Редактирование листа. 
Информационные технологии в менеджменте

Одним из основных требований к функциональным возможностям табличных процессоров является удобство при работе с постоянно изменяющимися данными. Excel имеет мощные средства редактирования.

Редактирование данных в ячейке. Excel позволяет редактировать данные как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Для использования этой возможности необходимо в диалоговом окне ФАЙЛ / Параметры / Дополнительно в разделе Параметры правки установить флажок Разрешить редактирование в ячейках. Редактирование ячейки возможно после установки в нее курсора (места вставки). Позиционировать место ввода данных можно двумя способами: установить указатель мыши в нужную позицию редактируемых данных ячейки и дважды щелкнуть ЛКМ или активизировать ячейку и нажать клавишу F2. Над содержанием ячейки можно выполнять все известные команды редактирования, выполняемые группой Буфер обмена вкладки ГЛАВНАЯ: Вырезать, Копировать, Вставить.

Полное удаление редактируемых данных возможно также несколькими способами: удаление старых данных осуществляется при вводе новых данных, начинающемся с первой позиции; при нажатии клавиши Delete; с помощью команды ГЛАВНАЯ / Редактирование / Очистить группы. Эта команда позволяет выбрать объект удаления:

• • все — удаляет содержимое ячеек, форматирование и примечания;
• • форматы — удаляет из ячейки только форматирование;
• • содержимое — удаляет из ячейки только содержимое;
• • примечания — удаляет только примечание, относящееся к ячейке;
• • гиперссылки — удаляет гиперссылку, относящуюся к ячейке.

Команды очистки можно выполнять над одной ячейкой или диапазоном ячеек.

К ячейкам листа можно добавить примечания, содержащие пояснения к вычислениям, предположения или иные комментарии. Создание примечания выполняется при помощи команды РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ / Примечания / Создать примечание. Появится окно примечания, в котором можно ввести сообщение. К ячейке можно присоединить только одно примечание, но его текст может быть любой длины. Если в окне примечания необходимо начать новый абзац, следует нажать Enter. С помощью маркеров изменения размеров можно менять размеры окна примечаний.

При создании нового примечания в верхней части окна полужирным шрифтом выводится имя пользователя, которое можно изменить в диалоговом окне ФАЙЛ / Параметры / Общие / Личная настройка Microsoft Office.

Ячейка, имеющая примечание, помечается красным треугольником в правом верхнем углу. При установке указателя мыши па этом индикаторе появляется всплывающее окно примечания к ячейке (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Лист, содержащий ячейку с примечанием При редактировании в ячейке формулы Excel выделяет разноцветными рамками ячейки и диапазоны, ссылки на которые используются в формуле.

Копирование и перемещение ячеек на листе. Ниже представлены основные способы копирования и перемещения ячеек.

Первый способ:

• 1) после выделения копируемого или перемещаемого диапазона нажать ГЛАВНАЯ / Буфер обмена / Копировать (Вырезать). Диапазон выделяется движущейся рамкой;
• 2) переместить курсор в левый верхний угол диапазона, в который осуществляется копирование (перемещение);
• 3) вставить выделенный фрагмент с помощью команды ГЛАВНАЯ / Буфер обмена / Вставить.

Копирование выделенного диапазона можно выполнять многократно, пока он выделен движущейся рамкой. Отменить выделение для копирования можно, нажав клавишу Esc. Вырезанную ячейку или диапазон ячеек можно вставлять только один раз.

Второй способ. Копирование или перемещение ячеек можно производить с сохранением содержимого ячеек назначения, т. е. в режиме вставки. В этом случае используется команда ГЛАВНАЯ / Ячейки / Вставить скопированные ячейки. После этого для сохранения содержимого ячеек назначения следует указать направление сдвига ячеек относительно указанного места: вправо или вниз.

Третий способ. Перемещение и копирование ячеек можно осуществлять мышью способом drag-and-drop. Копирование производится путем перетаскивания рамки с помощью Л КМ в новое место при нажатой клавише Ctrl. Копирование может выполняться многократно. Перемещение выполняется так же, но без нажатой клавиши Ctrl. Копирование с сохранением содержания (в режиме вставки) выполняется путем перетаскивания рамки Л КМ с нажатыми клавишами Shift и Ctrl; перемещение — только с клавишей Shift.

Четвертый способ: использование оперативного меню. Для этого нужно:

• 1) выделить ячейку или диапазон;
• 2) нажать ПКМ;
• 3) выбрать из оперативного меню команду Копировать или Вырезать;
• 4) выделить ячейку назначения;
• 5) нажать ПКМ и выбрать команду Вставить.

Либо можно установить указатель на рамку выделенной ячейки или диапазона, удерживая ПКМ, перетащить рамку в нужное место листа, отпустить ПКМ и в появившемся меню выбрать нужную команду.

При выполнении копирования первым и четвертым способом пользователь может задавать параметры вставки. Для этого необходимо после операции копирования выполнить команду Вставить / Специальная вставка. Диалоговое окно команды Специальная вставка (рис. 6.8) позволяет:

• • указать, что именно будет вставляться: формула, значение, форматы, примечание и т. д. Задается переключателем в ноле Вставка;
• • указать, какую операцию следует выполнить над содержимым буфера обмена и исходным содержимым диапазона назначения. Можно выполнять любые арифметические операции. Задается переключателем в поле Операция;
• • выбрать параметр Транспонировать, указывающий, что строки диапазона будут вставлены по столбцам и наоборот;
• • выбрать параметр Пропускать пустые ячейки, чтобы предотвратить замещение в области вставки существующих значений пустыми значениями из области копирования.

Рис. 6.8. Диалоговое окно команды «Специальная вставка».

Следует отметить, что выбор параметра Значение в поле Вставка означает, что если в буфере обмена находится формула, в диапазон вставки будет вставлено только значение, а сама формула, но которой оно было рассчитано, будет потеряна (останется в области копирования).

Вставка и удаление ячеек, строк, столбцов. Как уже говорилось, для вставки ячеек следует использовать команду Главная / Ячейки / Вставить ячейки. При вставке ячеек осуществляется автоматическое изменение ссылок в формулах, расположенных в смещаемых ячейках.

Для вставки строк и столбцов следует щелкнуть по заголовку строки или столбца или выделить такое количество строк или столбцов, какое необходимо вставить, затем из раскрывающегося списка ГЛАВНАЯ / Ячейки / Вставить ячейки выбрать команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист. Вставка всегда происходит выше первой из выделенных строк и левее первого из выделенных столбцов.

Удаление выделенных ячеек, строк, столбцов производится аналогично (ГЛАВНАЯ / Ячейки / Удалить ячейки). При удалении ячеек следует указать направление смещения окружающих ячеек.

Поиск и замена данных. Эта операция позволяет найти все вхождения конкретной строки символов или некоторое значение на листе. Строка символов здесь определяется как любая последовательность символов, которую можно ввести в ячейку: текст, числа, арифметические операторы или знаки пунктуации. Для поиска любой строки символов, в том числе ссылки или имени диапазона, в формулах или значениях используется команда ГЛАВНАЯ / Редактирование / Найти и выделить. Эта команда особенно полезна при поиске формул или ошибочных значений, таких как #имя? или #ССЫЛКА. В диалоговом окне Найти и заменить / Найти можно указать направление поиска — по строкам или по столбцам и область поиска — формулы, значения или примечания.

Если Excel находит вхождение заданной строки, то он выделяет ячейку, содержащую это вхождение, и останавливает поиск. Если вхождение на листе не найдено, то происходит возврат к первоначально выделенной ячейке. Целесообразно выбирать направление поиска «По строкам» в тех случаях, когда искомая ячейка скорее всего находится справа от выделенной ячейки, и «По столбцам» — если ниже выделенной ячейки.

Для расширения поиска можно использовать символы шаблона * и?. Символ? заменяет собой любой единичный символ в искомой строке. Символ * заменяет один или несколько любых символов в искомой строке. Символы шаблона можно использовать в любом месте искомой строки. Для поиска строки, содержащей символ? или *, следует ввести знак — (тильда) перед этим символом. Например, если нужно найти строку «Это?», следует в качестве искомой строки ввести «Это-?».

В диалоговом окне команды Найти можно также установить режим различия прописных и строчных букв (флажок Учитывать регистр по умолчанию отключен), а также режим поиска только полных совпадений с искомой строкой, а не с ее частью (флажок Ячейка целиком по умолчанию отключен).

Заданную строку символов можно не только искать, но и заменять новой строкой, выбрав команду ГЛАВНАЯ / Редактирование / Найти и выделить / Заменить. В диалоговом окне команды в иоле Заменить на задается последовательность символов, которая должна заменить искомую строку.

Символы шаблона, указанные в искомой строке для расширения поиска, в поле Заменить на используются при замене как любые обычные символы.

Ввод текста и проверка орфографии. Excel представляет несколько средств для облегчения ввода и редактирования текста. В диалоговом окне ФАЙЛ / Параметры / Правописание нажатием кнопки Параметры автозамены можно вызвать диалоговое окно Автозамена (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Диалоговое окно «Автозамена».

В диалоговом окне команды Автозамена содержится набор режимов, позволяющих исправить ошибки непосредственно при вводе, например исправлять две прописные буквы в начале слова или делать первую букву предложений прописной.

Пользователь может добавить собственные типичные ошибки ввода и сокращения в список автозамены, задавая текст и его замену в полях Заменять и На диалогового окна Автозамена. Единственное требование: сокращения должны быть уникальными, иначе Excel может применить автозамену там, где этого не требуется.

Автозамена работает при вводе текста в ячейки, формулы, текстовые поля, элементы управления и надписи в диаграммах. Если установлены другие приложения Microsoft Office, то все добавления в список автозамены появятся также и в списках автозамены других приложений.

Компанду РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ / Правописание / Орфография можно использовать для проверки всего листа или любой его части (диапазона выделенных ячеек). При активной строке формул Excel проверяет только ее содержимое, а если выделены слова в строке формул, то проверяются только выделенные слова. Если выделенный для проверки диапазон содержит скрытые ячейки или ячейки структуры, которые не выводятся на экран, программа проверяет и эти ячейки тоже. Но ячейки, которые содержат формулы, не проверяются. Начать проверку орфографии можно, нажав клавишу F7. Если Excel найдет неправильное слово, откроется диалоговое окно Орфография.