Документирование работы с персоналом

Комплекс кадровой документации

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

• — законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
• — плановую документацию;
• — организационно-правовую документацию;
• — персональную документацию;
• — договорную документацию;
• — распорядительную документацию;
• — учетную кадровую документацию;
• — документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• — отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям — не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функций ведения кадровой работы. Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.

Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т. п.), так и от численности работников и т. д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек — менеджер по персоналу или они делегируются главному бухгалтеру или секретарю-референту руководителя.

В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.

Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Можно обобщенно выделить следующие функции службы персонала:

• — перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т. п.;
• — обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала по профессиональным группам;
• — комплектование коллектива соответствующим количеством (резервом) руководителей, специалистов и технических работников;
• — индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций на повышение или понижение в должности;
• — систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
• — документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;
• — ведение системы учета кадров, их движения, анализ текучести;
• — организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;
• — проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс Российской Федерации, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативные правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.) и т. п.