Законодательные и нормативно-методические основы служебной переписки государственных и муниципальных служащих в России

Законодательную и нормативно-методическую базу служебной переписки государственных и муниципальных служащих составляет комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов. В этот комплекс входят:

• — федеральные законы;
• — нормативные правовые акты федеральных органов власти РФ;
• — нормативные правовые акты субъектов РФ;
• — государственные стандарты;
• — межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.

В Российской Федерации фактически все нормативные правовые акты, которыми определяется порядок создания, реорганизации, ликвидации, управления организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности, значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

К федеральным законам, регламентирующим в частности работу с документами и правила деловой переписки, относятся:

• — Трудовой кодекс РФ — содержит нормы права и требования к документам сферы трудовых правоотношений, устанавливая необходимые виды и их состав, сроки создания и т. д.;
• — Уголовный кодекс РФ — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией, если такие действия были совершены из корысти или другой личной заинтересованности; предоставили права или освободили от ответственности; имели целью скрыть другое преступление или освободили от ответственности; причинили ущерб или повлекли за собой тяжкие последствия и др.;
• — Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнения государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий;
• — Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от форм их собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Отдельные виды документов утверждаются указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, например, Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15 489−1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утвержден приказом Росстандарта от 12 марта 2007 г. № 28-ст):

• — распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемых или получаемых государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которое возложена обязанность создавать или сохранять документы;
• — содержит положения об ответственности, политике и процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
• — содержит методические указания по проектированию и внедрению систем управления документами.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. Документ устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, и на их основе федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Кроме общих вопросов, но созданию документов и организации документооборота, эти Правила рассматривают также особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Данные методические рекомендации предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Нормативно-методические документы организаций, местных органов исполнительной власти по делопроизводству составляются с учетом общегосударственных требований и базируются на перечисленных выше документах, но учитывают специфические особенности отрасли, сферы деятельности, формы собственности. Например, Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области утверждены постановлением Губернатора Московской области от 20 января 2016 г. № 11-ПР.

Отношения, возникающие при передаче информации за пределы Российской Федерации и получении ее из-за рубежа, регулируются Законом об информации. При разработке служебных документов и ведении деловой переписки необходимо учитывать и другие нормы. Официальное использование государственного языка закреплено Законом о государственном языке. Статья 3 этого Закона определяет, что государственный язык РФ подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства.

Таким образом, деловая переписка занимает большую часть документооборота любой организации для установления и поддержания деловых связей. Она содержит важную информацию о процедурах заключения, выполнения, расторжения гражданско-правовых договоров, поэтому в спорных случаях может рассматриваться судебными и арбитражными органами как доказательство. При этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т. е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации нормами.