Технология составления номенклатуры дел

Нормативно-методическая база разработки номенклатуры дел. Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел установлены Правилами делопроизводства, в соответствии с требованиями которых государственные органы и органы местного самоуправления формируют свои документальные фонды из образующихся в их деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Основными нормативными правовыми актами и методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

• — Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477;
• — Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015 № 38 830);
• — Методические рекомендации, но разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
• — Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (зарегистрирован Минюстом России 27.09.2007 № 10 194);
• — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденные приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18 380).

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002, остались действовать в статусе методического документа.

Ведомственные и отраслевые перечни документов со сроками хранения, отражающие специфику документальных и архивных фондов государственных и иных органов и утверждаемые соответствующими государственными органами или уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, могут использоваться не только подведомственными, но и другими организациями и предприятиями в качестве нормативных правовых актов при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых перечнях.

Нормативными документами для организаций и компаний, входящих в состав холдинга, являются типовые номенклатуры дел, которые разрабатываются и утверждаются вышестоящим органом или управляющей компанией для сети компаний, территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, должны быть перенесены в индивидуальную номенклатуру без изменений, и в этом заключается «нормативность» этих видов номенклатур дел.

Номенклатура дел организации должна составляться на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписанных руководителями этих структурных подразделений. Поэтому технологию ее разработки следует рассматривать как в организационном, так и в собственно профессиональном аспекте.

Организационный алгоритм разработки номенклатуры дел. Служба делопроизводства осуществляет значительную организационную работу, в которой участвуют руководитель организации, руководители структурных подразделений, экспертная комиссия организации и даже эксиертнонроверочная комиссия архива, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Организационный алгоритм разработки номенклатуры дел состоит из нескольких этапов, осуществление которых рекомендуется включать в годовой план работы службы делопроизводства.

• 1 этап. Служба делопроизводства в четвертом квартале каждого календарного года готовит проект приказа о разработке или подготовке к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный год Номенклатура дел существенно пересматривается и разрабатывается фактически заново не реже одного раза в пять лет или в случае коренного пересмотра структуры и направлений деятельности организации, а утверждаться она должна ежегодно, т. е. на каждый следующий календарный год, так как экспертиза ценности документов в организации должна проводиться ежегодно.
• 2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, служба ДОУ направляет приказ структурным подразделениям-исполнителям и контролирует его исполнение в установленные сроки. Архив, как правило, входящий в состав службы делопроизводства, заведующий архивом или лицо, ответственное за архивное хранение, если в организации архив не создается, консультирует исполнителей структурных подразделений о сроках хранения документов, проверяет правильность формулирования заголовков дел и полноту включения дел в проект номенклатуры дел структурного подразделения, в том числе электронных оригиналов и электронных копий документов, копий и экземпляров распорядительных документов и т. п.
• 3 этап. Каждое структурное подразделение организации разрабатывает проект номенклатуры дел, оформляет его по установленной форме (приложен не 8), согласовывает с архивом или лицом, ответственным за архивное хранение документов. Руководитель структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства.
• 4 этап. Служба делопроизводства формирует проект номенклатуры дел организации, оформляет его в трех или четырех оригинальных экземплярах. Проект номенклатуры дел организации визируется заведующим архивом или лицом, ответственным за архивное хранение (оформляется виза на всех подготовленных экземплярах) и подписывается руководителем службы делопроизводства. Многостраничная номенклатура дел организации может оформляться в следующем порядке: титульный лист, главная таблица (классификационная схема), которая выполняет роль содержания/оглавления, таблица соответствия индексов подразделений и дел (для «переходящих» дел и в случае, если за год произошли изменения в схеме классификации), и само перечисление заголовков дел со сроками хранения в установленной табличной форме.
• 5 этап. Руководитель службы делопроизводства организует рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел на заседании экспертной комиссии организации (ЭК); в территориально распределенной организации может создаваться центральная экспертная комиссия (ЦЭК). На всех экземплярах проекта оформляется гриф согласования протоколом ЭК/ ЦЭК. Заведующий архивом или лицо, ответственное за архивное хранение, как правило, назначаются секретарем ЭК организации по должности.
• 6 этап является факультативным. Служба делопроизводства направляет проект номенклатуры дел организации на согласование в государственный или муниципальный архив, источником комплектования которого она является, т. е. архивные документы организации подлежат передаче на архивное хранение в государственный или муниципальный архив. После рассмотрения проекта, учета замечаний и его переоформления на экземплярах проекта номенклатуры дел оформляется гриф согласования протоколом экспертно-проверочной комиссии архива (ЭПК) или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК). В некоторых субъектах РФ экспертная комиссия в соответствующих государственных архивах может иметь название экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК).
• 7 этап. Служба делопроизводства представляет проект номенклатуры дел организации на утверждение первому руководителю.
• 8 этап. Руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год (грифом утверждаются три — четыре оригинальных экземпляра-, в настоящее время «лучшей практикой» является издание приказа об утверждении номенклатуры дел и введении ее в действие с 1 января следующего календарного года).
• 9 этап. Служба делопроизводства оформляет дату и индекс номенклатуры дел, которая может регистрироваться в валовом порядке, начиная с года утверждения первой номенклатуры дел, в течение всего периода деятельности организации, т. е. в пределах своего отдельного документопотока. Первый экземпляр номенклатуры дел формируется в соответствующее дело службы делопроизводства как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, второй экземпляр передается в архив организации для хране-

ния в деле фонда. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то третий экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив. Четвертый экземпляр является рабочим, из которого служба делопроизводства делает выписки или копирует и направляет копии или выписки (в бумажной или электронной форме) в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году. В этот рабочий экземпляр в течение календарного года служба делопроизводства вносит изменения и уточнения заголовков дел, заголовки дополнительно заведенных дел, отметки о том, что некоторые дела не заведены или заведены в электронной форме в статусе оригинала с указанием локализации (информационной системы) и т. п.

• 10 этап. После окончания календарного года структурные подразделения в январе следующего года оформляют итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений и передают их в службу делопроизводства.
• 11 этап. Служба делопроизводства на основании итоговых записей структурных подразделений оформляет итоговую запись к номенклатуре дел организации (приложение 9), один экземпляр которой формирует к контрольному экземпляру номенклатуры дел в деле службы делопроизводства, а второй экземпляр итоговой записи передает в архив организации для формирования в дело фонда вместе с уже сформированным в него вторым экземпляром утвержденной номенклатуры дел.

Профессиональный алгоритм разработки номенклатуры дел. Специалисты в области документационного обеспечения управления в процессе разработки номенклатуры дел свою профессиональную работу планируют и выполняют по четырем этапам, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о системе делопроизводства.

• 1 этап. Выбор типа и вида (если составляются номенклатуры дел для однотипных документов, т. е. типовая или примерная) номенклатуры дел, разработка ее классификационной схемы (главной таблицы), в соответствии с которой будет систематизироваться документальный фонд организации.
• 2 этап. Формулирование заголовков дел по установленным правилам (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и указание сроков хранения дел в соответствии с перечнями документов со сроками хранения.
• 3 этап. Систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи).
• 4 этап. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел обычно изучаются устав или положение об организации, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты, но основным направлениям деятельности, система делегирования полномочий на издание распорядительных документов, правила ведения регламентированной переписки и тому подобные аспекты организации системы делопроизводства. Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные документы и первичные комплексы документов — дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне руководства, и в структурных подразделениях с учетом объема документооборота, количества и объема заведенных дел, формы представления документов и их копий (бумажные или электронные) и других особенностей. В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры используют также классификационные схемы (разделы содержания) типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема (главная таблица).

Внимание!

В соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления разрабатывается номенклатура дел структурного типа.

Но главная таблица номенклатуры дел структурного тина не должна повторять схему организационной структуры или разделы штатного расписания.

Пример

Сравните разделы штатного расписания и разработанную главную таблицу номенклатуры дел структурного типа.

Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на карточках, на электронных карточках, созданных средствами стандартного пакета Microsoft Office или в базах данных, которые обеспечивают удобство последующей систематизации заголовков дел.

Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе признаков систематизации документов, иначе называемых признаками заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.

Заголовки дел формулируются, а документы внутри дел систематизируются по следующим признакам заведения дел:

• — номинальный — отражает название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов, которые сформированы в дело (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т. п., так как все документы, за исключением писем, имеют оформленное на них название вида и «сами себя называют»);
• — авторский — в соответствии с ним в заголовке дела отражается название организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
• — предметно-вопросный — предполагает отражение в заголовке краткого содержания документов дела (так как основным идентификационным реквизитом любого документа является его текст);
• — корреспондентский — используется при формировании дел с перепиской, отражает название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат — основной реквизит в письме);
• — географический — предусматривает включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела, и используется в сочетании с корреспондентским признаком, гак как в реквизите «адресат» оформляются две части — кому и куда направляется письмо;
• — хронологический — даты (период), к которым относятся документы дела (дата — также идентификационный реквизит любого документа).

В схеме описания состава и содержания документов дела дается также указание на копийность документов, т. е. учитывается так называемый экспертный признак заведения дела. В современной практике разработки номенклатур дел выделяется также технологический признак — информационная система, в которой документы составляются в статусе электронного оригинала в определенном формате.

При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. В практике делопроизводства и архивного дела традиционно сложились следующие примерные схемы описания, использование которых позволяет обеспечить преемственность заголовков дел в номенклатуре дел и в последующей описи дел, составляемой на ее основе.

1. Вид — содержание (номинальный — предметно-вопросный признаки):

«Журнал регистрации поступающих документов».

2. Вид — автор — содержание (номинальный — авторский — предметновопросный признаки):

«Распоряжения Главы городского поселения г. Верея. Копии"]

«Приказы генерального директора по основной деятельности"-,

«Распоряжения заместителя генерального директора по административноорганизационным вопросам».

3. План/отчет — содержание — период (номинальный — предметновопросный — хронологический):

«Годовой финансовый план на 2017 год»;

«Политика управления документами на 2016—2017 гг.».

4. План/отчет — автор — содержание (номинальный — авторский — предметно-вопросный):

«Квартальные отчеты территориальных органов государственной статистики о повышении квалификации и обучении сотрудников».

5. Переписка — корреспондент — территория — содержание (номинальный — корреспондентский — географический — предметно-вопросный):

«Переписка с подведомственными территориальными органами статистики по Центральному федеральному округу о повышении квалификации и обучении сотрудников».

6. Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) — содержание — (перечисление основных разновидностей документов):

«Документы о проведении аттестации сотрудников {план, программы, аттестационные листы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии при формировании первичных учетных документов. Например, дело «Счет О 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счетафактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например: «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 {расчеты с поставщиками услуг в I квартале 2017 г.)».

В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, дело с заголовком «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» должно или может быть включено в номенклатуру дел практически любого структурного подразделения организации. А в графе «Примечание» необходимо указать место хранения оригиналов: «Подлинники — в отделе кадров».

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела, в первую очередь принцип взаимосвязи документов и дел. Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении»), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении»).

При формулировании заголовков дел соблюдается следующее правило: документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело нс группируются, т. е. документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.

В дело включается только один экземпляр документа, а дополнительные экземпляры, проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата. В дело включаются документы одного календарного года (за исключением переходящих, судебных, личных дел и «досье»; к личным делам и делам-досье в обязательном порядке оформляется внутренняя опись документов). В делопроизводстве учитывается признак формирования дел с документами в бумажной форме, который можно назвать техническим — в дело или его том (часть) формируется не более 250 листов документов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Ограничения на объем электронного дела в мегабайтах не установлены.

Вместе с формулированием конкретного заголовка определяется и срок хранения документов данного дела по перечню документов со сроками хранения. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории и виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения.

Конкретный заголовок дела (описание состава и содержания документов дела, сделанное в процессе подготовки проекта номенклатуры дел) соотносится с категорией и видом документов по перечню, и с учетом экспертного признака и места составления и разработки документов разработчик номенклатуры дел выносит профессиональное заключение о сроке хранения данного дела.

Срок хранения документов дела оформляется в номенклатуре дел со ссылкой на соответствующую статью перечня рядом с заголовком дела на карточке или в базе данных, которые используются как инструмент на втором этапе разработки номенклатуры дел.

Внимание!

Срок хранения дела в номенклатуре дел рекомендуется оформлять в той форме, которая установлена перечнем, т. е. «Пост.», а нс «Постоянно»; «До минования надобности», а не «ДМН»; «После замены новыми», а не «ПЗН» и т. п.

При необходимости в карточке заголовка дела указывается, по какому перечню или в соответствии с каким законодательным или нормативным правовым актом установлен срок хранения, чтобы в графе «Примечания» номенклатуры дел можно было оформить соответствующую отметку.

Пример

Заполнение полей карточки дела при анализе документов и дел в отделе делопроизводства для оформления заголовка соответствующего дела в проекте номенклатуры дел.

Строки 6—9 карточки позволят при оформлении номенклатуры дел как документа правильно заполнить графу «Примечание». В графу «Примечание» при необходимости вносится также указание на то, что ведение дела будет продолжено в следующем календарном году, т.с. дело будет «переходящим».

На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности. Эту последовательность определяют два решающих фактора — степень значимости документов и их взаимосвязь.

Технически систематизация документов производится путем сортировки оформленных карточек с заголовками дел и сроками их хранения прежде всего, но принадлежности к системе документации, а потом — но значимости документов. Если применялись электронные карточки и таблицы, то сортировка соответствующих записей/полей в базе данных также производится по признакам, внесенным в строки 2 и 3 карточки.

Схема расположения категорий дел предусматривает, что в начале каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации или в начале индивидуальной номенклатуры дел структурного подразделения должны располагаться заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций (решения, приказы, указания, поручения) при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Но не следует забывать, что документы, относящиеся к подсистеме организационных (организационно-правовых) документов самой организации являются правовыми актами более высокого уровня. Являясь правовыми актами, как и распорядительные документы, они регламентируют организационные стороны деятельности, а не оперативное управление и руководство, имеют более длительный срок действия и долговременный (как правило, постоянный) срок хранения. Поэтому в схеме расположения категорий и заголовков дел рекомендуется следующая последовательность размещения дел в номенклатуре дел.

• — организационные документы самой организации;
• — распорядительные документы вышестоящих организаций (копии); распорядительные документы самой организации (в пределах доку-

ментопотоков: приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, распоряжения по направлениям деятельности организации и т. п.);

• — журналы регистрации данных распорядительных документов организации могут располагаться сразу за заголовком дела с соответствующими приказами;
• — планы — по степени их значимости (годовые, квартальные, месячные);
• — сразу за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении каждого из этих планов;
• — отчеты — по степени их значимости (годовые, квартальные, месячные);
• — дела с перепиской о составлении каждого из этих отчетов;
• — доверенности на представление интересов организации (в пределах их документопотоков: генеральные, специальные, разовые);
• — журналы регистрации данных доверенностей в пределах соответствующих документопотоков;
• — договоры по степени значимости (возможна дополнительная систематизация договоров по видам сделок, по алфавиту названий контрагентов);
• — дела с перепиской о заключении или выполнении каждого из этих договоров и журналов (учетных документов и баз данных), в которых регистрируются данные договоры (по видам сделок);
• — переписка по степени значимости вопросов (возможна и дополнительная систематизация по степени значимости и алфавиту названий корреспондентов; первыми располагаются заголовки дел с перепиской с вышестоящими органами, далее — с равностоящими органами и организациями, гражданами (по степени значимости вопросов и сроков хранения обращений граждан) и затем — с подведомственными организациями);
• — учетные документы (все виды отдельно существующих журналов, картотек, баз данных, которые не были расположены в начале номенклатуры дел во взаимосвязи с приказами, доверенностями, договорами и т. п. основными документами);
• — регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива организации (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

Четвертый этап в процессе разработки номенклатуры дел — оформление проекта номенклатуры дел, осуществление организационных процедур согласования и утверждения или подписания.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф:

• 1. Индекс дела.
• 2. Заголовок дела.
• 3. Количество дел.
• 4. Срок хранения и № статьи по перечню.
• 5. Примечание.

Графа 3 заполняется только по фактическому количеству заведенных дел в конце текущего года, но лучше — в январе следующего календарного года при оформлении итоговой записи к номенклатуре дел.

Не позднее января следующего календарного года оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, которая составляется на основе итоговых записей, составленных в структурных подразделениях, и подлежит передаче в архив организации (и в государственный или муниципальный архив).

Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и лицом, непосредственно передавшим ее в архив (с указанием должностей и соответствующих дат) (приложения 10, 11).

Факультативными (новыми!) графами номенклатуры дел являются:

• — форма представления (электронная форма; электронная копия; электронный оригинал)',
• — информационная система (в которой создаются документы в статусе электронных оригиналов или копий, т. е. локализация документов в информанионной системе);
• — ответственный за организацию хранения и обеспечение сохранности (лицо, замещающее ответственного в случае его временного отсутствия).