Резюме. 
Организация делопроизводства в таможенных органах

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов. Номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением документационного обеспечения и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.

Со дня заведения и до передачи в архив таможенного органа или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив таможенного органа включает работу подразделения документационного обеспечения и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений, но проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива таможенного органа.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше К) лет) хранения для передачи в архив таможенного органа; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и пометками «До минования надобности» и «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Комплектование архива таможенного органа — это систематическое пополнение его документами структурных подразделений и другими документами, предусмотренными положением об архиве таможенного органа.

В архив таможенного органа в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 3 года после их завершения в делопроизводстве; передача производится по описям дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив таможенного органа не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.