Распорядительные документы. 
Документирование управленческой деятельности

Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т. е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации его подчиненным.

Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной управленческой деятельности, вытекающих из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на два типа:

• — документы, издаваемые в условиях коллегиальности: собранием, советом, правлением;
• — документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда право принимать решения по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.

Можно выделить следующие стадии подготовки и издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений:

• — обоснование необходимости издания документа;
• — изучение существа вопроса;
• — подготовка проекта документа;
• — согласование (визирование) документа;
• — внесение проекта документа на рассмотрение руководства;
• — подписание (удостоверение) документа;
• — доведение распорядительного документа до исполнителя (исполнителей).

Проект документа оформляется на общем или специальном бланке с проставлением на верхнем поле справа слова «Проект» .

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней перечисляются факты, события, даются оценки. Нередко в констатирующей части излагается суть акта вышестоящего органа управления, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы или нормативные акты.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается соответствующими каждому виду документов зрительно выделяющимися глаголами (с новой строки (абзаца), прописными буквами, в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. В каждом пункте указывается исполнитель, срок исполнения. В предпоследнем пункте указывается (при необходимости) документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается общий контроль за исполнением документа.

Если пет указания па дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения. Постановления Правительства и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Постановление определено как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснения целей и мотивов издания. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — ПОСТАНОВЛЯЕТ:.

Решение — это также распорядительный документ коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.

Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова РЕШИЛ, РЕШИЛА: или РЕШИЛИ:. Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или только председателем и секретарем.

Приказ — правовой акт, издаваемый единоличными руководителями организаций, личных фирм, министерств, отделов и т. д. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления, он издается для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права.

В деятельности организации различают следующие виды приказов:

• — по личному составу;
• — текущим кадровым вопросам;
• — организационным вопросам;
• — основной деятельности.

Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов; по вопросам регулирования финансирования деятельности организации, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, вопросов, касающихся специфики основных видов деятельности отдельного предприятия или организации; а также по вопросам приема, перемещения, увольнения работников, предоставления им отгулов и отпусков и т. п.

Распоряжение — документ, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

Распоряжения могут также издаваться ведомствами на основе и во исполнение законов, решений высших органов власти.

Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений, инструкций. Издаваемый единолично руководителем организации или сто заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Указания, как правило, имеют ограниченный срок действия.

Указания составляются и оформляются аналогично распоряжениям, ключевыми словами в тексте указаний и распоряжений могут быть ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОРУЧАЮ, ТРЕБУЮ: и другие более подходящие к содержанию конкретного документа.

Организационно-правовые документы

Организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и другие, составляют важнейшую часть документации любой организации.

Эти документы оформляются в виде сплошного текста, разбитого на разделы, пункты и подпункты, и единообразно в соответствии с ГОСТом Р 1.5−92 (см. параграф 6.3). Организационные документы в зависимости от их важности и объема могут оформляться с изготовлением титульного листа, также регламентируемого этим ГОСТом, на общих бланках организации, на чистых листах бумаги, например, небольшие по объему должностные инструкции обслуживающему персоналу структурных подразделений.

Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия должностными лицами, поэтому для придания им юридической силы подпись автора не является обязательной, гем более, что их авторство, как правило, коллективно.

В то же время, обязательным должно быть согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются.

Такой же обязательной должна быть процедура ознакомления с организационно-нормативным документом работников, на чью деятельность распространяются его положения, которая оформляется соответствующими визами. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату:

Довольно распространенной практикой является оформление виз ознакомления в виде таблицы:

Организационно-нормативные документы в унифицированные системы управленческой документации, как правило, включаются в виде примерных и типовых образцов, схем построения документа.