Документирование трудовых отношений

Документы, предъявляемые при приеме на работу. Для оформления на работу гражданин согласно ст. 65 ТК РФ предъявляет работодателю следующие документы:

• • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Лица в возрасте до 14 лет обязаны вместо паспорта предъявить свидетельство о рождении;
• • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае утраты или повреждения трудовой книжки лица, поступающего на работу, работодатель обязан по его письменному заявлению оформить новую трудовую книжку.

Работодатель вправе потребовать документы, подтверждающие специальный стаж для приема на данную работу. Например, в соответствии с действующими Правилами дорожного движения прием на работу без документа о профессиональной подготовке — водительского удостоверения — не допускается. Лицу, отказывающемуся представить соответствующий документ, может быть отказано в приеме на работу^[1].

Гражданин, поступающий на государственную службу, обязан представить также личное заявление, медицинское заключение о состоянии здоровья, сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Иностранный гражданин, прибывший в Россию с целью работы по найму, обязан представить подтверждение на право трудовой деятельности в Российской Федерации.

Трудовой договор. В соответствии с ТК РФ сторонами трудового договора являются:

• • в качестве работодателя — предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
• • в качестве работника — граждане, достигшие 16 лет (в исключительных случаях 15 лет); учащиеся, достигшие 14 лет, — в случаях и порядке, предусмотренных законодательством.
• • Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, но обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя*.

Трудовой договор заключается одновременно с оформлением приказа. Для заключения трудового договора законодательством установлена письменная форма, гарантирующая реализацию обязательных для сторон условий, которые содержатся в данном документе. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, что должно подтверждаться в соответствии со ст. 67 ТК РФ, подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя.

Статьей 57 ТК РФ определено содержание трудового договора. В нем указываются:

• • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• • идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• • место и дата заключения трудового договора.

Обязательными условиями трудового договора также являются:

• • место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
• • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот^[2]

либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;

• • дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
• • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• • режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• • гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• • условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• • условия труда на рабочем месте;
• • условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;
• • другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовом договоре могут предусматриваться и дополнительные условия (об уточнении места работы, о периоде испытательного срока; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя; о видах и об условиях дополнительного страхования работника; об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи и др.).

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме при условии, что они не должны ухудшать положение работника.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Не оформленный надлежащим образом трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Конкретный срок трудового договора с работодателем определяется соглашением сторон. По окончании срока действия трудового договора по соглашению сторон он может быть продлен или заключен на новый срок.

Основаниями прекращения трудового договора согласно ст. 77 ТК РФ являются:

• • соглашение сторон;
• • истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
• • расторжение трудового договора по инициативе работника;
• • расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
• • перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
• • отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией, с изменением типа государственного или муниципального учреждения;
• • отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора;
• • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
• • отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем;
• • обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
• • нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами (неудовлетворительный результат испытания при приеме на работу, смерть работника, объявление работника безвестно отсутствующим или умершим, и др.).

При расторжении трудового договора по основаниям, предусмотренным договором, но не предусмотренным действующим законодательством, увольнение производится в соответствии со ст. 78 ТК РФ (соглашение сторон), о чем делается соответствующая запись в трудовой книжке.

Согласно ст. 14 ТК РФ течение сроков трудового договора начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей. Течение сроков, с которыми ТК РФ связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Последним днем срока договора является соответствующее число последнего года, если срок договора исчисляется годами. Если срок договора исчисляется месяцами — соответствующее число последнего месяца.

Типичные ошибки, допускаемые при заключении трудового договора:

• • прием на работу без заключения трудового договора;
• • подмена трудового договора соглашениями гражданско-правового характера;
• • заключение трудового договора в одном экземпляре;
• • произвольное установление испытательного срока;
• • отсутствие процедуры ознакомления работников с локальными актами организации;
• • отсутствие в трудовом договоре указаний на существенные условия труда.

Служебный контракт. В соответствии с Законом о гражданской службе (ст. 23) трудовые отношения между представителем нанимателя в лице государственного органа и гражданином, поступающим на государственную службу заключаются в форме служебного контракта^[3].

• Служебный контракт — соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы.

Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Законом установлены также содержание, срок действия служебного контракта, порядок его заключения, прекращения или приостановления.

Указом о примерной форме служебного контракта утверждена примерная форма служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы РФ и замещении должности государственной гражданской службы РФ.

Служебный контракт содержит 10 разделов.

I. Общие положения, касающиеся взаимных обязательств гражданского служащего и представителя нанимателя, связанных с прохождением государственной гражданской службы, с указанием даты начала исполнения должностных обязанностей.

II. Права и обязанности гражданского служащего, предусмотренные Законом о гражданской службе.

III. Права и обязанности представителя нанимателя.

IV. Оплата труда.

V. Служебное время и время отдыха.

VI. Срок действия служебного контракта.

VII. Условия профессиональной служебной деятельности, государственные гарантии, компенсации и льготы в связи с профессиональной деятельностью, предусмотренные законодательством РФ.

VIII. Иные условия контракта, предусматривающие испытание гражданского служащего в целях проверки его соответствия замещаемой должности государственного гражданского служащего РФ.

IX. Ответственность сторон служебного контракта, изменение и дополнение служебного контракта, прекращение служебного контракта.

X. Разрешение споров и разногласий.

При заключении служебных контрактов с гражданами, поступающими на государственную гражданскую службу, руководители государственных органов руководствуются утвержденной формой. Ранее заключенные трудовые договоры подлежат переоформлению.

Должностной регламент. Должностной регламент является составной частью административного регламента и в соответствии со ст. 47 Закона о гражданской службе вступает в силу после утверждения административного регламента соответствующего государственного органа. Вместе с тем должностной регламент является приложением к служебному контракту и согласно Указу о примерной форме служебного контракта подлежит утверждению в трехмесячный срок.

• Должностной регламент — правовой акт, устанавливающий административно-правовой статус должности, в том числе права, обязанности и ответственность, условия и основания замещения, квалификационные требования по должности, предъявляемые к замещающему ее лицу, правила и процедуры юридически значимых действий, совершаемых по должности, разделяя разрешенные и обязательные сообразно рассматриваемым делам и исполняемым производствам, перечни вопросов, рассматриваемых, согласовываемых или разрешаемых лицом, замещающим должность, а также показатели результативности исполнения должности^[4].

Проекты должностных регламентов подлежат согласованию со структурным подразделением по вопросам государственной службы и кадров и юридической (правовой) службой государственного органа.

Должностные регламенты утверждаются представителем нанимателя или по его поручению лицом, уполномоченным подписывать от имени представителя нанимателя служебные контракты с гражданскими служащими, замещающими соответствующие должности государственной гражданской службы.

Должностной регламент используется при проведении конкурса для замещения вакантной должности, аттестации, квалификационного экзамена, при включении в кадровый резерв.

Приказы по личному составу. Формирование кадрового состава — одна из важнейших функций кадровой службы, определяющая эффективность работы всей организации, ее способность решать поставленные задачи. От качества исполнения этой функции зависит и репутация организации, и судьба каждого работника. Ошибка в неточно, небрежно, непрофессионально составленном приказе о назначении или увольнении может стать причиной несостоявшейся карьеры или даже несложившейся жизни.

• Приказ по личному составу — акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, являющийся основным документом, упорядочивающим процесс управления персоналом и движения кадров.

Приказы по личному составу относятся не только к распорядительным документам, но и к первичным учетным документам.

Они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и одновременно являются основанием начисления ему заработной платы.

Приказы, но личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности предприятия, несмотря на то, что оформляются на одинаковых бланках. При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти^[5].

Обязательными реквизитами приказов по личному составу, оформляемых на бланках организации для внутренних документов, являются:

• • наименование организации;
• • наименование вида документа;
• • дата документа;
• • регистрационный номер документа;
• • заголовок к тексту;
• • текст документа;
• • подпись;
• • визы согласования документа.

Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой (индивидуальный) приказ касается одного лица, в его заголовке пишется: «О приеме на работу…», «О переводе на другую работу…» и т. п.

Сложный приказ содержит несколько распорядительных пунктов. При решении одного вопроса его заголовок формулируется в соответствии с решаемым вопросом. Если приказ содержит несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или формулируется в обобщенном виде («По личному составу»), вопросы располагаются в определенной последовательности (назначение, перевод, увольнение), при перечислении в одном пункте нескольких фамилий они указываются в алфавитном порядке.

Как правило, тексты приказов по личному составу нс имеют констатирующей части и глагола «приказываю», что характерно для приказов по основной деятельности. Поэтому приказы по личному составу непосредственно начинаются с распорядительного действия:

• «ПРИНЯТЬ» на работу (указываются установленный размер оплаты труда, т. е. оклад, надбавка, предусматриваемая индексация; тарифная ставка, а также, при необходимости, условия приема: «временно с_по_», с испытательным сроком, его п родол ж и тел ь н ость);

• • «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» на другую работу (указываются новая должность и подразделение, вид перевода, а для временных переводов — продолжительность, причина перевода — в полном соответствии с требованиями ТК РФ, при необходимости — изменение оплаты труда);
• • «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» (указываются его вид, продолжительность, дата начала и окончания);
• • «КОМАНДИРОВАТЬ» (указываются дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия);
• • «УВОЛИТЬ» (точное указание причины увольнения).

Унифицированные формы приказов о приеме работников на работу, переводе на другую работу, прекращении (расторжении) трудового договора (служебного контракта), о поощрении работников, предоставлении отпуска или направлении в командировку^[6] утверждены Постановлением об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Приказы (распоряжения) о приеме на работу. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя. К составлению и оформлению приказов о приеме работника на работу предъявляются следующие требования:

• • лицо, ответственное за прием, составляет приказ (распоряжение) по форме № Т-1 (на одного работника) и № Т-la (на группу работников) на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора (служебного контракта)^[3];
• • при оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), по которой будут исполняться трудовые обязанности, срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
• • при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-la) строка (графа) «по» не заполняется;
• • подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)^[8], а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Приказы о переводе на другую работу. Для оформления и учета перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией используются формы № Т-5 и № Т-5а^[9]. При их составлении учитываются следующие требования:

• • формы № Т-5 и № Т-5а заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку;
• • в случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется;
• • на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказы о прекращении (расторжении) трудового договора/служебного контракта. Прекращение трудовых отношений оформляется решением в виде приказа или распоряжения в соответствии с формами № Т-8 и № Т-8а* и с учетом требований, изложенных в комментарии к нормативному акту «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате», а именно:

• • формы № Т-8 и № Т-8а составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляются работнику под расписку в порядке, установленном законодательством РФ;
• • в строке (графе) «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью;
• • в строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора (служебного контракта) с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы);
• • при увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику;
• • при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации;
• • на основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, и производится расчет с работником.

Приказы о предоставлении работнику отпуска. Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором или служебным контрактом, применяются формы № Т-6 и № Т-6а^[10][11].

Приказы о предоставлении работнику (работникам) отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приказ по личному составу содержит запись «С приказом ознакомлен», «подпись», «расшифровка подписи», «дата», визируется ответственным за кадры лицом и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается этот приказ, подписывается руководителем организации.

Регистрационный номер приказа по личному составу присваивается ему в пределах календарного года с добавлением буквенного обозначения «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела в службе кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или в отдельное дело приложений к приказам по личном}' составу.

Приказы о предоставлении отпусков, командировании, взыскании формируются отдельно от других приказов по личному составу, так как имеют временные сроки хранения^[1].

График отпусков. В крупных организациях графики отпусков сначала составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровая служба готовит сводный график, который подписывает начальник отдела кадров и утверждает руководитель управления (отдела) органа власти, предприятия, учреждения.

• График отпусков — документ, реализующий конституционное право гражданина на отдых, официально закрепляющий распределение и очередность отпусков работников органов власти, предприятий, организаций, фирм на предстоящий календарный год. Он применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При подготовке графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы государственных учреждений, предприятий, личные пожелания сотрудников, а также графики отпусков прошлых лет и т. д. График отпусков согласовывается с профсоюзным комитетом.

Важно запомнить!

В соответствии с ТК РФ график отпусков является обязательным документом для всех организаций.^[13][14]

нениям подверглись и Правила ведения и хранения трудовых книжек^[15]. При этом Министерству здравоохранения и социального развития РФ было дано поручение привести Инструкцию по заполнению трудовых книжек в соответствие с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Но поскольку это поручение до сих пор не выполнено, практикам приходится руководствоваться противоречащими друг другу нормативными актами, что приводит к серьезным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами РФ. Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. В соответствии со ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. На территории республики в составе Российской Федерации, установившей также свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись на государственном языке этой республики.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша^[16].

В случае утраты работником трудовой книжки работодатель выдает ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами, а также о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Оставшиеся в организации в случае смерти работника трудовые книжки и их дубликаты хранятся в кадровой службе организации в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек, после чего передаются на хранение в архив организации, где они хранятся 50 лет. По истечении этого срока трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек уничтожаются в установленном порядке.

Личная карточка. Личная карточка является основным документом по учету персонала. Личные карточки заводятся на всех работников организации, независимо от характера их работы — постоянного или временного. Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Указаниями, но применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. Она представляет собой типовую межведомственную форму № Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинноориентированный вариант этой карточки № Т-2а.

Личная карточка сотрудника заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании документов, указанных в сг. 65 ТК РФ, а именно:

• • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• • приказа (распоряжения) о приеме на работу;
• • военного билета (приписного свидетельства);
• • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
• • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

С учетом специфики работы необходимость предъявления дополнительных документов в отдельных случаях может предусматриваться в соответствии с действующим законодательством.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или на пишущей машинке. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетнобиографических и учетных данных работника.

На лицевой стороне личной карточки указываются: полное наименование организации, код организации, пол (м/ж), табельный номер (он должен соответствовать номеру, но которому зарегистрирована трудовая книжка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним), начальная буква фамилии работника (в строке «Алфавит»). В первую очередь заполнению подлежат два раздела (по два столбца) лицевой стороны личной карточки:

I. Общие сведения и II. Сведения о воинском учете.

В раздел I «Общие сведения» заносятся фамилия, имя, отчество, дата (год, месяц, число) и место рождения (село, район, город, республика), гражданство, знание иностранного языка (указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем»), образование.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

В строках «Квалификация по диплому» сведения указываются полностью на основании полученного документа. Профессии работников записываются в точном соответствии с их названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, а должности ИТР^[17] — соответственно их названиям по штатному расписанию.

Общий стаж работы исчисляется с даты начала трудовой деятельности работника, включая службу в Вооруженных Силах. Стаж указывается на день заполнения личной карточки на основании трудовой книжки.

В строке «Непрерывный стаж» ставится дата, с которой исчисляется непрерывный стаж работы при выплате пособий по государственному социальному страхованию.

В строках «Состояние в браке» делаются отметки о составе семьи с указанием года рождения каждого ее члена, а в строке «Паспорт» указываются серия, номер паспорта, орган, выдавший документ и дата выдачи, далее — домашний адрес, телефон.

После заполнения личной карточки работником кадровой службы принятый на работу ставит свою подпись и дату заполнения личной карточки в конце раздела I.

Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняется на военнообязанных и призывников в соответствии с инструкцией о порядке учета военнообязанных и призывников (группа учета, категория учета, состав, воинское звание, военно-учетная специальность, годность к военной службе, название райвоенкомата по месту жительства).

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу или переводе на другую работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

Личная карточка включает также разделы. IV. Аттестация; V. Повышение квалификации; VI. Профессиональная переподготовка; VII. Награды (поощрения), почетные звания; VIII. Отпуск; IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством; X. Дополнительные сведения; XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личные карточки уволенных работников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки № Т-2а запрещается присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве строго раздельно.

Для граждан, поступающих на государственную (муниципальную) службу, заполняется личная карточка по форме № Т-2ГС (МС). В нее, в отличие от формы № Т-2, включены также сведения о наличии ученой степени, стаже государственной (муниципальной) службы для надбавки за выслугу лет для доплаты к пенсии и раздел IV «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания».

Личное дело. Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу. Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы.

• Личное дело — основной документ персонального учета работника, представляющий собой совокупность его личных документов, содержащих наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

Порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. В отношении гражданских служащих личное дело — установленная Законом о гражданской службе и осуществляемая в порядке, урегулированном Президентом РФ, правовая форма документирования персональных данных гражданского служащего, содержащая сведения, связанные с поступлением, прохождением им гражданской службы, а также увольнением с нее и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Порядок его ведения определен Положением о персональных данных государственного служащего.

В соответствии с Положением о персональных данных государственного служащего к личному делу гражданского служащего приобщаются:

• • письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
• • собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;
• • документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность, но результатам конкурса);
• • копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния',
• • копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• • копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
• • копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
• • копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
• • экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
• • копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего па иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
• • копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• • копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
• • аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
• • экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;
• • копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
• • копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
• • копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
• • копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
• • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
• • сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
• • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
• • копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
• • медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
• • справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством, включается декларация о доходах. В личные дела научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей, включается копия (выписка) протокола заседания ученого совета. В личное дело руководителя организации включается копия (выписка) решения учредителей о назначении его на должность. В личное дело материально ответственных лиц включается договор о материальной ответственности.

При ведении личного дела в него включаются также документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

• • характеристики и аттестационные листы;
• • списки научных трудов и изобретений;
• • копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий, изменении фамилии и т. п.;
• • иные документы.

Включение трудовых договоров с работниками в состав личных дел определяется кадровой службой или специалиста по кадрам организации.

В личное дело не включаются:

• • копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• • справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• • обходные листы, справки о состоянии здоровья и др. Эти документы формируются отдельно и хранятся в течение трех лег.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место государственной службы передается, но указанному месту государственной службы. При этом не допускается ведение нескольких личных дел на одного гражданского служащего.

В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Запрещается собирать и вносить в личные дела и реестры государственных служащих сведения об их политической и религиозной принадлежности, а также частной жизни, о членстве в общественных объединениях и профессиональных союзах.

Приобщенные к личному делу документы брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Личные дела уволенных с гражданской службы хранятся кадровой службой в течение 10 лет, после чего передаются в архив.

Сведения о государственных служащих, в том числе о включенных в резерв на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы, вносятся в федеральный реестр государственных служащих и реестры государственных служащих субъектов РФ. Личные дела и реестры государственных служащих ведутся в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, а также законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Когда личное дело сформировано, документы включаются в него в хронологической последовательности.

Внутренняя опись составляется на документы личного дела, которое уже оформлено. В ней указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. Изъятие документов из личных дел производится с разрешения руководителя службы кадров. Отметка об этом делается в описи документов в личном деле, а подлинный документ заменяется его копией. Факты изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями должны быть отражены в графе «Примечание».

Если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия помещается в скобки, а над ней пишется новая фамилия.

Личные дела хранятся в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого поиска личного дела ведется алфавитная картотека, а в небольших организациях — алфавитная книга учета личных дел.

• [1] Сазыкин А. В. Указ. соч.
• [2] Статья 56 ТК РФ.
• [3] Приложение 1. Унифицированная форма № Т-1 «Приказ (распоряжение)о приеме работника на работу».
• [4] Комментарии к Федеральному закону «О государственной гражданскойслужбе Российской Федерации» и законодательству о гражданской службе зарубежных государств. М, 2005. С. 313.
• [5] Постановление об утверждении правил делопроизводства.
• [6] Приложение 5. Унифицированная форма № Т-9 «Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировку».
• [7] Приложение 1. Унифицированная форма № Т-1 «Приказ (распоряжение)о приеме работника на работу».
• [8] Форма № Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего.
• [9] Приложение 2. Унифицированная форма № Т-5 «Приказ (распоряжение)о переводе работника на другую работу».
• [10] Приложение 4. Унифицированная форма № Т-8 «Приказ (распоряжение)о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
• [11] Приложение 3. Унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение)о предоставлении отпуска работнику».
• [12] Сазыкин А. В. Указ. соч.
• [13] График отпусков составляется в виде таблицы, но форме № Т-71.Столбцы таблицы включают наименование структурного подразделения, должности (специальности, профессии) по штатному расписанию, фамилию, имя, отчество работника, которому предоставляется отпуск, его табельный номер, количество календарных днейотпуска, дату начала отпуска (фактическую и запланированную), основание перенесения отпуска с указанием соответствующегодокумента, дату предполагаемого отпуска и примечание. Если по просьбе сотрудника с согласия соответствующегоруководителя отпуск переносится на другое время, отдел кадроввносит изменения в график отпусков с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Времяотпуска уточняется без составления заявления. Сроки использования отпусков контролируются, как правило, работником кадровойслужбы, который фиксирует сроки пребывания каждого работникав очередном отпуске и причины, но которым были изменены ранееустановленные сроки отпусков. Он же подготавливает приказы
• [14] отпусках сотрудников. Запись о предоставлении отпуска делается в специальном журнале об учете отпусков. Трудовая книжка. Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжкаустановленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Правила веденияи хранения трудовых книжек были утверждены Постановлениемо трудовых книжках. В соответствии с изменениями, внесеннымиФедеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признаниине действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силунекоторых законодательных актов (положений законодательныхактов) Российской Федерации» в ТК РФ, соответствующим изме-
• [15] Постановление Правительства РФ от 01.03.2008 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля2003 года № 225».
• [16] Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утвержденииИнструкции по заполнению трудовых книжек».
• [17] Инженерно-технические работники.