Теоретические основы коммуникации в системе менеджмента

Сущность и виды коммуникаций

Значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально — экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Под коммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. Это связано с тем, что руководитель занимается этим для реализации своей роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, в том числе управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называются связующим процессом.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений (Приложение А). Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей Мечковская Н. Б. Коммуникативная деятельность человека. — М.: Аспект-пресс, 2006.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха фирм, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их фирмами. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер — это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т. е. полезные для процесса управления.

В настоящее время существуют следующие виды коммуникаций:

1. Межуровневые коммуникации в организациях (фирмах).

Информация перемещается внутри фирмы с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Помимо обмена по нисходящей, фирма нуждается в коммуникациях по восходящей.

Для координации задач и действий между множеством подразделений фирмы требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей фирмы.

2. Коммуникации руководитель-подчиненный.

Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации (фирме) являются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования ученых показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю — более активно вовлекать подчиненных в дела организации.

3. Неформальные коммуникации.

Фирмы состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80−99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности, «все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным».

В связи с этим, можно привести пример типичной информации, передаваемой по каналам распространения слухов:

• — предстоящее сокращение производственных рабочих;
• — новые меры по указаниям за опоздания;
• — изменения в структуре фирмы;
• — грядущие перемещения и повышения;
• — подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании;
• — кто кому назначает свидания после работы Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. — М.: Изд-во Буковского, 2007.
• 4. Межличностные коммуникации.

Устная речь по-прежнему остается самым распространенным способом коммуникации.

От умения достигать взаимопонимания при общении, грамотно, культурно работать с информацией, зависит в большой степени эффективность управления человеческими ресурсами.

Основной формой общения в фирме, (организации) несмотря на появление альтернативных электронных средств, остаётся личное общение.

В коммуникации переплетаются два вида общения, две формы передачи информации: вербальное (речевое) и невербальное. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную (конференции, совещания, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы) и письменную (письма, меморандумы, отчеты, правила и процедуры, приказы, e-mail).

Таким образом, можно сказать, что для эффективной деятельности фирмы каждому работающему в ней сотруднику необходимо быть коммуникабельным, т. к. коммуникативная личность — самая главная составляющая личности вообще, поскольку коммуникация занимает 80% всего человеческого существования.