Современные коммуникационные системы и документоведение

Факсограмма

Одним из наиболее распространенных видов связи является факс. При факсимильной связи требования к форме и содержанию деловых писем остаются прежними, хотя при составлении факсограмм (факсов) есть и свои определенные правила. Все письма, отправляемые по факсу, имеют стандартную верхнюю страницу (Coverpage). В верхней части листа размещается логотип фирмы (Trademark). Под ним указывается тип послания (Facsimile message). Ниже представлены адреса, телефоны, номера факсов получателя и отнравителя, дата и количество страниц. Варианты оформления могут быть разнообразными, однако одним из обязательных элементов является фраза с просьбой связаться с адресантом, если факс пришел в искаженном виде или не полностью.

Электронная почта

E-mail прочно интегрировалась в деловую и повседневную жизнь, став обыденным явлением. Однако именно деловая переписка по электронной почте имеет свои характерные особенности.

• • Содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Принцип «одно письмо — одна проблема».
• • Стиль письма должен быть лапидарным (сугубо деловым и сжатым).
• • Тон при этом остается тактичным и вежливым. Обязательно используются этикетные формулы.
• • При переписке с иностранными партнерами не рекомендуется переходить на шутливый тон, использовать «смайлики» и т. п. Следует сохранять «дистанцию».
• • Электронное письмо не допускает значительной задержки с ответом. Возможна переписка в режиме on-line.
• • Вместо часто повторяющихся фраз используются акронимы (своеобразные аббревиатуры, заменяющие речевые клише).