Анализ деятельности и процессов организации

Документы служат доказательством и источником информации о каждой функции управления и произведенных при ее реализации видах деятельности. В связи с этим в рамках второго этапа создания или модернизации системы проводится анализ управленческой деятельности организации и определяются управленческие процессы, протекание которых сопровождается документами.

В результате такого анализа может быть составлено детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами. Кроме того, возможно создание пооперационных технологических схем управленческих процессов, отражающих моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации.

Определение состава требований к управленческим документам организации

На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению данных о каждой управленческой функции и виде деятельности (вплоть до отдельных операций и процедур), реализуемых при помощи документов.

Прежде всего, анализируются нормативные правовые акты, регулирующие работу с документами в организации. Кроме того, требования к документам определяются путем анализа управленческих потребностей и ответственности перед обществом. Этому способствует оценка риска, которому может подвергнуться организация, если документы не создаются или не сохраняются.

Далее определяется, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами. Требования к документам четко формулируются и документально оформляются в структурированном и удобном виде.

По завершении этого этапа могут быть созданы:

• — список всех источников, содержащих соответствующие для данной организации требования к документам;
• — список требований к сохранению документов.

В результате подготавливается отчет об оценке риска, отражающий правовые и иные последствия, которые могут возникнуть в случае, если документы не были бы созданы и сохранены.

На данном этапе также происходит отбор видов документов, наилучшим образом соответствующих каждому компоненту управленческой деятельности (функции, виду деятельности или операции).

Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем Четвертый этан заключается в анализе уже существующих в организации информационных систем для оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам. Такая оценка обеспечивает основу для разработки новых систем или модернизации существующих систем в целях удовлетворения определенных на предыдущих этапах потребностей в области работы с документами.

Результаты данного этапа могут включать в себя перечень информационных систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают сформулированным на предшествующих этапах требованиям к документам.