Эффективность организационных структур

Общие подходы к оценке эффективности

В соответствии с классом структур и видом распределения полномочий и ответственности каждый тип структуры характеризуется различным уровнем эффективности. В то же время изменение внешней среды предполагает большие структурные преобразования как самих предприятий, поскольку изменяется система отношений между производителями, поставщиками, потребителями, так и форм (методов) организации и управления производством.

Любая система (организационная структура) произвольной формы имеет свой жизненный цикл, состоящий из пяти обобщенных этапов.

На первом этапе формируются цели и концепции построения организации на базе использования типовой организационной структуры с учетом внешних условий и факторов окружающей среды.

Второй, переходной, этап заключается в развитии предыдущей формы организации и осуществляет постепенное поэлементное внедрение новых организационных форм и методов управления. Последовательность и очередность этапов реорганизации строится с учетом особенностей и специфики данной организации.

Третий этап завершает переход от предыдущей организационной системы к новой организации в соответствии с целями и концепцией, выработанными на первом этапе. Здесь наблюдается синергетический эффект системного взаимодействия разнообразных вновь введенных форм организации и методов управления, обеспечивающих наилучшую адаптацию организационной системы в среду окружения.

На четвертом этапе, продолжительность которого зависит от устойчивости сложившихся тенденций и неизменности окружающей среды, полностью определяется концепция новой организации. Наступает период ее стабильного функционирования за счет адекватного соответствия формы и методов управления целям и задачам организации. Продукция, производимая предприятием, завоевала прочное положение на рынке сбыта, спрос на продукцию стабильный, предприятие получает значительную прибыль от реализации, обеспечивая тем самым свое эффективное функционирование.

Пятый этап обусловлен структурными и иными сдвигами в окружающей среде, вызван изменением цели организации, в результате которого возникает потребность новой реорганизации, поиска более совершенных форм организации и управления. Например, у предприятия появился конкурент, который предложил потребителю более качественный аналог данного вида продукции, либо просто произошло насыщение потребительского рынка производимыми данным предприятием продуктами. По сути, это означает моральное старение предшествующих форм управления, наступление необратимых явлений, обусловленных невозможностью дальнейшего функционирования в новых условиях.

Внешняя среда в современных обновленных условиях характеризуется тем, что мировая хозяйственная ситуация постоянно усложняется. Все труднее становится реагировать на разнообразие затрат и результатов, так как ресурсы распределяются по всему миру, а рынки сегментируются на все меньшие участки. Глобальная конкуренция, сдвиги в предпочтениях потребителей и процессов в окружающей среде требуют смены всех институтов. Чтобы работать в столь сложной обстановке и своевременно реагировать на факторы, вызывающие перемены, необходимо создавать организации, способные быстро принимать многоаспектные, гибкие и творческие решения.

Все это предполагает необходимость не только формирования новых структур, но и совершенствования (реорганизации) существующих организационных структур и системы управления организацией.

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывны с непрерывным совершенствованием и развитием, связанным с постепенной адаптацией к внешней среде.

К основным факторам, обусловливающим необходимость постоянного совершенствования организации, можно отнести оценку состояния следующих сфер:

• • рынка сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
• • рынка поставщика (рынок потребителя) исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
• • финансового рынка;
• • рынка труда;
• • окружающей природной среды.

Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития организации. Успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии, применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.

Выстраиваемая система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

• • обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий — больше;
• • быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
• • учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
• • учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
• • учитывать изменение структуры издержек производства;
• • принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т. д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивают уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом.

Совершенствование структуры управления предприятием базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения анализа системы управления.

Ранее мы привели основные принципы системности исследования организационных структур и сформулировали содержание системного анализа. На базе указанных принципов можно выделить совокупность процедур исследования систем управления, обычно называемых этапами проведения анализа системы. Анализ такого рода проводится в начале работы по формированию (реорганизации) структуры и содержит шесть этапов.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. На этом этапе также необходимо выявить и зафиксировать документооборот, циркулирующий в каждом подразделении.

Второй этап — разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры необходимо зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать входящие и исходящие.

Третий этап — выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни иерархии управления, схемы действующих процедур принятия решений.

На пятом этапе работы на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на определенном уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

Шестой этап — непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Для проведения анализа существующей структуры управления используются специальные методы исследования.

В качестве адекватных методов анализа структур обычно выбирают такие способы и приемы проведения исследований, которые способствуют получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении исследования определяются знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих их. Всю совокупность используемых методов можно разделить на три большие группы:

• • формализованные;
• • специфические (комплексированные);
• • эвристические.

Формализованные методы основаны на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них выделяют следующие классы:

• • аналитические (включают методы классической математики — интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы математического программирования, теория игр);
• • статистические (включают теоретические разделы математики — математическую статистику, теорию вероятностей, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);
• • теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические представления (составляют теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);
• • графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм).

Комплексированные методы: комбинаторика, ситуационное моделирование, топология и др., которые базируются на сочетании эвристических и формализованных методов.

Несколько в стороне стоят методы, основанные на исследовании структуры информационных потоков в системе управления.

Эвристические методы основаны на использовании опыта спсциалистов-экспертов и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации, включают: метод мозговой атаки, метод «сценариев», метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод «Дельфи», метод «дерева целей», метод «деловой игры», социологические исследования, тестирование, морфологические методы и ряд других экспертных методов.

Рассмотрим кратко содержание некоторых из применяемых эвристических методов. Выбор конкретного метода связан с исследованием конкретного объекта (предприятия, фирмы, компании и т. д.).

Метод мозговой атаки (мозгового штурма) имеет большую известность и практическое распространение. Использование его показало бесспорную эффективность в творческом решении многих сложных исследовательских проблем. Он применяется при разработке управленческих решений различного класса.

Обычно при проведении «мозгового штурма» стараются выполнить определенные правила, суть которых сводится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления его участникам и высказывания ими новых идей; для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся абсурдными (обсуждение и оценка идей проводится позднее), не допускается критика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни одной идеи. Требуется высказывать как можно больше идей (желательно нетривиальных). Исследование — это всегда освоение неизвестного, поиск будущего, объяснение сложного, поэтому в исследованиях метод мозгового штурма имеет особое значение. С его помощью можно достигнуть таких результатов, которые оказываются невозможными при использовании традиционных методов анализа.

В зависимости от принятых правил и жесткости их выполнения различают прямую мозговую атаку, метод обмена мнениями, методы тина комиссий, судов (когда одна группа вносит как можно больше предложений, а вторая старается их максимально критиковать) и т. п. В последнее время иногда «мозговую атаку» проводят в форме деловой игры. На практике подобием «мозгового штурма» являются разного рода совещания — заседания ученых и научных советов, специальных комиссий.

В реальных условиях достаточно трудно обеспечить жесткое выполнение требуемых правил, создать атмосферу «мозгового штурма»: мешает влияние непосредственного руководства, поэтому желательно привлекать компетентных специалистов, не зависящих от руководства данного предприятия (независимых экспертов).

Методы типа «формирование сценариев». Методы подготовки и согласования представлений о проблеме или анализируемом объекте, изложенных в письменном виде, получили название сценариев. Как правило, на практике предложения для подготовки подобных документов пишутся экспертами вначале индивидуально, а затем формируется согласованный документ.

Сценарий предусматривает не только содержательные рассуждения, но и содержит, как правило, результаты количественного технико-экономического или статистического анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом получения необходимых справок от предприятий и организаций, необходимых консультаций.

На практике по типу сценариев разрабатываются прогнозы социальноэкономического развития страны или региона, отдельной отрасли промышленности. Разновидностью сценариев можно считать комплексные программы научно-технического прогресса и его социально-экономических последствий.

Сценарий позволяет создать предварительное представление о проблеме (системе) в ситуациях, когда не удастся сразу отобразить ее формальной моделью. Но все-таки сценарий — это текст со всеми вытекающими последствиями, связанными с возможностью его неоднозначного толкования разными специалистами, поэтому его следует рассматривать как основу для разработки более формализованного представления о решаемой проблеме.

С помощью метода экспертных оценок рассматриваются формы экспертного опроса (разные виды анкетирования, интервью), подходы к оцениванию (ранжирование, нормирование), методы обработки результатов опроса, требования к экспертам и формированию экспертных групп, вопросы тренировки экспертов, оценки их компетентности, методики организации экспертных опросов. На основании опроса различных экспертов появляется возможность дать адекватное представление для решения конкретной проблемы.

Одной из разновидностей экспертного метода является метод SWOTанализа (аббревиатура содержания метода — в русском переводе означают: Сильные и Слабые стороны, Возможности и Угрозы). Этот метод может использоваться в качестве универсального. Особый эффект он имеет при исследовании процессов в социально-экономической системе, которой присущи динамичность, управляемость, зависимость внутренних и внешних факторов функционирования. В результате появляется картина соотношения сильных и слабых сторон, возможностей и опасностей, которая подсказывает, как следует изменить ситуацию, чтобы иметь успех развития.

Метод «Дельфи» (или «дельфийского оракула») первоначально был предложен О. Хелмером и сто коллегами как итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая способствовала бы снижению влияния психологических факторов при повторении заседаний и повышении объективности результатов. Основные средства повышения объективности результатов при применении «Дельфи"-метода — использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов.

В силу трудоемкости обработки результатов метод «Дельфи» не всегда удается реализовать на практике, поэтому данная процедура в той или иной форме обычно сопутствует другим методам — морфологическому, сетевому и т. д. Для повышения результативности опросов и активизации экспертов иногда сочетают процедуру «Дельфи» с элементами деловой игры: эксперту предлагается проводить самооценку, ставя себя на место конструктора, которому реально поручено выполнять проект, или на место работника аппарата управления, руководителя соответствующего уровня системы организационного управления и т. д.

Метод дерева целей (предложенный У. Черчменом) подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения общей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно назвать целями нижележащего уровня или, начиная с некоторого уровня, — функциями. Данный метод ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений, т. е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе.

Метод морфологического анализа сложных проблем (метод Цвикки) ориентирован на формирование наибольшего числа возможных вариантов решения поставленной проблемы или реализации системы путем комбинирования основных (выделенных исследователем) структурных элементов системы или их признаков. При этом система или проблема может разбиваться на части разными способами и рассматриваться в различных аспектах.

Деловые игры — метод имитации, выработан для принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей или человека и автоматизированной системы поддержки решений. Деловые игры позволяют с помощью моделирования и имитаций выйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительной культуры, управления, принятия решений, расширение управленческих навыков. В этом случае деловые игры выступают как средства анализа систем управления и подготовки специалистов.

Метод тестирования — наиболее популярен и достаточно эффективен при исследовании управления в современных условиях. Тест — это метод изучения глубинных процессов деятельности человека, посредством его высказываний или оценок факторов функционирования системы управления. Значимую роль в исследовании при помощи тестирования играет конструкция теста. Тест включает набор высказываний и оценок, но определенной проблеме или ситуации. Конструкция теста должна предполагать возможность обработки его результатов по определенным статистическим программам.

Метод социологического исследования позволяет оценить состояние системы управления по факторам реальной деятельности персонала, интересам и ценностям человека, его отношения к существующим проблемам и понимания этих проблем. В практике исследования систем управления социологические исследования (если они подготовлены и проведены достаточно корректно) дают богатую информацию для исследователя.

В результате применения приведенных методов анализа проводится формирование или реорганизация системы управления. И при этом возникает проблема оценки полученной в результате синтеза организационной структуры с точки зрения выбора наиболее эффективной системы.