Организация бухгалтерского учета в бюджетном учреждении

В соответствии с нормами Закона о бухгалтерском учете (ссылки на соответствующие статьи закона даны ниже в скобках) на руководителя экономического субъекта, являющего единоличным исполнительным органом, возложены следующие обязанности:

• — организовать ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 7);
• — возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7);
• — утвердить по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 и ч. 5 ст. 10);
• — подписать экземпляр бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе для признания ее составленной (ч. 8 ст. 13).

Руководитель бюджетного учреждения может организовать бухгалтерский учет одним из следующих способов: создать самостоятельное структурное подразделение — бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером либо заключить договор с централизованной бухгалтерией об оказании услуг.

Главный бухгалтер разрабатывает должностные инструкции для работников бухгалтерской службы. Распределяются обязанности между работниками, как правило, по функциональному признаку; в зависимости от объема работ могут создаваться группы: финансовая, материальная, расчетная и др. Для определения и обоснования необходимой численности работников, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями постановлением Минтруда России от 26.09.1995 № 56 утверждены межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, которые рекомендуются для применения в учреждениях. При внедрении прогрессивных методов работы бухгалтерских служб следует разрабатывать и вводить в установленном порядке нормативы, соответствующие более высокой производительности труда. В табл. 3.5 приведены некоторые нормативы времени при использовании технических средств и программного обеспечения по бухгалтерскому учету и составлению отчетности.

Таблица 3.5

Нормативы времени, применяемые в бухгалтерских службах учреждения

Далее мы рассмотрим организацию документооборота в бухгалтерской службе. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных учетных документов регламентирован Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105 и применяемым в части, не противоречащей действующим нормативным правовым актам. Документооборот, под которым понимается движение документа от момента его составления ответственными лицами или получения от других организаций до сдачи в архив, находит отражение в локальном акте «График документооборота», утверждаемом в экономическом субъекте либо отдельным приказом руководителя, либо оформляемом как приложение к учетной политике.

Форма графика документооборота законодательно не утверждена, поэтому учреждение может оформить его в виде таблицы с графами работ по созданию, проверке и обработке и передаче в архив документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

При составлении графика документооборота необходимо учитывать следующие аспекты:

• 1) должны быть установлены все факты хозяйственной деятельности учреждения, оформляемые соответствующими первичными учетными документами;
• 2) главным бухгалтером определяются, а руководителем утверждаются:
  • — ответственные лица за оформление документов; за принятие и обработку первичных учетных документов для последующего отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности;
  • — сроки представления документов;
• 3) применяются правила организации государственного архивного дела, в соответствии с которыми определяются сроки хранения первичных документов и учетных регистров. Напомним, что учреждение должно обеспечить их хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с приказом Минкультуры № 558, но не менее пяти лет. Налоговый кодекс РФ определяет срок хранения документов по исчислению и уплате налогов равным четырем годам.

Ниже (табл. 3.6) приведен фрагмент графика документооборота.

Если график документооборота составлен правильно и соблюдается ответственными лицами, это способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри учреждения.

Таблица 3.6

График документооборота

(фрагмент).

Требования к квалификации главного бухгалтера и его должностные обязанности приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих^[1], утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Так главный бухгалтер возглавляет работу по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки; по организации системы внутреннего контроля, соблюдению порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

Главный бухгалтер формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющую своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации, также руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям; работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.

Он же обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств; контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов; своевременное перечисление налогов и сборов в бюджеты бюджетной системы РФ, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды; контроль за расходованием фонда оплаты труда, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий в подразделениях организации; подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы; сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив.

Главный бухгалтер принимает участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности; подготавливает предложения, направленные на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат. Он ведет работу по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

Главный бухгалтер участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарноматериальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы; оказывает методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.

Другим способом организации бухгалтерского учета является передача этих функций централизованной бухгалтерии на основании заключенного договора на оказание услуг. Этот способ предусмотрен и приказом Минфина России № 157н. При этом обслуживание производится по следующим направлениям:

• — организация и ведение бухгалтерского, налогового учета и отчетности, обязательных и хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в бухгалтерских регистрах в соответствии с действующим законодательством;
• — осуществление предварительного контроля за соответствием заключаемых контрактов по кодам операций сектора государственного управления, предусмотренных Планом финансово-хозяйственной деятельности, за своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций;
• — осуществление контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с нормативами и сметами;
• — своевременное проведение расчетов с организациями и физическими лицами;
• — консультирование руководителя обслуживаемого учреждения по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета и отчетности;
• — начисление заработной платы и перечисление страховых и накопительных пенсионных взносов, ведение индивидуального (персонифицированного) учета;
• — подготовка и представление отчетности в вышестоящее учреждение, налоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики;
• — проведение экономического анализа результатов деятельности учреждений.

• [1] Рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров и призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях.