Общие требования к оформлению кассовых документов и порядок оформления Кассовой книги и Отчета кассира

Кассовые операции, проводимые учреждением, оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф. 310 001) и Расходными кассовыми ордерами (ф. 310 002), т. е. кассовыми документами.

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы:

• — расчетно-платежные ведомости;
• — платежные ведомости;
• — заявления;
• — счета-фактуры и др.

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, кассиром. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — кассиром.

Кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Однако, кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Учет кассовых операций в учреждениях, как в валюте РФ, так и в иностранных валютах ведется в Кассовой книге (ф. 504 514).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте отражаются на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют. Листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) «Фондовый» .

Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «В том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег, денежных документов по каждому кассовому Приходному и Расходному ордеру (фондовому приходному и фондовому расходному ордеру).

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

Ведение Кассовой книги ручным, а также автоматизированным способом осуществляется в порядке, установленном Банком России для ведения кассовых операций. В случае ведения Кассовой книги с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных. Здесь нумерация листов Кассовой книги осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Контроль за ведением Кассовой книги осуществляет главный бухгалтер.

Отчет кассира должен формироваться в те дни, когда происходят какие-то движения по кассе: будь то выдача денег под отчет или выплата заработной платы.

Отчет, сделанный кассиром, должен содержать ту же информацию, что и вкладной лист Кассовой книги. Обычно в программах по учету существуют формы, которые автоматически формируются при занесении данных. Если же применяется ручной учет, то бланк Отчета кассира является копией вкладного листа.

Отчет кассира должен содержать такую информацию: порядковый номер документа; дата составления; сумма; наименование операции.

К Отчету кассира прикладываются все документы, подтверждающие движение денег. Если это выдача под отчет, прикрепляется Расходный кассовый ордер, при поступлении наличных в кассу — Приходный кассовый ордер. Если же это выдача заработной платы, помимо Расходного кассового ордера, прикрепляют Платежную ведомость.

Таким образом, нужно запомнить, что Отчет кассира является копией вкладного листа, но с более расширенной информацией. Различием является то, что его должен подписывать кассир, а Кассовую книгу — главный бухгалтер и руководитель учреждения.