадровой службы учреждения и главным бухгалтером, утверждается руководителем. Вводится в действие приказом по организации, также подписанным руководителем.

• [1] Федеральный закон от 26 декабря 2005 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»: Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» .
• [2] Например, «Порядок обеспечения денежным довольствием сотрудников таможенных органов Российской Федерации» (утв. приказом Федеральной таможенной службы РФ от 7 апреля 2014 г. № 649, зарегистрирован в Минюсте РФ 30 мая 2014 г. Регистрационный № 32 510).
• [3] Приказ Министерства образования и науки РФ от 28 декабря 2011 г. № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» .