Требования к оформлению реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

В разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье заявление), содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказруководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид док-та: «приказ»; текст, передающий распорядительные действия; визы согласования; регистрационный индекс; дату и подпись.

Для определенных видов документовразработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. В числе этих реквизитов: автор док-та (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания док-та, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись, печать, гриф утверждения.

Единые правила оформления документов необходимы:

• · для придания юр силы документам;
• · качественного и оперативного составления и исполнения документов;
• · удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования правил оформления документов существуют независимо от того:

• · государственное это предприятие или коммерческое;
• · каким видом деятельности занимается предприятие;
• · как ведется ДП (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1);
• 02 — Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации);
• 04 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу ФЗ № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный №, который указывается во всех документах ЮЛ и является его важной индивидуальной характеристикой;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
• 07 — код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
• 08 — наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при её наличии).

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным (русским) языком язык субъектов РФ, печатают на двух языках Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации (ЦНИИИНФОРМ).

• 09 — справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)
• 10- наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно