2.2 анализ внутриорганизационных коммуникаций

В филиале «Южный» ОАО «Оборонэнергосбыт» сложная цепочка внутриорганизационных коммуникаций. Информация исполнителю может быть передана через непосредственное руководство — начальника отделения и заместителя начальника или сотрудников отделов филиала. В компании случаются ситуации, когда непосредственный руководитель может не владеть необходимой информацией, ввиду срочности выполнения поручения.

Эффективными коммуникации можно считать в том случае, если на их основе руководитель принял эффективное решение.

В связи с огромным объемом информации и сложной структурой ее передачи, решения принимаемые руководством бывают эффективными не всегда. Рассмотрим подробнее:

Внутриорганизационные коммуникации в ОАО «Оборонэнергосбыт»:

По подразделениям бывают:

• А) горизонтальные (на одном уровне),
• Б) вертикальные (на разных уровнях),
• В) диагональные (между руководителями и работниками различных подразделений) (реже);

По уровням:

• А) нисходящие (от руководства к подчиненным),
• Б) восходящие (руководителями от подчиненных) (реже);

По форме:

• А) устные (с помощью устной речи),
• Б) официальные (служебные записки);

По субъекту общения:

• А) межличностные (между двумя и более людьми в непосредственной близости),
• Б) организационные (две и более группы, обладающие собственным интересом и собственными целями);

По используемым каналам общения:

• А) формальные (возникают в процессе взаимосвязи различных уровней и отделов),
• Б) неформальные (источники слухов).

Как можно заключить из приведенного деления, в организации присутствуют все виды коммуникаций.

Рассмотрим типы коммуникационных связей:

На первичном уровне (уровень отделения) используется тип коммуникационной связи: «змея» — последовательная горизонтальная цепочка сотрудников. Схематично может быть представлен так:

Рис. 3 «Тип коммуникационной связи «Змея»

На вторичном коммуникационном уровне (обмен информацией между отделением и филиалом) «теоретически» используется тип коммуникационной связи «дом» — замкнутая система, где каждый может связаться с представителем любого уровня. Схематически может быть представлен так:

Рис. 4 «Тип коммуникационной связи «Дом».

На практике обмен информацией не всегда происходит по типу коммуникационной связи «дом». Намного чаще встречается передача распоряжений от отдела филиала Общества соответствующему сотруднику отделения (например, специалисту договорного отдела от управления по договорной работе). Такой способ связи не является эффективным, в силу необходимости получить консультацию в ином структурном подразделении и отсутствии таковой возможности. Неполное взаимодействие между сотрудниками и руководством филиала ведут к усилению проблемы, которую можно обозначить как «непонимание общего дела».

Коммуникационный процесс представлен следующей схемой виде модели коммуникации «Как взаимодействие»:

Рис. 3 «Модель коммуникации „Как взаимодействие“»

Указанная модель коммуникации на практике применяется не всегда.

На пути движения информации от отправителя к получателю встречаются препятствия, называемые «коммуникационными барьерами».

В ОАО «Оборонэнергосбыт» встречаются коммуникационные барьеры:

• А) на основе организационной структуры,
• Б) информационной перезагруженности,
• В) неравенства в статусе сотрудников.

Пример коммуникационного барьера на основе организационной структуры приведен выше. Примером коммуникационного барьера на основе неравенства в статусе сотрудников может быть например: выполнение поручение руководства, при котором отсутствует возможность обратной связи.

Примером барьера в виде информационной перезагруженности может служить распространенная «срочность» выполнения поручений, когда двоим сотрудникам отделения поступают распоряжения напрямую из филиала. При таком положении двое могут выполнять одно и то же поручение или противоречащие.

Подводя итог, можно выделить основные проблемы Общества:

• 1. Отсутствие горизонтального взаимодействия внутри отделения;
• 2. Отсутствие каналов связи между неподчиненными отделами;
• 3. Отсутствие у работников знаний о целях, задачах и проблемах Общества;
• 4. Отсутствие вертикального согласования и обратной связи между филиалом и отделением;
• 5. Отсутствие внутреннего согласования (внутри отделения).