Технология составления бюджета движения денежных средств

Если найдены варианты решения проблем с форматом БДДС, то можно определить (хотя бы приблизительно) систему ограничений, на основе которых можно строить (нормировать) ту часть данного бюджета, которая связана с источниками денежных средств. При разработке этой системы может использоваться итеративная процедура, как и при составлении БДДС в целом.

Во-первых, устанавливают объем средств, которые необходимы бизнесу для финансирования инвестиционных затрат, т. е. дополнительных (в сравнении с обычными) расходов на предстоящий бюджетный период. Таким образом определяется нижняя граница внешнего финансирования (разрыва между дополнительными расходами, увеличивающими затратную часть БДДС, и обычными источниками денежных средств, прежде всего от реализации). Для этого используют данные плана капитальных (первоначальных) затрат (инвестиционного бюджета). Сумма расходов по этому бюджету может быть принята за нижнюю границу уровня финансирования из внешних источников (кредит банка, инвестиции).

Во-вторых, определяют дополнительные денежные средства на финансирование текущих затрат и пополнение оборотных средств (например, на увеличение закупок товаров и комплектующих для загрузки нового оборудования, на которые нужны дополнительные капитальные затраты, на возврат кредитов и выплату процентов по ним) путем распределения их внутри бюджетного периода в соответствии с пуском, наладкой и выведением на расчетную мощность.

В-третьих, на основе полученного прогноза конечного сальдо устанавливают превышение реальных расходов над минимальным уровнем внешнего финансирования. Это значит, что с учетом целевого норматива конечного сальдо (его устанавливают руководители компании до начала бюджетного периода) определяют необходимый в данный период размер внешнего финансирования, корректируют сумму кредита или инвестиций с учетом необходимости финансирования не только капитальных (первоначальных) затрат, но и прироста оборотных средств, а также уточняют условия получения денежных средств из внешних источников. Расходная часть БДДС может корректироваться путем увеличения кредиторской задолженности (задержки платежей внешним поставщикам на определенный срок), сокращения или откладывания срока осуществления инвестиционных затрат (приобретение более дешевого оборудования, более плавный ввод новых производственных мощностей и т. п.). После корректировки БДДС вновь пересчитывают.

Разработка БДДС начинается после того, как известны основные бюджетные наметки на предстоящий период по доходам и расходам, капитальным (первоначальным) затратам (составлен инвестиционный бюджет или бюджет капитальных (первоначальных) затрат и, следовательно, определены примерные объемы внешнего финансирования. В табл. 5.1 и 5.2 показан процесс составления БДДС для отдельных видов бизнеса компании, состоящий из конкретных последовательных шагов.

Раздел «ОСТАТОК ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ (вступительное сальдо)» на начало периода для компании в целом и структурных подразделений со своими расчетными счетами определяется как фактический остаток денежных средств на их счетах. Для структурных подразделений без собственных расчетных счетов данная позиция может быть определена одним из следующих вариантов.

• 1. Первоначальный остаток денежных средств на расчетном счете компании распределяется пропорционально между различными структурными подразделениями в соответствии, например, с их оборотами (по фактическим или прогнозным на бюджетный период).
• 2. Остаток денежных средств на расчетном счете компании для каждого структурного подразделения определяется специальным указанием руководства компании в соответствии с условиями ведения бизнеса на предстоящий период (исходя из приоритетности для компании деятельности того или иного бизнеса).
• 3. Определяется нормативный (неснижаемый) остаток конечного сальдо.

В любом случае эта позиция для компании в целом не может быть отрицательной. Желательно, чтобы при составлении и утверждении бюджета для структурных подразделений эта позиция также имела положительное значение.

Раздел «ПОСТУПИЛО ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» показывает распределение денежных средств из различных источников по периодам их поступления.

Статья «Выручка от реализации товаров, продукции и услуг» отражает порядок оплаты отгруженной продукции. Основная проблема расчета последней по периодам состоит во временном разрыве (в России — до 2−3 мес. и более) отгрузки продукции и поступления денежных средств за нее. Поэтому в БДДС выделяются две статьи поступлений (с последующей их детализацией, если это необходимо): '.

• • за наличный расчет и по предоплате ^ показывает все поступления денежных средств на расчетный счет одновременно с отгрузкой продукции;
• • поступления за отгруженную ранее продукцию _т отражает поступления денежных средств от потребителя после получения им продукции. -

Здесь необходимо решить две задачи:

• 1) определить долю стоимости отгружаемой продукции (в процентах), которую можно получить (реально) от потребителя в виде предоплаты или за наличный расчет в тот же период (декада, месяц), в котором эта продукция будет отгружена (по бюджету доходов и расходов);-
• 2) установить срок, когда можно ожидать поступления (желательно полного) оставшихся денежных средств (т.е. определить так называемый период сверки счетов с потребителями).

Если продукция не передана на реализацию, то сверка счетов, как правило, должна проходить ежемесячно. Если продукция передана на реализацию или по товарному кредиту, то срок получения денежных средств составляет 3 мес. В этом случае сумма месячной выручки от реализации, отраженной в бюджете доходов и расходов, не будет соответствовать месячной выручке от реализации в БДДС, поскольку только одна часть ее (предоплата и продажа за наличный расчет) поступит в тот же период, а остальная — в один из следующих периодов.

После того как будут определены средняя или наиболее вероятная для бюджетного периода доля предоплаты (в процентах) в сумме выручки от реализации отгруженной продукции (обычно эта доля устанавливается на основе анализа договоров или тенденций прошлых лет) и средний срок сверки счетов, данная позиция в БДДС может быть составлена исходя из ранее полученного соответствующего показателя бюджета доходов и расходов в том же периоде.

Таким образом, для определения общей выручки от реализации в БДДС, например за первую декаду месяца, необходимо отдельно рассчитать позицию «За наличный расчет и по предоплате», для чего в начале освоения техники бюджетирования можно сделать следующее:

• • взять из бюджета доходов и расходов соответствующее значение выручки от реализации за 1 мес. и разделить ее на три;
• • умножить полученный результат на долю предоплаты и реализации за наличный расчет (обычно берется средняя по итогам прошлых периодов, для которых доступна соответствующая информация). Этот показатель в каждом бизнесе свой.

Далее рассчитывают позицию «Поступления за ранее отгруженную продукцию», для чего определяют месячную выручку от реализации в бюджете доходов и расходов за предшествовавшие расчетному месяцы (месяц), для которых сверка счетов возможна в данный месяц составления БДДС. После этого соответствующий показатель месячной выручки от реализации в бюджете доходов и расходов необходимо умножить на коэффициент (1—К), где К — доля предоплаты и реализации за наличный расчет в соответствующий месяц, взятая из бюджета доходов и расходов. Полученное значение следует разделить на три и проставить в соответствующей статье БДДС «Поступления за отгруженную ранее продукцию» в декады того месяца, для которого осуществляется сверка счетов.

По данной статье БДДС также могут быть отражены зачеты, эмиссия которых не совпала с периодом сверки счетов, или зачет, выпущенный на сумму остатка, неоплаченной Продукции. Такой зачет должен отражаться по статье «Поступления за отгруженную ранее продукцию» в соответствующий период (т.е. когда такая эмиссия зачета будет осуществлена). Сумма обеих позиций (строк) показывает общую выручку от реализации в БДДС за первую декаду месяца.

Существует и более точный метод распределения выручки от реализации по описанным выше статьям БДДС. Он предполагает построение графика поступлений, который составляется одновременно с бюджетом продаж (является его приложением) и корректируется (как и бюджет продаж) в соответствии с бюджетным регламентом.

Выручка от реализации основных средств (см. табл. 5.2) показывает возможные поступления от реализации части активов компании по их ожидаемой рыночной стоимости на период реализации (если это позволяет сделать действующая нормативная база). Виды реализуемых основных средств, порядок поступления денежных средств, цена реализации и прочие условия определяются руководителями бизнеса и согласовываются с руководителями компании. Эти данные могут быть представлены также в бюджете доходов и расходов по статье «Прочие операционные доходы».

Заполнение подекадных форм в БДДС по этой позиции имеет свои особенности. Если точно не известна дата поступления на расчетный счет денежных средств от реализации основных средств в первые 2 мес. бюджетного периода, то соответствующее значение данного показателя записывают в последнюю декаду второго месяца.

Авансы, полученные от потребителей, и бюджетные ассигнования определяются в БДДС исходя из возможности реального получения на расчетный счет денежных средств из этих источников в соответствующий бюджетный период. Для этого должны быть проанализированы условия заключенных или предполагаемых договоров, а также проанализирован возможный график получения средств из федерального бюджета по соответствующей программе.

В табл. 5.3 процесс составления мастер-бюджета БДДС может состоять из следующих шагов.

• 1. Вначале определяется остаток денежных средств на конец периода, непосредственно предшествовавшего бюджетному (конечное сальдо на IV квартал отчетного года), или на начало периода планирования (вступительное сальдо на январь планируемого года) на базе фактических данных за соответствующий период.
• 2. Затем рассчитывается желаемый (нормативный, административно регулируемый и т. д.) остаток денежных средств на конец каждого периода планирования (размер неснижаемого конечного сальдо по месяцам планируемого года).
• 3. Наконец, с учетом прогнозируемого движения денежных средств и образования временно свободных денежных средств (их сумма определяется расчетным путем) определяется размер краткосрочных финансовых вложений (в табл. 5.3, — в банковские векселя) по периодам (месяцам планируемого года).

Сумма конечного сальдо и краткосрочных финансовых вложений показывает уровень ликвидности и финансовой устойчивости бизнеса. Например, в июле планируемого года размер конечного сальдо снизился до' 3 тыс. долл. (см. табл. 5.3). При этом 100 тыс. долл, размещены в банковских векселях. Следовательно, начиная с июля у компании появилась реальная эозможносгь быстро оплачивать свои счета и обязательства в размере не менее 103 тыс. долл.

Раздел «ИСТОЧНИКИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» показывает распределение денежных средств по периодам их поступления. Раздел «Поступления от операций» отражает порядок оплаты потребителями отгруженной им продукции. В формате БДДС выделяются три статьи:

• • «Наличный расчет» и «Предоплата» — показывают режим поступления денежных средств, совпадающих по периодам с отгрузкой продукции;
• • «Поступления за отгруженную ранее продукцию» — отражает режим погашения дебиторской задолженности.

Здесь помимо задачи определения процента ожидаемой предоплаты и периода сверки счетов предстоит получить ответ на вопрос О: структуре как самих поступлений, так и дебиторской задолженности. Например, распределить все поступления по видам расчета (наличный, безналичный и т. д.), в виде финансовых суррогатов * (векселя, взаимозачеты и пр.). Это необходимо сделать для всех статей раздела «Поступления от операций». Так, в формате БДДС может появиться разбивка статьи «Наличный расчет» на так называемый «черный и белый нал», а статьи «Предоплата» — на поступления на расчетный счет, поступления по договору поручения с обслуживающим банком, взаимозачеты, векселя и т. п. Аналогично может быть разделена статья «Поступления за отгруженную ранее продукцию» (см. табл. 5.3).

Для составителей бюджетов компании проблема заключается еще и в том, что никакие инструкции и методические рекомендации специалистов не помогут. И в случае с разбивкой раздела «Поступления от операций» это проявляется наиболее рельефно. Все зависит от специфики бизнеса, от того, какими денежными средствами он оперирует, и от того, какие виды поступлений (по их значимости или важности для компании) хотят отслеживать или отдельно контролировать руководители компании.

Кредиты и займы в БДДС являются, как правило, расчетным показателем, отражающим потребность во внешнем финансировании, если остаток денежных средств на расчетном счете компании (конечное сальдо) в какой-либо из периодов становится минусовым или снижается до неприемлемо низкого уровня. Сумма кредита и займа определяется также исходя из запланированной суммы капитальных (первоначальных) затрат компании в бюджетный период (в соответствии с инвестиционным планом). Предварительно в качестве вспомогательного инструмента можно составить проформу (черновой вариант) кредитного плана (с указанием суммы кредита, условий его получения и возврата, периода получения и т. п.). Кредитный план корректируется по мере составления окончательного варианта БДДС и утверждается, как правило, после принятия и утверждения всего БДДС руководителями компании.

Размер денежных средств, поступающих в виде кредитов и займов; определяется также с учетом следующих факторов: возможности получения кредита (кредитный рейтинг компании), действующих процентных ставок по кредиту (в соответствии с политикой Банка России), предпочтительности кредита иным источникам внешнего финансирования. Но главным является все-таки превышение суммы расходов в определенный период над обычной (естественной) суммой расходования денежных средств по операциям.

Подекадные значения рассчитываются или на основе точных данных о возможном поступлении всех сумм, или путем отнесения всей суммы поступлений на последнюю декаду соответствующего месяца.

Инвестиции (см. табл. 5.3) характеризуют объемы финансирования компании или бизнеса акционерами или партнерами. Эти денежные средства могут влиять на изменение величины уставного (акционерного) капитала и перераспределение его долей между собственниками. Если руководители компании планируют такие операции (например, эмиссию акций) на предстоящий период, то это должно быть отражено в формате БДДС. В случае отдельного бизнеса по данной статье могут проходить денежные средства, которые компания направляет на его финансирование за счет реинвестирования прибыли, получаемой от других видов бизнеса компании. При необходимости данная статья может быть разбита на более детальные: инвестиции от собственника А, от собственника Б й т.д. Если же изменение размеров уставного (акционерного) капитала планируется за счет внесения имущества не в денежной форме (оборудование, здания, сооружения, земельные участки, интеллектуальная собственность, другие материальные и нематериальные активы), то эти операции в БДДС не отражаются.

Дивиденды и полученные проценты (см. табл. 5.1 и 5.2) или поступления от финансовых вложений (см. табл. 5.3) определяются, на основе данных о суммах депозитов и других вложений, срок выплаты процентов по которым наступает в соответствующий период БДДС. Обычно эти статьи имеют смысл для компании в целом.

Данный показатель должен соответствовать позиции «Проценты к получению» формы № 2, а также части позиции «Прочие операционные платежи». По этой же позиции могут быть отражены поступления из обслуживающего банка за использование последним временно свободных средств организации, находящихся на ее расчетном счете. Однако если доля таких денежных средств невелика, а сроки поступления чаще всего неопределенны, то данную позицию нецелесообразно учитывать в БДДС.

Прочие поступления (см. табл. 5.1 и 5.2) или прочие внереализационные поступления (см. табл. 5.3) определяются, как и остальные, не указанные выше денежные средства, которые могут поступить на расчетный счет в бюджетный период. Наиболее важные позиции: «Прочие внереализационные доходы» из БДиР, «Учет векселей и инвестиции, поступающие в денежной форме». Порядок их отражения в БДДС может быть аналогичным отражению кредитов и займов. Все инвестиции в виде материальных и нематериальных активов, в другой неденежной форме, а также товарные векселя, которые не подлежат учету в денежной форме, в БДДС не отражаются.

Раздел «НАПРАВЛЕНО ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ» делится на три основные группы показателей:

• • финансирование текущих операций (значения показателей могут быть взяты из бюджета доходов и расходов по статьям прямых затрат и накладных расходов);
• • финансирование капитальных (первоначальных) затрат (значения показателей могут быть взяты для компании из соответствующего бюджета);
• • финансирование затрат прочих видов (значения показателей могут быть взяты из бюджета доходов и расходов по статьям накладных расходов и использования балансовой прибыли).

Средства на оплату приобретенных товаров и услуг определяются исходя из значений соответствующих показателей в бюджете доходов и расходов. В зависимости от порядка расчетов с поставщиками (по большинству видов прямых и накладных расходов обычно это предоплата) прямые затраты на закупку товаров, сырья и материалов, а также на оплату услуг на стороне из бюджета доходов и расходов должны отражаться и в БДДС по этим же статьям. Таким образом, в БДДС входят следующие позиции:

• • сырье, материалы, товары;
• • прочие прямые расходы структурного подразделения;
• • накладные расходы структурного подразделения;
• • общеорганизационные расходы ПО (АО);
• • прочие операционные платежи.

Эти позиции за месяц соответствуют аналогичным позициям прямых затрат из БДиР, управленческих и коммерческих расходов компании, кроме расходов на оплату труда, которые показываются в БДДС отдельно, и прочих операционных расходов из бюджета доходов и расходов за тот же месяц. Значения этих показателей по декадам первых двух месяцев бюджетного периода могут быть определены (в отсутствие точных данных) делением величины показателей за 1 мес. на три.

Еще одной особенностью определения размеров списаний по данной статье БДДС является использование товарных векселей в расчетах с кредиторами. Если в конкретный период предполагается использовать товарный вексель для взаимозачета с поставщиками, то соответствующее значение статьи «Сырье, материалы, товары», взятое из бюджета доходов и расходов (часть прямых затрат), будет уменьшено на сумму векселя. Торгово-закупочные структуры, осуществляющие реализацию на условиях товарного кредита, могут рассчитываться с поставщиками через 1−2 мес. после реализации товаров (если договором не предусмотрена оплата каждой учетной единицы в течение 3−5 банковских дней после перечисления денег конечным потребителем).

При определении средств, подлежащих списанию по статье БДДС «Превышение поставок полуфабрикатов других цехов», необходимо рассчитать величину превышения (положительного сальдо) для отдельного бизнеса и компании в целом'. Для этого целесообразно составить график движения запасов и незавершенного производства. Обычно его разрабатывают одновременно с бюджетом запасов (как приложение) и корректируют (как и бюджет запасов) в соответствии с бюджетным регламентом. Позиции, отражающие в БДДС расходы на оплату труда, рассчитываются как сумма соответствующих позиций бюджета доходов и расходов (в прямых затратах и накладных расходах). Поскольку заработная плата (за исключением систем, предусматривающих еженедельные выплаты) выдается одиндва раза в месяц, в БДДС это также должно быть отражено (особенно в значениях показателей по декадам первых двух месяцев бюджетного периода).

Позиции, показывающие капитальные (первоначальные) затраты,

должны соответствовать плану капитальных (первоначальных) затрат компании на бюджетный период. При централизованно осуществляемых программах технического перевооружения производства данные затраты и соответственно план капитальных (первоначальных) затрат составляется только для компании в целом. В бюджете расходов и доходов эти позиции не отражаются.

В разделе «Другие расходы» (см. табл. 5.3) показаны статьи «Проценты к уплате» и «Возврат кредитов» (они заполняются в соответствии с кредитным планом или условиями получения заемных средств), «Дивиденды и расчеты с инвесторами» (в соответствии с планом распределения чистой прибыли или режимом их списания с расчетного счетаежеквартально или ежегодно), «Банковские векселя» (в соответствии с порядком расчета величины краткосрочных финансовых вложений).

В данном разделе особое место занимает статья «Налоги к уплате», которая может детализироваться по видам налогов (НДС, акцизы, таможенные платежи, налог на имущество, налог на рекламу, налог на прибыль и т. п.) в зависимости от вида деятельности компании. Набор таких статей в формате БДДС должен соответствовать статьям БДиР, а режим (суммы и сроки) налоговых платежей отличаться от начислений, произведенных в БДиР. Платежи осуществляются в соответствии с действующим законодательством и учетной политикой компании. Для различных (по размеру и отраслевому профилю бизнеса) компаний могут быть установлены разные периоды (ежемесячно, ежеквартально) и условия (например, авансовые платежи по налогу на прибыль) уплаты конкретных налогов. При изменении налогового^ законодательства Российской Федерации вносятся изменения не только в форматы БДиР и БДДС, но и в режим уплаты налогов.