Закон необходимого разнообразия

Данный закон был сформулирован У. Эшби в работе «Введение в кибернетику» и относится к фундаментальным понятиям кибернетики и общей теории систем.

Формулировка закона: система, создаваемая для решения проблемы, обладающей известным разнообразием, должна иметь еще большее разнообразие, чем разнообразие решаемой проблемы.

Данный закон имеет важное значение для построения эффективной системы управления организацией. В системе управления выделяется субъект управления (управляющая система) и объект управления (управляемая система). Применительно к системе управления закон необходимого разнообразия может быть сформулирован следующим образом: для эффективного управления необходимо, чтобы разнообразие управляющей системы было не меньше, чем разнообразие управляемой системы. Это означает, что для управления большой (сложной) системой управляющая система должна иметь значительное собственное разнообразие^[1].

Закон необходимого разнообразия может быть представлен в виде следующего соотношения:

где - варианты состояний субъекта управления (управляющей системы); - варианты состояний объекта управления (управляемой системы).

Под разнообразием в самом широком смысле понимается количественная мера числа состояний, в которых система может находиться под воздействием внешней среды или внутренних причин. Состояние системы — характеристика системы на данный момент ее функционирования.

Необходимо уточнить понятие разнообразия применительно к системе управления организацией. Разнообразие управляющей и управляемой систем можно рассматривать в двух аспектах:

• — наличия элементов в данных системах;
• — разнообразия состояний элементов данных систем.

В первом случае следование закону означает, что в управляющей системе должны быть предусмотрены соответствующие элементы для контроля каждого из элементов управляемой системы^[2]. Например, создание в компании нового производственного подразделения (цеха, участка и т. д.) предполагает создание нового или определение из числа существующих подразделения аппарата управления, ответственного за деятельность данного производственного подразделения.

Понятие состояния в системе управления связано с воздействием управляющей системы на управляемую. Можно предположить, что управляемая система находится в одном состоянии до тех пор, пока для ее нормального функционирования не требуется специального (нового) управляющего воздействия^[3]. Если такое воздействие потребовалось, то это означает, что объект перешел в новое состояние. Таким образом, разнообразие управляемой системы — количественная мера числа состояний, которые требуют новых управленческих воздействий.

Разнообразие управляющей системы — количественная мера имеющихся вариантов воздействий управляющей системы на управляемую систему.

Например, водитель компании, занимающейся оптовыми продажами, получил от менеджера по продажам задание на доставку товара заказчикам. В процессе доставки водитель переезжает из одного места города в другое, т. е. его физические состояния и местоположение постоянно меняются. Однако, как объект управления в системе менеджер по продажам — водитель, он находится в одном состоянии, пока не выполнит задание по доставке товара заказчикам. После того как задание будет выполнено, необходимо новое управляющее воздействие по отношению к водителю со стороны менеджера по продажам, т. е. объект управления (водитель) переходит в новое состояние.

Аналогично можно рассмотреть пример выполнения группой студентов задания, выданного преподавателем в процессе проведения практического занятия по определенной дисциплине. Пока группа выполняет это задание, она находится в одном состоянии, несмотря на то что при этом студенты могут общаться между собой, вести активное обсуждение, т. е. их физическое состояние постоянно меняется. Однако, как объект управления в системе преподаватель — группа студентов, они находятся в одном состоянии, пока не выполнят задание преподавателя. После того как задание студентами будет выполнено, необходимо новое управляющее воздействие по отношению к студентам со стороны преподавателя, т. е. объект управления (группа студентов) переходит в новое состояние.

Следует иметь в виду, что смена состояний управляемой системы относительна, так как зависит от уровня управления и субъективных особенностей руководителя. Применительно к рассмотренным выше примерам это означает следующее.

Один менеджер по продажам чутко улавливает значимые на его уровне изменения в объекте и заранее подготавливает новые задания для водителей, а другой — нет. На уровне начальника отдела продаж не происходит смены состояний, если менеджер по продажам своевременно дает задания водителям и воздействие со стороны начальника отдела продаж не требуется.

Один преподаватель внимательно отслеживает процесс выполнения студенческой группой полученного задания и готов продолжить проведение занятия и выдать новое задание или задать тему/ вопросы для обсуждения, если даже, например, выполнение предыдущего задания займет у студентов меньше времени, чем планировалось изначально, а другой — нет. На уровне заведующего кафедрой не происходит смены состояний, если преподаватель проводит занятия в соответствии с расписанием и рабочей программой и воздействие со стороны заведующего кафедрой не требуется.

Возможные варианты состояний управляемого объекта могут быть предусмотрены заранее и прописаны во внутрифирменных регламентах, куда входят:

— базовое Положение об организационной структуре компании;

пакет положений об отдельных видах деятельности (система планирования, учетная политика, финансы, маркетинг, управление персоналом и т. д.);

• — пакет положений о структурных подразделениях (цехах, отделах, секторах, группах и т. п.);
• — должностные инструкции;
• — описания должностей и др.

Однако существующие в компании регламенты не могут предусмотреть все возможные реальные ситуации, возникающие в процессе деятельности компании. Поэтому чем разнообразнее бизнес-среда, запросы клиентов, тем больше особенностей возникает при их обслуживании. В связи с этим правила, бизнес-процессы, информационные системы должны быть гибкими, т. е. видоизменяться в зависимости от запросов клиентов, а не ориентироваться на заранее продуманные установки.

Не все состояния, в которых может находиться управляемая система, соответствуют целям управления. К таким нежелательным состояниям можно отнести простои оборудования, увеличение числа рекламаций, снижение качества продукции, выпуск бракованной продукции, снижение эффективности и т. п. Задачей управления является уменьшение разнообразия управляемой системы, а в идеале — сведение множества всех ее потенциально возможных состояний к тем, которые соответствуют целям управления. Для этого необходимо стремиться к увеличению разнообразия управляющей системы, т. е. ее сложности, так как с увеличением количества вариантов воздействий, которыми обладает управляющая система, возрастает вероятность того, что объект управления не перейдет в нежелательные состояния.

В связи с этим происходящее, особенно в последнее время, усложнение системы управления корпорациями, холдингами, финансово-промышленными группами и др. организациями является закономерным процессом. Нельзя управлять сложными объектами с помощью простых систем.

Увеличивать разнообразие субъекта управления можно различными способами.

Одним из них является рост числа занятых в сфере управления и повышение квалификации управленческого персонала по сравнению с другими категориями работников. Другим путем является переход к децентрализованному управлению и самоуправлению. Наблюдающаяся в последнее время тенденция к децентрализации является подтверждением действия закона необходимого разнообразия в современных организациях. Еще одним способом увеличения разнообразия управляющей системы является использование в процессе подготовки и принятия управленческих решений компьютерных и других прогрессивных технологий управления.

• [1] Лопатников Л. И. Экономико-математический словарь. С. 104.
• [2] Саулин А. Д. Теория организации (структурный подход). С. 30.
• [3] Менеджмент / под ред. О. А. Страховой. С. 20.