Метаданные документов. 
Организация и технология документационного обеспечения управления

Метаданные — новый термин в электронном делопроизводстве, введенный в оборот международным стандартом ИСО 15 489−1—2001 «Информация и документация. У правление документацией».

• Метаданные — информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, в том числе электронные документы, управлять ими, осуществлять их поиск и хранение^[1].

В соответствии с ИСО 15 489−1—2001 документ помимо содержания должен включать метаданные для обеспечения неизменности структуры электронного документа при различных операциях, производимых с ним. Метаданные описывают как бумажные, так и электронные документы.

Стандартом И СО 15 489−1—2001 установлен универсальный набор метаданных для любых информационных ресурсов «Дублинское ядро», включающий 15 элементов описания информации.

На основе Дублинского ядра в России в 2003 г. был разработан ГОСТ 7.70—2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик», введенный в действие постановлением Госстандарта России от 13.01.2004 № 7-ст, включивший для описания информационного ресурса 29 реквизитов, в том числе 10 обязательных для всех категорий ресурсов:

• 1) денитификатор информационного ресурса;
• 2) наименование ресурса (название, присваиваемое создателем или владельцем);
• 3) владелец (наименование юридического лица или имя физического лица);
• 4) описание (текстовое изложение содержания ресурса);
• 5) коды рубрикатора (коды Государственного рубрикатора научно-технической информации);
• 6) ключевые слова (основные понятия);
• 7) язык (указание языка текста);
• 8) период обновления (с какой периодичностью обновляется ресурс);
• 9) финансирование (указание формы финансирования);
• 10) дата последнего обновления информационного ресурса.

Электронный документооборот в федеральных органах исполнительной власти. Порядок осуществления электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти установлен Постановлением об утверждении правил делопроизводства.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ^[2].

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Правилами предусмотрено, что:

• • прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства;
• • при получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи;
• • при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;
• • исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти;
• • при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде;
• • электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе;
• • после истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Хранение электронных документов. В большинстве СЭД представлена иерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д.

Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок, при этом исходный документ остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД.

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов: его название, автор документа, время его создания и др. Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому, однако в пределах одного тина документов он сохраняется неизменным. В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев серверная часть СЭД состоит из логически связанных компонентов:

• • хранилище атрибутов документов (карточек);
• • хранилище документов;
• • сервисы полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов является большим преимуществом систем электронного документооборота.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. Однако достаточно распространено хранение документов вместе с атрибутами в базе данных, что значительно повышает безопасность доступа к документам.

Решение оптимизации работы с большими объемами документов организации находят в создании электронного архива.

• Электронный архив документов — это система хранения бухгалтерской, кадровой и иной документации, позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать управленческие процессы современной организации.

Основная задача электронного архива организации — оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам и сохранности документации. Одной из самых важных причин создания электронного архива в организации является значигельное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает. Информация, хранящаяся в бумажном виде, со временем приходит в негодность. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян.

Пользование электронным архивом обеспечивает удобный и быстрый поиск нужной документации, защиту документации от безвозвратной утери или повреждения, упорядоченное ее хранение с возможностью формирования различных отчетов, мгновенную отправку копий документов. Благодаря переводу всех документов в электронный вид офисные площади высвобождаются от накопившихся бумаг. Организация электронного архива документов позволяет систематизировать документацию, распределять ее по видам и срокам хранения, что способствует стандартизации процессов работы с документами. Резервирование информации значительно снижает риск ее потери, кроме того, это во много раз менее дорогостоящая операция, чем создание резервных бумажных копий обычного архива.

Использование электронного архива делает более эффективным и простым управление служебной информацией, решает проблему оптимизации документооборота, сокращает время поиска необходимых бумаг, исключая потерю важных документов и их несанкционированное изменение. Благодаря ограничению прав доступа, протоколированию действий пользователей и автоматическому резервному копированию обеспечивается высокий уровень информационной безопасности.

Первым этапом создания электронного архива документов организации является подготовка к сканированию и перевод в электронный вид на профессиональном оборудовании всех документов, т. е. создание их электронных образов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.).

Далее электронные документы индексируются по различным информационным полям (тип, название, номер, дата создания и т. д.). После перевода в электронный вид документы заносятся в электронный архив. Система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему организации.

Таким образом, электронный архив нужен почти каждой организации, независимо от характера ее деятельности, формы собственности и размеров.

• [1] Рысков О. И. Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации //Делопроизводство. 2004. № 12. С. 44—47.
• [2] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.