Управление листами и книгами

Количество листов в книге определяется значением параметра Число листов, расположенном в диалоговом окне ФАЙЛ / Параметры / Общие / При создании новых книг. Перемещение от одного листа к другому в пределах одной книги удобно выполнять, щелкая по ярлыку нужного листа. Для показа ярлыков на экране следует в диалоговом окне ФАЙЛ / Параметры / Дополнительно / Параметры отображения для данной книги установить флажок Показывать ярлычки листов (установлен по умолчанию). Переход от листа к листу можно осуществлять клавишными командами Ctrl + PgDn — на следующий лист, Ctrl + PgUp — на предыдущий лист.

Над листами можно выполнять следующие операции:

• • выделять листы;
• • вставлять новые листы;
• • удалять листы;
• • переименовывать листы;
• • перемещать и копировать листы в пределах одной книги или в другую книгу;
• • защищать данные на листе;
• • группировать листы.

Выделение листов аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Можно выделить один лист (щелкнуть по ярлыку листа), несколько смежных листов (щелкнуть по ярлыку первого листа, зажать клавишу Shift и щелкнуть по ярлыку последнего листа), несколько несмежных листов (щелкнуть по ярлыку первого листа, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкать по ярлыкам следующих листов).

Вставка и удаление листов также производится аналогично вставке строк и столбцов. Для вставки одного листа следует выбрать ГЛАВНАЯ / Ячейки / Вставить ячейки и из раскрывающегося списка выбрать команду Вставить лист, для вставки нескольких листов нужно выделить столько листов, сколько требуется вставить, и выполнить эту же команду. Новые листы всегда вставляются слева от активного. Для удаления листов следует их выделить и выполнить команду ГЛАВНАЯ / Ячейки / Удалить ячейки / Удалить лист.

Листу можно присвоить любое символьное имя длиной не более 31 символа, включая пробелы. Переименовать лист можно следующими способами:

• 1) щелкнуть дважды по ярлыку листа и ввести новое имя;
• 2) выполнить команду ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Переименовать лист;
• 3) выполнить команду Переименовать оперативного меню, выводимого при наведении курсора на ярлык листа и нажатии ПКМ.

Для перемещения листов в пределах одной книги следует выделить нужное количество листов и, удерживая нажатой ЛКМ, протащить указатель к месту вставки.

Перемещение листа в другую книгу можно осуществить двумя способами:

• 1) выполнить команду ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Переместить или скопировать лист, выделив нужный лист (листы). В появившемся диалоговом окне следует выбрать нужную книгу в списке В книгу и нужный лист в списке Перед листом. Если лист нужно переместить в новую книгу, то следует выбрать в списке В книгу соответствующий элемент;
• 2) с помощью мыши аналогично перемещению листа внутри книги. Для этого нужно открыть обе книги и расположить их на экране так, чтобы были видны ярлыки обеих книг (ВИД / Окно / Рядом), а затем перетащить ярлык листа одной книги на полоску ярлыков другой книги в нужное место.

Команды копирования листов аналогичны командам перемещения. Копирование с помощью команды ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Переместить или скопировать лист выполняется, если установлен параметр Создавать копию в диалоговом окне команды. При копировании листа копия переименовывается, например если внутри книги копируется «лист 1», копия будет иметь имя «лист 1 (2)». Копирование мышью осуществляется протаскиванием указателя мыши при нажатой клавише Ctrl.

В Excel есть несколько команд, позволяющих защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. По умолчанию Excel блокирует (защищает) ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна, но эта защита не вступает в силу, пока не выполнена команда РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ / Именения Установленные в диалоговом окне РЕЦЕНЗИРОВНИЕ / Изменения / Защитить лист / Защита листа варианты защиты применяются только к текущему листу. После включения защиты нельзя изменить заблокированный элемент. При попытке сделать это на экран выводится соответствующее сообщение.

В большинстве случаев нет необходимости в блокировке всех ячеек листа. Прежде чем защищать лист, следует выделить ячейки, которые нужно оставить незаблокированными. Эту операцию можно выполнить в диалоговом окне Формат ячеек, которое вызывается щелчком ПКМ по стрелочке в правом углу группы ГЛАВНАЯ / Число. В диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Защита нужно снять флажок Защищаемая ячейка.

Можно также предотвратить изменение структуры книги и зафиксировать положение ее окна: для этого используется пиктограмма РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ / Изменения / Защитить книгу.

Содержимое листа книги можно скрыть. В этом случае строка ярлыков не содержит ярлык скрытого листа. Чтобы сделать лист невидимым, следует выполнить команду ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Формат ячеек / Скрыть или отобразить. В скрытых листах все данные и результаты вычислений сохраняются, просто они скрыты от просмотра. Чтобы затем вернуть режим вывода содержимого листа, следует выполнить ту же команду, в поле списка скрытых листов диалогового окна команды выбрать нужный и нажать клавишу Enter.

К ячейкам листа можно применить режим скрытия формул. При активизации таких ячеек содержащиеся в них формулы не выводятся в строке формул (рис. 6.10). Сами формулы в ячейках по-прежнему сохраняются, просто они недоступны для просмотра, остаются видимыми только результаты вычислений. Чтобы включить режим скрытия формул, необходимо совершить следующие действия:

• 1) выделить ячейки, которые нужно скрыть;
• 2) выполнить команду ГЛАВНАЯ / Ячейки / Формат / Формат ячеек / Защита, установить флажок Скрыть формулы;
• 3) выполнить команду РЕЗЕНЦИРОВАНИЕ / Изменения / Защитить лист.

Рис. 6.10. Диалоговое окно «Формат ячеек», команда «Скрыть формулы»

В диалоговом окне команды Защитить лист или Защитить книгу можно назначить пароль, который должен быть введен для того, чтобы снять установленную защиту. Можно использовать разные пароли для всей книги и отдельных листов. Для этого в диалоговых окнах этих команд нужно ввести пароль, после запроса Excel — подтвердить его, т. е. ввести его повторно, нажать ок для возврата в окно книги. После назначения пароля нет способа снятия защиты с листа или книги без ввода этого пароля. Следует запоминать свои пароли с точностью до регистра букв.

Технология копирования и перемещения ячеек через буфер обмена между листами аналогична выполнению этих операций в пределах листа. Копировать содержимое ячейки можно также, помещая в формулу ссылку на ячейку. Для этого необходимо:

• 1) активизировать лист, а в нем ячейку, в которую должно быть выполнено копирование;
• 2) ввести знак равенства (=);
• 3) активизировать лист-источник и щелкнуть в нем по ячейке, предназначенной для копирования (она выделяется подвижной рамкой);
• 4) нажать клавишу Enter.

При выполнении копирования копируется только числовое значение без связи ячеек между собой. При копировании формулы, содержащей ссылку на ячейку-источник, устанавливается связь между ними. Любое изменение в ячейке-источнике повлечет за собой изменение в ячейке-приемнике.

Чтобы одновременно выполнять редактирование или форматирование нескольких листов, их следует сгруппировать. Такое групповое редактирование особенно полезно при создании или изменении множества листов, которые схожи как по задачам, так и по структуре — например, месячные отчеты или бюджеты отделений. Группировка листов происходит при их одновременном выделении. После этого все действия, выполняемые на одном листе, будут автоматически применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, включенных в группу. Для отмены группирования следует выполнить команду Разгруппировать листы оперативного меню.