Место и время помогают или мешают

Влияние пространственных и временных факторов на ход беседы велико. Они, например, могут привести в замешательство, помешать, создать приятную атмосферу, свидетельствовать об уважении или повысить работоспособность.

Выбирая место для беседы и размещения собеседников, вы должны исходить из той цели, которая для вас в данной ситуации важна. Если вы собираетесь подробно обсудить проект и на профессиональном уровне обменяться мнениями, имеет смысл воспользоваться столом с двумя одинаковыми стульями, расположенными по углам стола. Разместившись таким образом, вы сможете вместе просматривать документы и писать. Беседа, но принципиальным вопросам пройдет успешнее, если провести ее в комфортной обстановке: удобные кресла, напитки, тишина. Если есть возможность, то лучше полностью сменить обстановку. Оба собеседника должны при этом сидеть на одинаковом уровне, иметь возможность видеть друг друга и пользоваться одинаковыми предметами^[1].

Если для вас важен конструктивный диалог, то желательно, чтобы вы согласовали время встречи с собеседником. Даже если вы руководитель, не стоит просто вызывать сотрудника к тому или иному часу, ведь это не товар, который можно «заказать с доставкой». Вы можете проявить элементарное уважение, задав, по крайней мере, вопрос, подходит ли время встречи вашему сотруднику. Содержательная сторона беседы всегда в опасности, если ваш собеседник торопится или какие-либо иные причины не дают ему полностью сосредоточиться на обсуждаемой теме. В связи с этим неплохо уже при согласовании времени встречи предупредить его о том, сколько времени вы собираетесь на нее запланировать. Если эти сроки не очень подходят собеседнику, то лучшим решением будет выбор альтернативного времени проведения встречи.

Задумайтесь: посторонние занятия, например чтение или даже звонки по телефону, как в нашем примере, — это сигналы, которые многие люди весьма справедливо расценивают как недостаток уважения: «Вы для меня не так и важны, чтобы я полностью сконцентрировался на Вас и на теме нашей беседы». В перспективе и вы сами сэкономите время, если полностью сосредоточитесь на собеседнике и обсуждаемой проблеме.

Почему вы собираетесь провести эту встречу? Имеете ли вы ясное представление о том, какие важные задачи и стремления являются побудительным мотивом беседы? Проанализировав свои мотивы, вы сможете четко определить цель, которой хотите добиться. Чего вы хотите достичь в результате беседы? Какова ее цель? Ответ на эти вопросы — один из важнейших пунктов не только когда вы готовитесь к встрече, но и когда во время встречи направляете ход беседы в нужное русло. Эти вопросы — ваш компас, который поможет не потерять нить в процессе диалога и не даст собеседнику увести вас в сторону от обсуждаемой проблемы^[2].

Сформулируйте цели беседы.

• 1. Следует четко представлять, чего вы хотите добиться в ходе беседы. В зависимости от типа разговора некоторые цели в общих чертах заранее понятны. Если вы хотите обсудить что-либо с критических позиций, то важно добиться изменения состояния дел или, например, поведения сотрудника. При проведении переговоров значение имеет их положительный результат. Неясные представления о конечной цели, выраженные в виде утверждений: «Надо бы мне поговорить с ним об этом» или «Так дальше продолжаться не может», совершенно недостаточны. До начала беседы следует хорошо обдумать, чего вы хотите добиться.
• 2. Четко и конкретно сформулируйте свои цели уже на стадии подготовки. Эта формулировка не должна иметь вид: «Я хотел бы перенести время встречи», лучше сказать: «Я хотел бы встретиться через 14 дней» .
• 3. Обратите внимание на положительные формулировки. Не говорите: «Не хватает сотрудников», лучше скажите: «Группе, работающей над проектом, нужен еще один сотрудник» .
• 4. Примите во внимание цели, которые могут быть важны для вашего собеседника. Подумайте, что могло бы представлять для него интерес. Речь не должна идти о достижении лишь ваших собственных целей. Постарайтесь найти возможность принять решение, оптимальное для обеих сторон, ведь об устойчивых результатах можно говорить лишь тогда, когда обеим сторонам удалось осуществить как можно больше своих идей и соблюсти свои интересы.

Цели, которые важны для вас, определяют ход беседы и помогают вам выступать в защиту своих интересов.

Основные вопросы при определении цели беседы.

• 1. Каковы мои личные мотивы для проведения этой беседы (дело/чувства)?
• 2. Что является для меня конечной целью (сформулировать конкретно и положительно)?
• 3. Что представляет для меня интерес?
• 4. Каковы вероятные интересы и мотивы моего собеседника?
• 5. Какие спорные моменты могут возникнуть в ходе беседы?
• 6. По каким вопросам возможны договоренности?
• 7. Какие темы мне хотелось бы обсудить?
• 8. В чем для меня суть решения?

Таблица 2.2 поможет подготовиться к беседе, выяснить се мотивы и проанализировать цели.

Таблица 2.2

Подготовка к беседе. Выяснение мотивов и анализ целей

• [1] Капитц А. Техники ведения беседы. С. 112.
• [2] Канитц А. Техники веления беседы. С. 106.