Предварительное рассмотрение документов
![Реферат: Предварительное рассмотрение документов](https://gugn.ru/work/6554417/cover.png)
Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных… Читать ещё >
Предварительное рассмотрение документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитывается:
- — важность содержания;
- — вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.);
- — сложность и новизна поставленных вопросов;
- — авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- — реальная срочность исполнения документа.
Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справочных материалов:
- — примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
- — перечня должностных лиц и их обязанностей;
- — технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.
Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Рассмотрение корреспонденции руководителем
Обычно применяется следующий порядок рассмотрения:
- — документы передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю;
- — секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение;
- — в конце рабочего для информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка» (рис. 10.1).
Руководители не должны задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение — на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.
![Образец заполнения информационного листка.](/img/s/8/58/1258758_1.jpg)
Рис. 10.1. Образец заполнения информационного листка.
При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количества копий определяется лицом, организующим исполнение — ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.