Современные информационные технологии в делопроизводстве

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

• • содержание и основные этапы стандартизации, унификации и автоматизации делопроизводства;
• • содержание основных понятий электронного делопроизводства;
• • основные этапы автоматизации делопроизводства;
• • нормативную правовую базу автоматизации делопроизводства;
• • базовые функции систем электронного делопроизводства;
• • основные требования к системе автоматизации делопроизводства;
• • особенности хранения электронных документов;

уметь

• • использовать полученные знания в практической работе;
• • ориентироваться в рынке программной продукции электронного делопроизводства;

владеть

• • навыками подготовки служебных документов на основе унифицированных форм управленческих документов;
• • методикой организации коллективной работы с электронными документами;
• • методикой организации электронного архива.

Рост приводит к усложненности, а усложненность — это конец пути.

Третий закон Паркинсона

Динамичное развитие всех сфер общественной жизни, рост числа субъектов и объектов управления сопровождаются стремительно растущими потоками документов, которые составляют основу управления, обеспечивая прямые и обратные связи между управляющими и управляемыми системами. Каждые три года объем корпоративной электронной текстовой информации в мире удваивается.

По данным мониторинга Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), в федеральных органах власти объем документации в 2010 г. составлял около 250 млрд листов, причем по прогнозам ежегодно он может увеличиваться от 15 до 30%.

В США, по данным Delphi Consulting Group, ежедневно создается более 1 млрд листов документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов.

Ежегодно в мире издается около 6 млрд новых документов, каждый из которых в среднем тиражируется в 20 копиях, что переполняет документационные потоки, создавая угрозу их неуправляемости и потерь. А за этим стоит реальная угроза безопасности и каждого отдельного гражданина, и организации или предприятия, и страны в целом. Поэтому проблема совершенствования технологий делопроизводства и освоения их практическими работниками сферы управления приобретает острую актуальность.

Мнение специалистов

По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, поданным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Актуальные задачи совершенствования управления во всех сферах народного хозяйства потребовали поиска путей и современных форм информационного взаимодействия как одного из важнейших условий обеспечения деятельности органов управления всех уровней.

За последние два десятилетия делопроизводство прошло путь от стандартизации через унификацию к автоматизации и созданию электронного делопроизводства.

Нормативно-методическое и правовое обеспечение стандартизации и автоматизации делопроизводства

Правовые основы стандартизации в России, были заложены Федеральным законом от 10.06.1993 № 5154−1 «О стандартизации» .

Стандартизация представляет собой процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

• Стандартизация — деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» основными целями стандартизации в применении к документам являются:

• • обеспечение единства требований в области делопроизводства;
• • обеспечение технической совместимости, сопоставимости создаваемых документов;
• • содействие проведению работ по унификации форм документов и требований к их оформлению и составлению;
• • приведение документации к единообразию.

Активное использование новых информационных технологий в делопроизводстве потребовало унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. Это побудило начать работу по созданию унифицированных форм документации (УФД). Целью унификации документов было сокращение количества применяемых в деятельности организаций документов, типизация их формы, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных задач, упрощение работы с документами за счет сокращения временны? х и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижение информационной совместимости автоматизированных баз данных.

Процесс унификации документов проходил несколько стадий:

• 1) унификация форматов бумаг. Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) разработала стандарты бумаг, закрепив их в стандарте ISO 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов, А и В». Принятые международным документом стандарты форматов бумаг обязательны и в нашей стране для управленческой документации;
• 2) унификация полей документов. ГОСТ Р 6 .30−2003 установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:
  • • левое поле — 20 мм,
  • • правое поле — 10 мм,
  • • верхнее поле — 20 мм,
  • • нижнее поле — 20 мм;
• 3) унификация форм документов, т. е. закрепление расположения реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним. Разработка унифицированных форм документов осуществляется как на общегосударственном уровне, так и на уровне организаций (например, Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы документов);
• 4) унификация текста документов. Например:
  • • в ТК РФ содержатся требования к тексту трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка,
  • • в постановлении Правительства РФ от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» дана типовая структура текста административного регламента, а также указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе,
  • • распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р утверждена унифицированная форма анкеты, заполняемой при приеме на государственную гражданскую службу, и др. К унификации текста документа можно отнести разработку и использование в документах наборов стандартных фраз и выражений, речевых формул, языковых клише, устоявшихся словосочетаний;
• 5) унификация терминологии. Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере — автоматизированных технологиях, так как именно в этой области введено большое число новых терминов, а ряд терминов получил новые, уточненные толкования. В связи с этим возникла потребность в разработке стандартов на термины и определения. Так, с 1 июля 2007 г. был введен ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007, с 1 марта 2014 г. действует ГОСТ Р 7.0.8−2013.

Ряд новых понятий введен или уточнен в Постановлении об утверждении правил делопроизводства.

Отсутствие унифицированной терминологии привело к появлению в специальной литературе различных терминов для обозначения системы автоматизации делопроизводства: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив, система автоматизации делопроизводства и документооборота. Главным недостатком этих терминов является смешение или подмена понятий «делопроизводство» и «документооборот». Мы будем пользоваться понятием «система электронного делопроизводства» (СЭД).

Унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, включены в ОКУД, который является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. ОКУД предназначен для:

• • регистрации форм документов;
• • упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
• • сокращения количества применяемых форм;
• • исключения из обращения неунифицированных форм документов;
• • обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• • контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• • рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

В результате работы по унификации документов были разработаны:

• • общероссийские унифицированные формы;
• • отраслевые унифицированные формы;
• • формы документов субъектов РФ;
• • унифицированные формы документов организаций и предприятий.

Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, учитывая возможность их компьютерной обработки. В организациях, на предприятиях по итогам унификации разрабатывается Табель унифицированных форм документов, утверждаемый руководителем организации.

• Табель унифицированных форм документов — перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

На основе Табеля форм документов в организациях создается Альбом форм документов, разрабатываемый в бумажном варианте (эталонный образец) и в его электронной копии, которая должна быть на каждом рабочем месте.

• Альбом унифицированных форм документов — сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

Таким образом, к настоящему времени сформирована нормативно-методическая и правовая основа стандартизации делопроизводства, включающая:

• • федеральные законы;
• • указы и распоряжения Президента РФ;
• • постановления и распоряжения Правительства РФ;
• • правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;
• • нормативные акты и методические документы по делопроизводству организаций, учреждений и предприятий;
• • ГОСТ на документацию, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и др.

Системы электронного делопроизводства, в том числе электронного документооборота, появились в конце прошлого века. Начало активному переходу к электронному документообороту в России положила Концепция реформирования системы государственной службы Российской Федерации, утвержденная Президентом РФ 15.08.2001 № Пр-1496. Для повышения эффективности функционирования системы государственной службы и уровня информированности общества о деятельности государственных органов и государственных служащих Концепцией предусмотрены широкое использование современных информационных технологий, разработка новых стандартов делопроизводства, основанных преимущественно на электронном документообороте с применением электронной цифровой подписи, обеспечение более широкого доступа государственных служащих к государственным и иным информационным ресурсам.

В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления и организаций был принят ряд правительственных программ и решений. В 2002 г. стартовала Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002−2010 годы)», утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 «О федеральной целевой программе „Электронная Россия (2002−2010 годы)“», важнейшими задачами которой являлось повышение эффективности межведомственного взаимодействия и внутренней деятельности органов государственной власти на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и телекоммуникационных технологий; повышение эффективности управления путем внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в деятельность органов государственной власти; обеспечение оперативности и полноты контроля за деятельностью органов государственной власти.

Одним из направлений Программы являлось совершенствование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления на основе использования информационных технологий, главные мероприятия которого ориентированы на «повышение эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления путем обеспечения совместимости стандартов хранения информации и документооборота; подключения к компьютерным сетям органов государственной власти и местного самоуправления, бюджетных учреждений; реализации отраслевых программ информатизации; создания межведомственных и местных информационных систем и баз данных» .

Мнение специалиста

В соответствии с Федеральной целевой программой «Электронная Россия (2002−2010 годы)» до 65% хозяйствующих субъектов перейдут к электронному документообороту внутри организаций и до 40% - к межведомственному документообороту. Таким образом, более половины городов страны с населением свыше 50 тыс. человек должны перейти на электронный документооборот.

Формирование единого информационного поля ознаменовалось разработкой первого международного стандарта ИСО 15 489−1-2001 «Информация и документация. Управление документацией». На его основе в ряде зарубежных стран разработаны национальные стандарты по управлению деловой документацией. В России стандарт ИСО «методом обложки» был утвержден как ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007.

В соответствии со Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом РФ от 07.02.2008 № Пр-212, целями формирования и развития информационного общества в Российской Федерации являются повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий.

Отдельные нормы применения электронных документов и электронного документооборота содержат: Закон об архивном деле, Закон об информации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Закон об электронной подписи, Закон о порядке обращений граждан, Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» .

Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), утвержденное постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754, явилось нормативной основой для создания единой инфраструктуры обеспечения электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления. Постановлением Правительства РФ от 25.12.2009 № 1088 «О государственной автоматизированной информационной системе „Управление“» предусмотрено создание государственной и региональных автоматизированных информационных систем «Управление». Концепция ГАС «Управление» одобрена Правительственной комиссией 02.10.2012.

Основополагающим нормативным документом, установившим общие требования к организации электронного делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, является Постановление об утверждении правил делопроизводства и разработанные на его основе Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.