Системы документации. 
Документоведение

Документ — это единичный акт документирования факта или действия. Но деятельность любой организации или юридическою лица этим не ограничивается и характеризуется совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т. е. системой документации.

Система документации — это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»^[1].

Исходя из положения, что документы являются формой отражения деятельности, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных.

Самыми общими и целостными, занимающими верхнюю позицию в комплексе систем следует считать общегосударственные (межотраслевые) системы документации, которые можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т. д. Так, функциональными системами документации определяются те области деятельности, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям или юридическим лицам: планирование, учет, финансирование и др.; отраслевыми системами — сферы, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством (похожестью) деятельности: учебная, таможенная, налоговая и др.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и базовых требований к их применению.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий. Разработанная впервые в 1965 г. система включила государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля по их внедрению и соблюдению.

В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и технологических условиях.

В 1971 г. был разработан основной комплекс, состоящий более чем из 20 стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД). Комплекс разрешал различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной, по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

ЕСТД установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Одновременно проводилось создание аналогичной по построению и содержанию Единой системы конструкторской документации. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТК10 «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения» .

Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенностей хранения.

Существуют другие системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство, Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации.

В последние годы активно пополняется новыми нормативными документам и Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), в частности, нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий.

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе Унифицированных систем управленческой документации (УСД), включающий несколько сотен форм документов. Характерными чертами этого комплекса документов являются:

• — единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
• — единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
• — определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
• — установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унифицированные системы, а также отдельные формы управленческой документации утверждаются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документального обеспечения управления (ДОУ). Например: руководство российской национальной стандартизацией осуществляет национальный орган по стандартизации — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт, до 15 июня 2010 г. — Ростехрегулирование). Он как орган по стандартизации, признанный на национальном уровне, имеет право представлять интересы страны в области стандартизации в соответствующей международной или региональной организации по стандартизации.

Каждый из документов, представленный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)^[2], получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

При унификации документов необходимо соблюдать следующие принципы:

• — унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов и разработке на его основе конкретных форм документов;
• — единообразие построения форм документов, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
• — комплексность унификации, охватывающая все требования к документу на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
• — информативность, т. е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для придания документам юридической силы;
• — стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
• — экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
• — сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В настоящее время в Российской Федерации установлена следующая классификация общероссийских унифицированных систем управленческой документации^[3]:

• 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
  • — по созданию организации, предприятия;
  • — по реорганизации организации, предприятия;
  • — по ликвидации организации, предприятия;
  • — по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
  • — по распорядительной деятельности организации, предприятия;

по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

• — по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• — по документированию кадровой деятельности;
• — по оформлению дисциплинарных взысканий и поощрений.
• 2. Унифицированная система банковской документации:
  • — платежная документация по безналичным расчетам через банки;
  • — по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
  • — по кредитным операциям банков;
  • — но контролю за расходованием средств на оплату груда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
  • — по операциям банков, связанная с международными расчетами;
  • — выходная документация банков;
  • — по депозитарным операциям банков.

Внутрибанковские формы установлены на следующие виды документации:

• — платежная документация, но безналичным расчетам через банки;
• — по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
• — по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление);
• — выходная документация банков;
• — документация по денежному обращению;
• — по кредитным операциям банков;
• — бухгалтерская документация.
• 3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:
  • — финансовая документация;
  • — отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
  • — учетная бухгалтерская документация.
• 4. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
  • — по статистике национальных счетов и экономических балансов;
  • — по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
  • — по статистике труда;
  • — по статистике материальных ресурсов;
  • — по статистике финансов;
  • — по социальной статистике;
  • — по статистике промышленности;
  • — по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
  • — по статистике капитального строительства;
  • — по статистике внешнеэкономических связей;
  • — по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
  • — по статистике транспорта и связи;
  • — по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
• 5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
  • — отчетная бухгалтерская документация;
  • — регистры бухгалтерского учета;
  • — первичная учетная документация.
• 6. Унифицированная система документации по труду:
  • — по состоянию рынка труда;
  • — по трудовым отношениям;
  • — по повышению квалификации работников органов по труду;
  • — по охране труда;
  • — по минимальным потребительским бюджетам
  • — по обращениям в органы по труду.
• 7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ:
  • — по учету и распределению средств;
  • — по планово-экономической деятельности;
  • — по контрольно-проверочной деятельности.
• 8. Унифицированная система внешнеторговой документации:
  • — оперативно-коммерческая документация;
  • — товаросопроводительная документация;
  • — расчетная внешнеторговая документация;
  • — документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
  • — транспортная внешнеторговая документация;
  • — эспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Унифицированные формы отраслевой документации

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Подобного рода специфика обусловлена, во-первых, особыми дополнительными требованиями к информации для решения типовых управленческих функций (оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т. д.); во-вторых, тем видом деятельности, для реализации которого и была сформирована та или иная отрасль и управление ею. Данный вид документации фиксирует основную деятельность отрасли, например:

• — документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т. д.);
• — документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т. д.);
• — документация геологоразведочного производства (карты, профили, дела скважин и т. д.);
• — учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т. д.).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и/или другие организации официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная библиотека — для остальных библиотек страны.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы (судебная, нотариальная и др.), или для всех организаций, занимающихся одним видом деятельности (документация страховая, медицинская и др.).

• [1] ГОСТ Р 7.0.8−2013 Делопроизводство и архивное дело…
• [2] ОК 011−93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299) — введен в действие взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации на территории Российской Федерации.
• [3] В системе ГАРАНТ можно найти нужные унифицированные формы в формате MS Word и/или MS Excel, а также утверждающие их документы.