Учет и документооборот в управлении персоналом

Документооборот — это движение документов в отделе с момента их получения или создания до завершения исполнения.

Правила ведения документооборота в Корпорации основаны на Постановлении Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Учет персонала автоматизирован, и осуществляется в программе 1С.

Приказ о приеме работника на работу (форма N Т-1)

Данный приказ применяется для оформления и учета сотрудников, принимаемых на работу по трудовому договору. Существует две разновидности данной формы: форма N Т-1 заполняется на одного работника, форма N Т-1а — на группу работников. Приказы составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора, в нашем случае, специалистом по трудовым отношениям ООО «Омсквинпром».

При оформлении приказа о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма N Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ предоставляется работнику для ознакомления. Работник ставит свою подпись и на основании приказа специалистом по трудовым отношениям вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу, а также заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а). Образец приказа (распоряжения) о приеме работника на работу представлен в Приложении 4.

Личная карточка работника (форма N Т-2)

Личная карточка работника заполняется специалистом по трудовым отношениям на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем» .

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста по трудовым отношениям.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются: военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.

Штатное расписание (форма N Т-3)

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочее в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6−8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочее), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Штатное расписание утверждается приказом Генерального директора Корпорации.

Приказ о переводе работника на другую работу (форма N Т-5)

Данный вид приказа применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Он заполняется специалистом по трудовым отношениям с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. Если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6)

Данный приказ применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Приказ о предоставлении отпуска составляется специалистом по трудовым отношениям ООО «Омсквинпром», подписывается непосредственным руководителем работника или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику» .

График отпусков (форма N Т-7)

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается Директором по персоналу и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9)

Данный вид приказа применяется для оформления и учета направления работника в командировку (командировки). Он заполняется специалистом по трудовым отношениям на основании служебного задания, подписывается руководителем структурного подразделения. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого работника, а также цель, время и место командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма N Т -10)

Оно представляет собой документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время выбытия из них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре специалистом по трудовым отношениям на основании приказа о направлении работника в командировку (форма N Т-9).

После возвращения из командировки работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Образец командировочного удостоверения представлен в Приложении 5.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)

Оно применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Приказ о поощрении работника (форма N Т-11)

Данный вид приказа применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Он составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник и подписывается начальником Отдела управления персоналом. На основании приказа вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС) и трудовую книжку работника.

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8)

Данный приказ применяется для оформления и учета увольнения работника. Он составляется специалистом по трудовым отношениям, подписывается начальником Отдела управления персоналом, объявляются работнику под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа об увольнении делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» .